Wymagane uprawnienia
W celu obsługi korespondencji wychodzącej należy wybrać z głównego menu systemu moduł Kancelaria i przejść do sekcji Obsługa korespondencji wychodzącej.
W nowym widoku sczytujemy za pomocą skanera kod kreskowy z koperty lub ręcznie wprowadzamy w polu Kod kreskowy/Numer RKW numer z Rejestru Korespondencji Wychodzącej, która została zarejestrowana i fizycznie dostarczona do kancelarii przez pracowników merytorycznych.
Naciśnięcie przycisku Wczytaj potwierdza przyjęcie korespondencji przez kancelarię. Jednocześnie następuje zmiana statusu korespondencji z Zarejestrowana na Przyjęta.
W sekcji Informacje o kopercie pojawią się uzupełnione pola zawierające: Dane adresata, Znak sprawy, z której korespondencja została zarejestrowana, oraz Status, Prowadzący sprawę i Data utworzenia. Są też wczytywane cenniki wybranego operatora pocztowego, uwzględniające gabaryty i masę przesyłki.
W sekcji Parametry koperty wyświetlą się wybrany przez pracownika merytorycznego Operator, Rodzaj korespondencji, Strefa oraz informacja, czy jest to przesyłka priorytetowa. Jeśli nastąpi taka potrzeba, pracownik kancelarii może na tym poziomie zmodyfikować wyświetlane dane oraz dodać Numer R, czyli numer listu poleconego. Wykonane czynności należy zatwierdzić przyciskiem Zapisz lub skorzystać z opcji Anuluj wysyłkę.
Po określeniu przez pracownika kancelarii formatu przesyłki i kosztu wysyłki status przesyłki automatycznie zmieni się na Wysłana.
W przypadku gdy pracownik merytoryczny rejestrował jednocześnie korespondencję do więcej niż jednego adresata, pracownik kancelarii po określeniu formatu i kosztu wysyłki powinien nacisnąć przycisk Aktualizuj grupę.
Po kliknięciu przycisku wyświetlone zostanie okno z informacjami o pozostałych adresatach z grupy. Aby ustawione parametry kopert dla wczytanej korespondencji wychodzącej zostały użyte dla całej korespondencji z grupy, należy kliknąć przycisk Potwierdź.