Błędny wpis w słowniku, mimo oznaczenia go jako niewidoczny, nadal jest widoczny z poziomu rejestru, ponieważ w EZD RP zakłada się, że pozycja ukryta mogła być wcześniej użyta przy rejestracji wpływu lub korespondencji wychodzącej.
Dzięki temu możliwe jest jej wyszukanie i filtrowanie. Natomiast podczas rejestracji wpływu, przy wypełnianiu metadanych, ukryta pozycja nie będzie dostępna dla pracowników.