Tworzenie zadania dekretacji z dwóch poziomów
W systemie EZD RP pismo zewnętrzne, które wpłynie do kancelarii jest rejestrowane, a następnie przekazywane w postaci przesyłki wpływającej zarejestrowanej. Jeżeli chcemy, aby pismo trafiło do konkretnego pracownika, musimy zadekretować do niego przesyłkę. W sekcji Zadania > Nowe oraz Zadania > W realizacji użytkownik ma możliwość podglądu i filtrowania przypisanych do niego zadań. Dla zadań typu Do dekretacji lub Do realizacji jest wyświetlana lista pism podlegających dekretacji.
Po przejściu do widoku szczegółów zadania nalezy z prawego menu wybierać typ zadania, w tym przypadku Do dekretacji.
Po prawej stronie okna wyświetlony zostanie panel Utwórz nowe zadanie do dekretacji, w któym treść zadania można wprowadzić ręcznie lub użyć treści przypisanych do przycisków znajdujących się pod polem Treść zadania. Komunikaty przypisane do przycisków, mogą być definiowane i modyfikowane przez Administratora. Standardowo do wyboru dostępne są opcje:
- GPO — Proszę o odpowiedź;
- GPR — Proszę o realizację;
- GPM — Proszę o rozmowę.
Po wprowadzeniu treści zadania wybieramy osobę, do której chcemy zadekretować przesyłkę. Użytkownik może wybrać odbiorcę, wprowadzając fragment imienia lub nazwiska w polu wyszukiwania w zakładce Wyszukaj. Jeżeli przesyłki często są przekazywane do tej samej osoby, można skorzystać z zakładki Ostatnio wybierani – znajduje się tam lista ostatnio wskazywanych pracowników.
Z kolei po kliknięciu zakładki Wybierz pojawi się drzewo struktury organizacyjnej instytucji, z którego można wybrać osobę odpowiedzialną za realizację zadania. Dekretacji można dokonać tylko na jednego pracownika. Opcjonalnie użytkownik może też wskazać Termin realizacji zadania.
W oknie dostępne są jeszcze dwa elementy: Dotyczy i Udostępnij do wiadomości. W polu Dotyczy system automatycznie wstawia nazwę pisma, które chcemy zadekretować.
Pole Udostępnij do wiadomości pozwala jednocześnie udostępnić dekretowany dokument do wiadomości innym osobom. Użytkownik może wybrać odbiorców, wprowadzając ich imiona lub nazwiska w polu Wyszukaj lub wybrać osoby ze struktury organizacyjnej instytucji. Przy udostępnianiu do wiadomości można wskazać nie więcej niż dwudziestu pracowników (jest to domyślna wartość, która może zostać zmieniona przez Administratora).
Po ustawieniu wszystkich parametrów potwierdzamy zlecenie zadania za pomocą przycisku Utwórz. Zadanie zlecone przez użytkownika jest widoczne w sekcji Zadania > Zlecone > Nowe. Pracownik, do którego pismo zostało zadekretowane, odnajdzie zadanie w sekcji Zadania > Nowe.