Pismo i nośnik posiadają ten sam numer RPW. Pismo układa się w składzie chronologicznym pełnym lub niepełnym, natomiast płyta jest rejestrowana w składzie informatycznych nośników danych.
Takie postępowanie wynika z zapisów Instrukcji Kancelaryjnej oraz Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji dotyczących organizacji i działania archiwów zakładowych.