W systemie EZD RP możliwe jest zadekretowanie (przekazanie) zarówno przesyłek wpływających z zewnątrz, spoza instytucji (opis poniżej), jak i pism wewnętrznych, wytworzonych przez pracowników.
Pismo zewnętrzne (papierowe lub na nośniku danych), które wpływa do instytucji, jest rejestrowane w module Kancelaria i otrzymuje numer RPW, czyli z Rejestru Przesyłek Wpływających (zob. artykuł pt. Rejestracja przesyłek wpływających). Następnie przekazywane jest w postaci zadania Do dekretacji na konto osoby wskazanej podczas rejestracji. Ten pracownik decyduje, kto powinien zająć się zagadnieniem, którego pismo dotyczy.
W zależności od struktury organizacyjnej instytucji i przyjętych w niej procedur dekretacja może być wieloetapowa i obejmować kilka kroków, ale może też ograniczać się do zadekretowania pisma na konkretnego pracownika, który będzie je dalej procedował.
- litera A – oznacza, że podmiot korzysta z dotychczasowego sposobu gromadzenia i przetwarzania dokumentów (z modułami Zadania oraz Biurko > Pisma),
- litera B – oznacza, że podmiot ma dostęp do opcji nowego sposobu pracy (z modułami Do obsłużenia, Monitorowanie oraz Zakończone > Zadania i pisma).
Dekretacja przesyłki wpływającej – dla wariantu systemu oznaczonego literą A
Wszystkie zadania, które są w systemie kierowane do użytkownika, trafiają do sekcji Zadania > Nowe. W tym miejscu odbiorca ma możliwość ich podglądu i filtrowania.
Kliknięcie wiersza z konkretnym zadaniem przeniesie użytkownika do jego szczegółów. W tym miejscu może zapoznać się z treścią pisma, które zostało mu przekazane (jeśli dokument zeskanowano i włączono do systemu). Wyświetlenie podglądu dokumentu następuje po kliknięciu jego tytułu.
Czynności, które można wykonać z otrzymanym zadaniem Do dekretacji, znajdują się pod przyciskiem Akcje.
Wśród dostępnych opcji znajdują się dwie, które pozwalają przekazać pismo na konto innego pracownika – Przekaż do dekretacji oraz Przekaż do realizacji. Tę drugą opcję można wykorzystać, żeby wskazać ostatecznego pracownika, który powinien zająć się przekazywanym pismem (np. założyć sprawę, w ramach której będzie dalej je procedował). Zadanie Do dekretacji natomiast pozwala przekazać pismo innej osobie (np. kierownikowi komórki organizacyjnej), która następnie wskaże prowadzącego sprawę.
Po wybraniu opcji Przekaż do dekretacji otwiera się z prawej strony okno, w którym można utworzyć zadanie.
W pierwszym kroku warto wypełnić pole Treść zadania. Co prawda jest ono nieobowiązkowe, jednak pozwala na wpisanie uwag czy podpowiedzi dotyczących oczekiwanych działań ze strony odbiorcy zadania.
W drugim kroku należy wskazać pracownika, któremu przekazana zostanie dokumentacja. Można to zrobić na cztery sposoby. Pierwszy z nich to wybranie odbiorcy poprzez wprowadzenie fragmentu imienia lub nazwiska w polu wyszukiwania w zakładce Wyszukaj. Jeżeli użytkownik często przekazuje przesyłki do tej samej osoby, może skorzystać z zakładki Ostatnio wybierani – znajduje się tam lista wskazywanych niedawno pracowników.
Z kolei po kliknięciu zakładki Wybierz pojawi się drzewo struktury organizacyjnej instytucji, z którego można wybrać osobę właściwą do realizacji zadania. Ostatnim sposobem jest skorzystanie z tzw. zadania grupowego, czyli wskazanie grupy osób, do których trafi zadanie (ale tylko jedna z nich przyjmie je na swoje konto – więcej informacji o tym w artykule: Wystawianie i podejmowanie zadań grupowych).
Dekretacji można dokonać tylko na jednego pracownika.
Opcjonalnie użytkownik może też wskazać Termin realizacji zadania.
W oknie tworzenia zadania Do dekretacji dostępna jest jeszcze możliwość udostępnienia do wiadomości. Warto skorzystać z tej opcji, żeby poinformować wybranych pracowników o fakcie wpłynięcia do instytucji pisma i dać im możliwość zapoznania się z jego treścią. Aby wskazać pracowników, należy przesunąć (aktywować) suwak.
Użytkownik może wybrać odbiorców, wprowadzając ich imiona lub nazwiska w polu Wyszukaj, korzystając z podpowiedzi w zakładce Ostatnio wybierani lub wybrać osoby ze struktury organizacyjnej instytucji. Może również skorzystać ze zdefiniowanych grup dystrybucyjnych (zob. artykuł pt. Tworzenie i edycja grup dystrybucyjnych).
Udostępnienie pojawi się na kontach odbiorców dopiero, gdy odbiorca zadania Do dekretacji przyjmie je do realizacji.
Po ustawieniu wszystkich parametrów zadania należy potwierdzić jego wystawienie za pomocą przycisku Utwórz. W tym momencie zadanie Do dekretacji, które otrzymał użytkownik, zostanie zamknięte i odłoży się w zakładce Zadania > Zrealizowane. Natomiast zadanie, które użytkownik przekazał innemu pracownikowi, jest widoczne w sekcji Zadania > Zlecone, w jednej z 3 zakładek (Nowe, W realizacji, Zrealizowane), w zależności od jego statusu u nowego właściciela.
Pracownik, do którego pismo zostało zadekretowane, odnajdzie zadanie na swoim koncie w sekcji Zadania > Nowe.
W szczegółach zadania, pod przyciskiem Akcje możliwe jest wybranie opcji Pokaż historię dekretacji.
Dzięki niej pracownik może zapoznać się z drogą, którą pismo przebyło od momentu rejestracji w systemie. Może też wydrukować Historię dekretacji, żeby np. dołączyć ją do sprawy prowadzonej papierowo.
Dekretacja przesyłki wpływającej – dla wariantu systemu oznaczonego literą B
Wszystkie zadania, które są w systemie kierowane do użytkownika, trafiają do modułu Do obsłużenia. W tym miejscu odbiorca ma możliwość ich podglądu i filtrowania.
Kliknięcie wiersza z konkretnym zadaniem przeniesie użytkownika do jego szczegółów. W tym miejscu może zapoznać się z treścią pisma, które zostało mu przekazane (jeśli dokument zeskanowano i włączono do systemu). Wyświetlenie podglądu dokumentu następuje po kliknięciu jego tytułu.
Po wejściu w szczegóły należy wybrać przycisk Akcje, a w rozwiniętym menu kliknąć Przekaż.
Na ekranie zostanie wyświetlone okno Parametry przekazania. Należy zaznaczyć w nim pole wyboru Przekazanie w ramach dekretacji, które umożliwi oznaczenie danego przekazania jako dekretacja. Następnie można wskazać termin załatwienia. Uzupełnienie tego pola nie jest obowiązkowe, ale umożliwia określenie, jak pilne jest zadanie. Następnie w polu Ustaw parametry obiegu trzeba wskazać, do kogo dokument ma zostać przekazany. Można go przekazać do pojedynczego pracownika, ustalić ścieżkę obiegu lub użyć szablonu zadań.
Wybierając opcję Przekaż do pojedynczego pracownika, użytkownik może w zakładce Pracownik, w polu Wyszukaj pracownika wybrać odbiorcę, wpisując fragment jego imienia lub nazwiska bądź wybierając pracownika z listy za pomocą ikony po prawej stronie. Innym sposobem wyboru jest skorzystanie z tzw. zadania grupowego w zakładce Zadania grupowe. Takie przekazanie trafi do wszystkich pracowników z zadania grupowego, ale tylko jeden z nich przyjmie je na swoje konto (więcej informacji na ten temat można znaleźć w artykule pt. Wystawianie i podejmowanie zadań grupowych). Kolejną opcją wyboru jest zakładka Ostatnio wybierani, gdzie odkładają się niedawno wskazani pracownicy.
Poniżej zakładek z możliwością wyboru pracownika znajduje się pole Uwagi, w której umieszcza się treść dekretacji. Można to zrobić poprzez wpisanie odpowiedniego polecenia czy prośby lub skorzystać z gotowych formuł przypisanych do przycisków znajdujących się pod polem. Liczba przycisków oraz przypisana do nich treść mogą być modyfikowane przez administratora i użytkowników.
System umożliwia także przekazywanie w ramach ustalonej z góry ścieżki obiegu. Jest to możliwe po zdefiniowaniu z góry obiegu dokumentu. Po wybraniu opcji Ustal ścieżkę obiegu należy wskazać pracowników, którzy kolejno będą przekazywać i otrzymywać dokument na poszczególnych etapach. Wyboru pracowników na każdym z etapów można dokonać w jednej z trzech zakładek: Pracownik (można wyszukać pracownika, wpisując fragment imienia lub nazwiska), Zadania grupowe (wystawianie i podejmowanie zadań grupowych) lub Ostatnio wybierani (niedawno wskazywani pracownicy). Dodanie kolejnych etapów ścieżki obiegu następuje poprzez kliknięcie przycisku z plusem Dodaj kolejny etap. Przy każdym z poszczególnych etapów dostępne jest osobne pole Uwagi, gdzie można umieścić treść dekretacji, wpisując odpowiednie polecenie, lub skorzystać z gotowych formuł przypisanych do przycisków znajdujących się pod polem.
Ostatnią z opcji ustawienia parametrów obiegu jest szablon zadań. W tym celu należy wybrać opcję Użyj szablonu zadań. W widoku pojawią się dostępne szablony. Po dokonaniu wyboru szablonu wyświetlą się jego poszczególne etapy, które opcjonalnie można edytować, tzn. zmienić pracownika lub treść w polu Uwagi. Użytkownik może również dodać kolejne etapy poprzez wybranie przycisku Dodaj kolejny etap.
Dekretowane pismo można również jednocześnie przekazać do wiadomości innym pracownikom. W tym celu należy kliknąć suwak Do wiadomości (kliknięcie powoduje zmianę koloru i przesunięcie suwaka). W odsłoniętych polach użytkownik może wskazać termin załatwienia oraz uzupełnić treść zadania do wiadomości. Następnie należy określić odbiorców zadania do wiadomości poprzez wyszukanie ich za pomocą imienia i nazwiska, wskazanie odpowiedniej grupy dystrybucyjnej lub osób spośród ostatnio wybieranych pracowników. Na samym dole trzeba wybrać dokumenty, które zostaną wystawione zadaniem Do wiadomości.
Pismo zostanie przekazane po kliknięciu przycisku Utwórz. Jednocześnie zostaną wystawione zadania Do wiadomości, jeśli tak wskazano.
Przekazane pismo jest dostępne do podglądu w sekcji Monitorowanie z kategorią Przekazanie (Dekretacja). Jeśli jednocześnie zostały wystawione zadania Do wiadomości, to będą one widoczne w osobnych pozycjach na liście w sekcji Monitorowanie.
Pracownik, do którego pismo zostało zadekretowane, odnajdzie je w sekcji Do obsłużenia, również z kategorią Przekazanie (Dekretacja).