Jeśli istnieje potrzeba powielenia dokumentu wewnętrznego, użytkownik może skorzystać z opcji Kopia do akt (dla wersji A) lub Duplikuj (w wersji B systemu).
- litera A – oznacza, że podmiot korzysta z dotychczasowego sposobu gromadzenia i przetwarzania dokumentów (z modułami Zadania oraz Biurko > Pisma),
- litera B – oznacza, że podmiot ma dostęp do opcji nowego sposobu pracy (z modułami Do obsłużenia, Monitorowanie oraz Zakończone > Zadania i pisma).
Wykonywanie kopii do akt – dla wariantu systemu oznaczonego literą A
Funkcja Kopia do akt jest dostępna dla dokumentów wewnętrznych znajdujących się w Aktach spraw będących W toku.
Po oznaczeniu dokumentu i wybraniu z menu bocznego opcji Kopia do akt system wyświetli panel boczny, w którym użytkownik powinien wskazać liczbę kopii do utworzenia i zatwierdzić przyciskiem Zapisz. Możliwe jest wykonanie wielu kopii tego samego dokumentu.
W nazwach skopiowanych dokumentów dodany zostanie wyraz „kopia”, który użytkownik może usunąć przy pomocy opcji Zmień nazwę. Dodatkowo w menu kontekstowym dostępne są pozostałe akcje możliwe do wykonania na skopiowanym dokumencie.
Skopiowany dokument nie ma zachowanych żadnych relacji z plikiem, z którego wykonano kopię. Podczas kopiowania nie przenoszą się akceptacje ani podpisy, ponadto taki dokument będzie posiadał odrębne metadane. Na kopii można wykonywać te same akcje co na dokumencie nowo dodanym.
Duplikowanie dokumentów wewnętrznych- dla wariantu systemu oznaczonego literą B
Funkcja duplikowania jest dostępna dla dokumentów wewnętrznych znajdujących się w sprawach W toku oraz w module Do obsłużenia w obiektach o kategorii Dokument, Kopia i Przekazanie – w tym również Przekazanie (Kopia). Duplikować można tylko te dokumenty wewnętrzne (zarówno dodane z dysku, jak i z szablonu), które są edytowalne, czyli np. w formatach DOC, DOCX, TXT, ODT, XLSX itd. Możliwe jest wykonanie wielu duplikatów tego samego dokumentu.
Zduplikowany dokument nie ma zachowanych żadnych relacji do dokumentu, z którego wykonano duplikat. Zatem podczas duplikowania nie przenoszą się akceptacje czy podpisy, ponadto taki dokument będzie posiadał odrębne metadane. Na duplikacie można wykonywać te same akcje co na nowo dodanym dokumencie.
Duplikowanie w module Do obsłużenia
W module Do obsłużenia można duplikować edytowalne dokumenty wewnętrzne znajdujące się w obiektach należących do kategorii Dokument, Kopia oraz Przekazanie – w tym również Przekazanie (Kopia). Aby wykonać tę czynność, należy przy dokumencie wewnętrznym w szczegółach obiektu zaznaczyć pole wyboru i w menu kontekstowym z prawej strony ekranu kliknąć opcję Duplikuj.
Można zaznaczyć do powielenia więcej niż jeden dokument. Jeśli posiada on załączniki, zduplikowane zostaną wyłącznie te, które użytkownik zaznaczy.
Wybranie w prawym menu opcji Duplikuj powoduje wyświetlenie okna, w którym należy potwierdzić chęć wykonania tej czynności przy pomocy przycisku Tak.
Duplikaty zaznaczonych dokumentów wewnętrznych pojawią się w tym samym obiekcie w sekcji Dokumenty.
Duplikaty mają te same nazwy co oryginalne pliki (można je zmienić po zaznaczeniu pola wyboru przy dokumencie i wybraniu z prawego menu opcji Zmień nazwę). Metadane oryginału są przenoszone do duplikatu, ale użytkownik musi je świadomie zatwierdzić, przy czym może je też zmienić, a zmiany te nie mają wpływu na oryginał. Duplikat można także edytować, co również nie wpływa na treść oryginału. Ponadto należy pamiętać, że na duplikat nie przeniosą się wykonane na oryginale akceptacje i podpisy. Zatem kopia jest nowym, niezależnym dokumentem.
Wpis o utworzonym duplikacie odłoży się w zakładce Historia wraz z informacją o nadaniu dla utworzonego dokumentu nowego identyfikatora.
Duplikowanie w sprawach
Dokumenty wewnętrzne można duplikować również w sprawach, w zakładce W toku. Aby wykonać tę czynność, należy w Aktach sprawy przy odpowiednim dokumencie zaznaczyć pole wyboru i w menu kontekstowym z prawej strony ekranu kliknąć opcję Duplikuj. Można zaznaczyć do powielenia więcej niż jedną pozycję. Jeśli dokument wewnętrzny posiada załączniki, zduplikowane zostaną wyłącznie te, które użytkownik zaznaczy.
Wybranie w prawym menu opcji Duplikuj powoduje wyświetlenie okna, w którym należy potwierdzić chęć wykonania tej czynności przy pomocy przycisku Tak.
Duplikaty zaznaczonych dokumentów wewnętrznych pojawią się w Aktach sprawy.
Duplikaty mają te same nazwy plików co w oryginale (można je zmienić po zaznaczeniu pola wyboru przy dokumencie i wybraniu z prawego menu opcji Zmień nazwę). Metadane oryginału są przenoszone do duplikatu, ale użytkownik musi je świadomie zatwierdzić, przy czym może je też zmienić, a zmiany te nie mają wpływu na oryginał. Duplikat można także edytować, co również nie wpływa na treść oryginału. Ponadto należy pamiętać, że na duplikat nie przeniosą się wykonane na oryginale akceptacje i podpisy. Zatem kopia jest nowym, niezależnym dokumentem.
Wpis o utworzonym duplikacie odłoży się w zakładce Przebieg sprawy wraz z informacją o nadaniu dla utworzonego dokumentu nowego identyfikatora.
