W celu uniemożliwienia wprowadzania zmian w wybranych elementach szablonów dokumentów zatwierdzonych w danej jednostce, m.in. w nagłówku, stopce, w zakładkach używanych do pobierania z EZD RP danych do szablonów (znaku sprawy, danych osób podpisujących itp.), można zastosować jedną z funkcji ochrony dokumentu. W tym celu klikamy Plik > Informacje > Chroń dokument > Ogranicz edytowanie.
W panelu Ogranicz edytowanie wskazujemy pole Zezwalaj tylko na tego typu edycję dokumentu i z listy rozwijanej wybieramy Bez zmian (tylko do odczytu). Następnie zaznaczamy fragment testu, który użytkownicy będą mogli swobodnie edytować i w sekcji Wyjątki zaznaczamy grupę Wszyscy. Możemy udostępnić do edytowania dowolną liczbę fragmentów.
Po zakończeniu konfigurowania ustawień klikamy przycisk Tak, zacznij wymuszanie ochrony. W nowym oknie dialogowym nie wpisujemy hasła i zatwierdzamy operację. Dzięki temu każdy użytkownik będzie mógł w wyjątkowych sytuacjach zatrzymać ochronę.
Fragmenty dokumentu udostępnione do edycji będą podświetlone na żółto.
W sytuacji, gdy chcemy wyłączyć ochronę dokumentu, wybieramy Plik > Informacje > Chroń dokument > Ogranicz edytowanie i w prawym dolnym rogu panelu klikamy przycisk Zatrzymaj ochronę.