Doudostepnianie to funkcja, która pozwala dołączyć kolejne pliki do wystawionego już zadania udostępnienia. Jeżeli użytkownik zapomni o udostępnieniu jakiegoś dokumentu lub w sprawie pojawi się nowe pismo, które będzie chciał dołączyć do poprzednio udostępnionych, może to zrobić bez tworzenia nowego zadania – korzystając z opcji Doudostępnij. Wówczas poprzednie zadanie zostanie uzupełnione o kolejne pliki.
Aby doudostępnić dokumenty, należy przejść do widoku Akt sprawy i zaznaczyć pola wyboru przy nazwach dokumentów, które mają zostać doudostępnione. Następnie w menu kontekstowym po prawej stronie ekranu trzeba wybrać opcję Doudostępnij.
System sprawdzi, czy w dokumencie, który ma zostać doudostępniony, uzupełniono metadane. Jeśli użytkownik nie dopełnił tego obowiązku, pojawi się stosowny komunikat. Należy wówczas wypełnić metadane dokumentu i ponownie wykonać powyżej opisane czynności.
Wyświetli się panel boczny Doudostępnij. W pierwszym kroku należy określić tryb doudostępnienia – Odczyt bez wersji, Odczyt z wersjami lub Edycja. Tryb odczytu umożliwia odbiorcy jedynie zapoznanie się z treścią dokumentu. Można przy tym określić, czy dostępna ma być pełna historia wersji dokumentu, czy tylko jego najnowsza wersja. Z kolei tryb edycji pozwala na wprowadzanie w dokumencie zmian (o ile jego format to umożliwia). W przypadku wskazania do doudostępnienia kilku dokumentów, tryb należy określić osobno dla każdego z nich.
W kolejnym kroku należy wskazać z listy zadanie udostępnienia, do którego ma zostać dołączony plik (lub pliki). Każde z nich jest opatrzone datą i czasem wystawienia. Dodatkowo po najechaniu kursorem na ikonę i znajdującą się przy zadaniu pojawia się podpowiedź, komu zostało ono wystawione i jakich dokumentów dotyczy. Można wskazać do doudostępnienia jednocześnie kilka zadań, niezależnie od ich statusu. Po zaznaczeniu pól wyboru przy konkretnych pozycjach trzeba kliknąć przycisk Zapisz.
W Aktach sprawy przy doudostępnionym dokumencie zostaje wybarwiona ikona U.
Ponadto pismo to zostaje zamieszczone w sekcji Dokumenty w Szczegółach zadania. Aby otworzyć ten widok, należy wybrać znajdującą się w sprawie zakładkę Zadania, a następnie kliknąć znajdującą się przy interesującej nas pozycji ikonę z literą i.
Na koncie użytkownika, któremu doudostępniono dokument, pojawi się powiadomienie wraz z linkiem do zadania.
Dokumenty doudostępnione pojawią się w pierwotnym zadaniu niezależnie od tego, czy ma ono status Niepodjęte, Podjęte czy też Zakończone. Będzie można je znaleźć w sekcji Dokumenty udostępnione, a w nazwie będą miały dopisek Doudostepnienie.
Po doudostępnieniu dokumentów prowadzący sprawę może zarządzać ich trybem udostępnienia na zasadach ogólnych (czyli tak samo jak w przypadku dokumentów udostępnionych wcześniej). W tym celu w zakładce Zadania oznacza pole wyboru przy danym zadaniu, a następnie w prawym menu wybiera opcję Zmień tryb udostępnienia.
W panelu bocznym, który się pojawi, będą widoczne zarówno dokumenty udostępnione pierwotnie, jak i doudostępnione.
