Wymagane uprawnienia
Wyróżnik to etykieta, za pomocą której można oznaczyć prowadzoną sprawę, posiadane pismo czy dokument. Pozwala zdefiniować obiekt i ułatwić jego znalezienie.
Dodawanie wyróżników do sprawy
W celu dodania wyróżnika do sprawy należy, będąc wewnątrz sprawy, kliknąć przycisk Akcje i wybrać opcję Dodaj wyróżnik.
System wyświetla z prawej strony panel boczny, w którym możliwe jest wybranie wyróżnika z rozwijanej listy lub dodanie własnego. Wprowadzone wcześniej wyróżniki wyświetlają się po kliknięciu pola Nazwa.
W celu dodania nowego wyróżnika – takiego, którego nie ma na liście – należy wpisać w tym miejscu jego nazwę.
Kliknięcie w pasek, który pojawi się poniżej okna Nazwa, spowoduje wyświetlenie komunikatu z prośbą o potwierdzenie chęci utworzenia nowego wyróżnika (opcja Tak) lub zrezygnowania z tej czynności (opcja Nie).
Akcję dodania wyróżnika (lub wyróżników) do sprawy należy zatwierdzić, wybierając przycisk Zapisz.
Kliknięcie opcji Zamknij spowoduje, że wpisana fraza zostanie dodana do listy wyróżników, ale wyróżnik nie zostanie użyty do oznaczenia danej sprawy.
Sprawę można oznaczyć większą liczbą wyróżników, przy czym wyróżnik już dodany nie wyświetla się ponownie na liście wyboru. Wszystkie, które zostały wybrane, są prezentowane pod ikoną wyświetlającej się przy statusie sprawy etykiety.
Po kliknięciu w ikonę etykiety pojawi się okno, w którym można edytować wyróżniki (zastąpić innymi) lub je usunąć.
Usunięcie dodanych wyróżników możliwe jest również po wybraniu przycisku Akcje i opcji Usuń wyróżnik.
Dodawanie wyróżników do dokumentów
Wyróżnikami można oznaczać również poszczególne dokumenty, które znajdują się w Aktach sprawy. Należy w tym celu zaznaczyć pole wyboru przy nazwie dokumentu, a z menu kontekstowego, które pojawi się z prawej strony ekranu, wybrać opcję Wyróżnik, a następnie – Dodaj.
Zostanie wyświetlone okno Dodaj wyróżnik, w którym można wpisać nazwę nowego wyróżnika lub wybrać jeden z dostępnych z listy (na której będą widoczne też dodane wcześniej). Pozostałe zasady postępowania są takie same jak w przypadku dodawania wyróżników do spraw.
Po wybraniu lub dodaniu wyróżnika i kliknięciu przycisku Zapisz jego symbol pojawi się przy wskazanym dokumencie. Po najechaniu kursorem na ikonę wyświetli się nazwa wyróżnika.
Kliknięcie ikony wyróżnika daje możliwość jego edycji lub usunięcia.
Dokument można oznaczyć większą liczbą wyróżników. Zarządzanie nimi (usuwanie i dodawanie) możliwe jest również z poziomu prawego menu, które pojawia się po zaznaczeniu pola wyboru przy dokumencie.
Dodawanie wyróżników do pism
Podobnie jak sprawy i dokumenty również pisma (Biurko > W toku) można oznaczać wyróżnikami. W tym celu zaznaczamy pole wyboru przy danym piśmie i z prawego menu wybieramy opcję Wyróżnik > Dodaj.
Usuwanie i edycja wyróżników są możliwe po kliknięciu w ikonę konkretnego wyróżnika.
Przeglądanie obiektów z wyróżnikami
Zestawienie wszystkich wyróżników przypisanych do dokumentów, pism oraz spraw znajduje się w widoku Biurko > Z wyróżnikami. To, jakie obiekty zostały oznaczone konkretnym wyróżnikiem, można zobaczyć po rozwinięciu wiersza z jego nazwą.
Kliknięcie nazwy dokumentu spowoduje wyświetlenie jego podglądu, a w przypadku sprawy – przejście do jej akt.
Po zaznaczeniu pola wyboru przy konkretnym obiekcie w prawym menu dostępna jest opcja usunięcia z niego wyróżnika. W przypadku dokumentów i pism dodatkowo możliwe jest pobranie ich na dysk komputera.
Ikony wyświetlane w kolumnie Lokalizacja wskazują typy obiektów, do których przypisane są wyróżniki.
Z tego miejsca możemy bezpośrednio przejść do lokalizacji, w której znajduje się dany obiekt.
Zarządzanie wyróżnikami przez pracownika
W widoku, który pojawia się po kliknięciu opcji Ustawienia w rozwijanym menu dostępnym pod nazwą użytkownika, znajduje się sekcja służąca do zarządzania wyróżnikami.
W tym miejscu możliwe jest dodawanie nowych wyróżników, a także edycja tych, które zostały zdefiniowane wcześniej.
Wybranie przycisku Edytuj daje możliwość wpisania nazwy nowego wyróżnika. Po zatwierdzeniu symbolem plusa zostanie ona dodana do listy. Możliwe jest również poprawienie (po kliknięciu ikony długopisu) lub usunięcie (ikona kosza) wyróżników już utworzonych.
Zmiany w nazwie wyróżnika (np. po poprawieniu literówek) należy zatwierdzić poprzez kliknięcie ikony dyskietki, a następnie przycisku Zapisz.
Administrator może ustawić limit liczby wyróżników możliwych do dodania przez użytkowników. Po jej przekroczeniu nie będzie możliwe stworzenie kolejnych.