EZD RP umożliwia dołączanie kolejnych dokumentów do dokumentu głównego (nadrzędnego). Czynność ta jest możliwa do wykonania w różnych miejscach w systemie.
- litera A – oznacza, że podmiot korzysta z dotychczasowego sposobu gromadzenia i przetwarzania dokumentów (z modułami Zadania oraz Biurko > Pisma),
- litera B – oznacza, że podmiot ma dostęp do opcji nowego sposobu pracy (z modułami Do obsłużenia, Monitorowanie oraz Zakończone > Zadania i pisma).
Grupowanie dokumentów – załączniki do dokumentu głównego – dla wariantu systemu oznaczonego literą A
Załączniki można dodać do dokumentu głównego, który znajduje się w Aktach sprawy lub w Pismach, w Biurku pracownika. W tym celu należy zaznaczyć nadrzędny dokument, do którego chcemy dodać kolejne – jako załączniki.
Z menu kontekstowego wybieramy funkcję Dodaj załącznik. W prawej części okna wyświetli się panel boczny, w którym można dodać dokumenty z dysku lub przenieść je za pomocą myszy i upuścić na zaznaczone pole. Użytkownik może zmienić nazwę dokumentu, klikając ikonę ołówka, lub usunąć zbędny plik za pomocą ikony kosza.
Po wgraniu potrzebnych dokumentów operację należy zatwierdzić przyciskiem Zapisz. Kiedy pliki zostaną poprawnie przesłane, na ekranie pojawi się komunikat Wykonano. Załączniki będą widoczne w Aktach sprawy lub w Pismach.
W Aktach sprawy przy piśmie nadrzędnym wyświetlona zostanie w nawiasie kwadratowym liczba załączników. Kliknięcie jej (lub poza nią, z prawej strony) spowoduje rozwinięcie ich listy.
Załączniki dodane do dokumentów znajdujących się w zakładce Pisma widoczne są po kliknięciu ikony ze strzałką umieszczonej na końcu wiersza.
Podczas wystawiania zadań lub kopiowania dokumentów należy zwrócić uwagę na to, czy odbiorca zadania powinien zobaczyć wszystkie załączniki, czy tylko niektóre. Wykonując te czynności, trzeba zaznaczyć pola wyboru tylko przy tych dokumentach, które mają być dostępne dla odbiorcy.
Grupowanie dokumentów – załączniki do dokumentu głównego – dla wariantu systemu oznaczonego literą B
System EZD RP umożliwia dołączanie kolejnych dokumentów do dokumentu głównego (nadrzędnego), który znajduje się w aktach sprawy lub w module Do obsłużenia pod kategorią Dokument, Przekazanie, Kopia lub Udostępnienie.
W tym celu należy zaznaczyć nadrzędny dokument, do którego chcemy dodać załączniki.
Z menu kontekstowego wybieramy funkcję Dodaj załącznik. Po prawej stronie ekranu wyświetli się panel, w którym można dodać dokumenty z dysku lub przeciągnąć je i upuścić na zaznaczone pole. Użytkownik może zmienić nazwę dokumentu, klikając ikonę ołówka, lub przy pomocy ikony kosza usunąć zbędny plik.
Po wgraniu potrzebnych dokumentów operację należy zatwierdzić przyciskiem Zapisz. Po poprawnym przesłaniu plików na ekranie pojawi się komunikat Wykonano. Załączniki będą widoczne w aktach sprawy lub w danym obiekcie w module Do obsłużenia.
Przy piśmie nadrzędnym wyświetlona zostanie w nawiasie kwadratowym informująca o ilości załączników liczba. Kliknięcie jej (lub pola wiersza po prawej stronie) spowoduje rozwinięcie listy załączników.
Podczas wystawiania zadań lub duplikowania dokumentów należy zwrócić uwagę na to, czy odbiorca zadania powinien zobaczyć wszystkie załączniki, czy tylko niektóre. Wykonując te czynności, trzeba zaznaczyć pola wyboru przy tych dokumentach, które mają być dostępne dla odbiorcy zadania.