Obsługa korespondencji wychodzącej

W systemie EZD RP wysyłki wychodzące najczęściej rejestrowane są przez pracowników merytorycznych w aktach sprawy. To oni odnotowują potrzebę wysłania korespondencji, drukują kopertę lub etykietę i dostarczają przesyłkę do punktu kancelaryjnego. Pracownik kancelarii z kolei po otrzymaniu wysyłki wybiera z głównego menu systemu moduł Kancelaria i przechodzi do sekcji Obsługa korespondencji wychodzącej.

Będąc w tym widoku, należy za pomocą skanera sczytać kod kreskowy z koperty lub w polu Kod kreskowy / Numer RKW ręcznie wprowadzić numer z Rejestru Korespondencji Wychodzącej.

Naciśnięcie przycisku Wczytaj jest potwierdzeniem przyjęcia korespondencji przez kancelarię. W tym momencie następuje zmiana statusu przesyłki z Zarejestrowana na Przyjęta.

W sekcji Informacje o kopercie pojawią się następujące (uzupełnione już) pola: Dane adresata, Znak sprawy (z której korespondencja została zarejestrowana) oraz Status, Prowadzący sprawę i Data utworzenia.

W sekcji Parametry koperty wyświetlą się z kolei informacje o wybranym przez pracownika merytorycznego operatorze, rodzaju nadawanej korespondencji, a także o strefie wysyłki oraz o tym, czy przesyłka jest priorytetowa. Wczytywane są też cenniki wybranego operatora pocztowego uwzględniające gabaryty i masę przesyłki.

Jeśli występuje taka potrzeba, pracownik kancelarii może na tym etapie zmodyfikować wyświetlane dane oraz dodać Numer R, czyli numer listu poleconego. Wykonane czynności należy zatwierdzić przyciskiem Zapisz lub skorzystać z opcji Anuluj wysyłkę.

Po określeniu przez pracownika kancelarii formatu koperty i kosztu realizacji przesyłki jej status automatycznie zmieni się na Wysłana.

W przypadku gdy pracownik merytoryczny zarejestrował jednocześnie korespondencję do więcej niż jednego adresata, pracownik kancelarii po określeniu formatu i kosztu wysyłki może skorzystać z przycisku Aktualizuj grupę.

Kliknięcie tego przycisku spowoduje wyświetlenie okna z informacjami o pozostałych adresatach z grupy. Po sprawdzeniu, czy wszystkie listy dotarły do kancelarii i są gotowe do wysyłki, należy użyć przycisku Potwierdź. Wówczas parametry kopert, które pracownik kancelarii ustawił dla wczytanej korespondencji wychodzącej, zostaną zastosowane dla wszystkich przesyłek z grupy. Każda z wyświetlonych pozycji otrzyma też status Wysłana.

Funkcja automatycznych numerów nadawczych R a obsługa korespondencji

W przypadku gdy w instytucji została włączona funkcja automatycznego przypisywania numerów nadawczych R (więcej informacji na jej temat można znaleźć w artykule pt. Pula numerów nadawczych R) system po uzupełnieniu pola Kod kreskowy / Numer RKW oprócz innych danych wyświetli również ten, nadany przesyłce numer. Przypisywany jest on już w momencie zarejestrowania przez pracownika merytorycznego korespondencji wychodzącej w aktach sprawy (więcej na ten temat w artykule pt. Rejestrowanie korespondencji wychodzącej papierowej).

Gdy w polu Operator wybrana została Poczta Polska i dotyczy to danego typu korespondencji, pole z numerem nie jest aktywne i nie może on zostać zmodyfikowany.

Jeżeli natomiast w polu Operator pracownik kancelarii wskaże inny podmiot niż Poczta Polska oraz zmieni pozostałe parametry wysyłki, pole Numer nadawczy stanie się aktywne i będzie możliwa jego edycja, a w przypadku wybrania przesyłki zwykłej zniknie ono (dokładne działanie tych funkcji jest jednak zależne od ustawień wprowadzonych przez administratora).

W przypadku zmiany przez pracownika kancelarii rodzaju korespondencji na taki, dla którego nie stosuje się numerów nadawczych, a następnie powrotu do pierwotnie wybranego typu – system automatycznie przywróci przydzielony wcześniej numer.

Opcja Odklejany numer nadawczy powinna zostać zaznaczona w przypadku, gdy kancelista użyje dostarczonych przez operatora pocztowego kodów nadawczych w postaci naklejek. Wybór tej funkcji spowoduje przydzielenie numeru nadawczego z właściwej puli numerów R. Pula takich kodów (zakres początkowy i końcowy) musi zostać wcześniej zdefiniowana przez administratora w module zarządzania pulą numerów.

Przycisk Stan numerów nadawczych pozwala wyświetlić podsumowanie dotyczące dostępnych aktualnie w instytucji numerów.

W podsumowaniu znajdują się informacje na temat rozpoczętej w danym momencie puli (jej nazwa, a także liczba numerów wykorzystanych i pozostałych do wykorzystania) oraz te same dane w odniesieniu do innych aktywnych pul.

Poniżej wyświetlana jest Suma wolnych numerów R – czyli łączna liczba wszystkich dostępnych w systemie numerów pochodzących z aktywnych pul.