Jest dopuszczalne wykorzystanie tego samego symbolu i hasła klasyfikacyjnego z wykazu akt do klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji nadsyłanej do podmiotu oraz powstającej w nim, zarówno jako tworzącej akta sprawy, jak i nietworzącej akt sprawy.
Należy jednak pamiętać, że to rozwiązanie powinno być stosowane sporadycznie, a nie regularnie. Powinno mieć zastosowanie szczególnie w klasach dotyczących m.in. finansów, reprezentacji i promocji jednostki, rzadziej zaś w klasach stricte merytorycznych, ponieważ dla nich wykaz akt przewiduje szereg haseł klasyfikacyjnych umożliwiających rejestrację spraw w wielu zakresach rzeczowych.