Moduł Monitorowanie służy do śledzenia postępu realizacji zadań i dokumentów przekazanych przez użytkownika innym pracownikom oraz tych, które sam już obsłużył lub posiada w module Do obsłużenia. Widok jest dostępny wyłącznie w trybie do odczytu, bez możliwości podejmowania akcji.
Listę dokumentów i zadań można filtrować przy użyciu pól dostępnych w górnej części widoku modułu. W polu Kategoria możliwe jest filtrowanie według następujących pozycji: Dokument, Przekazanie, Do akceptacji lub podpisu, Do wiadomości, Udostępnienie, Procesowość, Do poprawy oraz Kopia.
Dodatkowo dostępne jest filtrowanie z użyciem pól: Status, Data otrzymania, Termin realizacji, Otrzymane od, Aktualny właściciel, Przekazano do oraz pola Wyszukaj.
Lista znajdująca się w module Monitorowanie zawiera 19 kolumn. Możliwe jest przesuwanie jej widoku w oknie przeglądarki. Przy użyciu ikony Pokaż kolumny można natomiast wyświetlić listę kolumn.
Pola wyboru dostępne przy tytułach kolumn pozwalają użytkownikowi dostosować widok do swoich potrzeb, odpowiednio zwiększając lub zmniejszając zakres wyświetlanych informacji. Zaznaczenie pola przy nazwie powoduje wyświetlenie kolumny, natomiast usunięcie oznaczenia – sprawia, że kolumna znika.
W zależności od zastosowanych ustawień system umożliwia więc odfiltrowanie listy np. według danej kategorii.
W kolumnie Status prezentowany jest obecny status zadania, a w kolumnie Aktualny właściciel – użytkownik, do którego ono trafiło. W zależności od czynności wykonywanych przez właściciela zadania oznaczenie statusu odpowiednio zmienia się.
Znajdujące się w module Monitorowanie obiekty mogą mieć następujące statusy:
- Niepodjęte – taki status mają otrzymane przez użytkownika nowe dokumenty i zadania, z którymi jeszcze się nie zapoznał; prezentowane są pogrubioną czcionką.
- Podjęte – znajduje się przy zadaniach, których szczegóły użytkownik wyświetlił.
- Zakończone – oznaczone są nim zadania, które zostały zakończone przez aktualnego właściciela.
- Przerwana ścieżka akceptacji – ten status dotyczy zadań Do akceptacji lub podpisu i wyświetla się, jeśli użytkownik na poziomie szczegółów zadania wybrał dostępną pod przyciskiem Akcje opcję Przerwij ścieżkę akceptacji.
- Założono sprawę – wyświetlany jest w przypadku, gdy na dokumentach przekazanych w obiekcie założona zostanie sprawa.
- Dołączono do sprawy – status dokumentu u osób będących na ścieżce jego obiegu zmieni się na taki, jeśli użytkownik podejmujący przekazane dokumenty dołączy je do akt prowadzonej sprawy.
- Zakończono NAS – ten status z kolei odłoży się, jeśli użytkownik realizujący zadanie kliknie w szczegółach obiektu przycisk Akcje, wybierze opcję Zakończ i jako powód zakończenia wskaże Nie stanowi akt sprawy.
