Obsługa dokumentów w składach

Aby przejść do obsługi dokumentów w składzie chronologicznym, w pierwszym kroku należy kliknąć w menu głównym sekcję Kancelaria > Składy, a następnie wybrać zakładkę Dokumenty w składzie. Po jej kliknięciu zostanie wyświetlona lista wszystkich zarejestrowanych dokumentów.

Użytkownik ma możliwość filtrowania pozycji na liście za pomocą pól: Składy, Status, Kategoria archiwalna, Data rejestracji. Możliwe jest też wyszukiwanie konkretnych dokumentów przy użyciu pola Wyszukaj z ikoną lupy.

Jeśli dokumenty zostały zeskanowane, można je w tym miejscu wyświetlić. W tym celu wystarczy rozwinąć strzałkę znajdującą się po prawej stronie i kliknąć tytuł dokumentu.

Jeśli zaznaczymy pole wyboru przy dokumencie, z prawej strony ekranu pojawi się menu kontekstowe. Lista dostępnych w nim opcji jest uzależniona od statusu dokumentu w składzie.

Dokumenty dostępne

W przypadku dokumentów ze statusem Dostępny w prawym menu mamy do wyboru pięć opcji.

Pierwsza z nich – Edytuj opis – pozwala na zmianę opisu dokumentu w składzie.

Z kolei opcja Historia pozwala na zapoznanie się z historią czynności wykonywanych na dokumencie w składzie.

Jeżeli dokument jest już przyporządkowany do kartonu i chcemy przenieść go do innego w ramach tego samego składu, należy wybrać opcję Przenieś do innego kartonu.

Jeśli jednak dokument nie został jeszcze przyporządkowany do kartonu, w prawym menu dostępna jest opcja Dodaj do kartonu.

Dokument można przyporządkować do aktualnie otwartego kartonu za pomocą przycisku Dodaj do istniejącego. Z kolei przycisk Dodaj do nowego pozwala otworzyć nowy karton, do którego zostanie dodany dokument.

Wybierając opcję Wydrukuj etykietę, można wydrukować etykietę na dokument znajdujący się w składzie.

Dokumenty ze statusem Dostępny można wyrejestrować ze składu. Po kliknięciu opcji Wyrejestruj, wprowadzeniu danych w wyświetlonym panelu bocznym i zatwierdzeniu czynności przyciskiem Tak dokument zmienia status na Wyrejestrowany.

Dokumenty zarezerwowane

Po zaznaczeniu pola wyboru przy dokumencie ze statusem Zarezerwowany w menu kontekstowym mamy do wyboru opisane wyżej opcje Edytuj opis, Historia i Wydrukuj etykietę, a także opcję Gotowy do odbioru. Ta ostatnia pozwala na oznaczenie dokumentu jako gotowego do odbioru przez użytkownika zamawiającego go do wypożyczenia lub do wyrejestrowania. Po kliknięciu przycisku Zapisz dokument zmienia status na Gotowy do odbioru.

Dokumenty gotowe do odbioru

Po zaznaczeniu pola wyboru przy dokumencie ze statusem Gotowy do odbioru w menu kontekstowym mamy do wyboru opcje: Edytuj opis, Historia, Wydrukuj etykietę oraz Wydanie. Ostatnia z wymienionych funkcji pozwala na wydanie dokumentu przygotowanego do wypożyczenia lub wyrejestrowania ze składu. Po kliknięciu tej opcji, wprowadzeniu danych w wyświetlonym panelu bocznym i zatwierdzeniu czynności przyciskiem Tak dokument uzyskuje status Wypożyczony lub Wyrejestrowany.

Dokumenty wypożyczone

Po zaznaczeniu pola wyboru przy dokumencie ze statusem Wypożyczony w menu kontekstowym mamy do wyboru opcje: Wydrukuj etykietę, Historia oraz Zwróć. Ostatnia z wymienionych funkcji pozwala na przyjęcie wcześniej wypożyczonych dokumentów do składu chronologicznego. Po jej kliknięciu, wprowadzeniu danych w wyświetlonym panelu bocznym i zatwierdzeniu czynności przyciskiem Tak dokument uzyskuje ponownie status Dostępny.

Dokumenty wyrejestrowane

Po zaznaczeniu pola wyboru przy dokumencie ze statusem Wyrejestrowany w prawym menu mamy do wyboru opcje Historia oraz Ponowna rejestracja. Po wybraniu tej ostatniej można ponownie zarejestrować dokument w składzie, jeśli zachodzi taka potrzeba.

Dokumenty oczekujące na przyjęcie

Po zaznaczeniu pola wyboru przy dokumencie ze statusem Oczekuje na przyjęcie w menu kontekstowym mamy do wyboru opcje Historia oraz Przyjęcie dokumentu, która pozwala na przyjęcie dokumentu do składu. Po kliknięciu tej funkcji, wprowadzeniu danych w wyświetlonym panelu bocznym i zatwierdzeniu czynności przyciskiem Tak dokument uzyskuje status Dostępny.

Dokumenty przeniesione

Po zaznaczeniu pola wyboru przy dokumencie ze statusem Przeniesiony w prawym menu dostępne są opcje Historia oraz Wydrukuj etykietę. W kolumnie Uwagi widoczna jest natomiast informacja, z jakiego składu dokument został przeniesiony.

Kreator dodawania do kartonu

W prawym górnym rogu w widoku zakładki Dokumenty w składzie dostępny jest przycisk Kreator dodawania do kartonu. Umożliwia on hurtowe przyporządkowywanie dokumentów do kartonów. Funkcja ta jest przeznaczona dla użytkowników, którzy zdecydowali się na wyłączenie domyślnej rejestracji dokumentów w kartonach.

Po kliknięciu przycisku Kreator dodawania do kartonu otwiera się okno Kreator dodawania dokumentów do kartonu. W pierwszej kolejności w polu Skład chronologiczny należy wybrać skład, z którego dokumenty będziemy przypisywać do kartonu. Następnie można wczytać kod kreskowy lub w polach Od i Do wpisać zakres numerów RPW dokumentów, które użytkownik chce umieścić na liście. W ostatnim kroku należy uzupełnić pole Rocznik.

Po użyciu przycisku Wyszukaj poniżej wyświetli się wykaz dokumentów z wybranego składu, które można dodać do kartonu.

Przycisk z ikoną kosza służy do usuwania dokumentów z listy.

Poniżej wykazu widoczne są dwie opcje dodawania dokumentów do kartonu – Dodaj do istniejącego i Dodaj do nowego. Funkcja Dodaj do istniejącego spowoduje dodanie dokumentów do aktualnie otwartego kartonu. Z kolei opcja Dodaj do nowego otworzy nowy karton i przyporządkuje do niego dokumenty z listy.

Po wybraniu jednej z dwóch funkcji system umieści wskazane dokumenty w kartonie. W kolumnie Karton pojawi się informacja, w jakim kartonie się one znajdują.