Awaryjne pobieranie dokumentów z ePUAP – Podręcznik użytkownika systemu EZD RP

W przypadku problemów z odbieraniem dokumentów lub tymczasowym brakiem możliwości odbioru dokumentów z ePUAP (np. z powodu wygaśnięcia certyfikatu integracyjnego), istnieje możliwość ręcznego pobrania dokumentów z Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej. W tym celu należy jednak wykonać odpowiednie konfiguracje – zarówno w systemie EZD RP, jak i na samej platformie ePUAP.

Artykuł został podzielony na dwie części opisujące sposób wykonania czynności w różnych wariantach systemu. Aktualnie dostępne są dwa różne widoki systemu EZD RP – od wersji 21.7 wprowadzone zostały widoczne przy numerze wersji oznaczenia A i B:

litera A – oznacza, że podmiot korzysta z dotychczasowego sposobu gromadzenia i przetwarzania dokumentów (z modułami Zadania oraz Biurko > Pisma),
litera B – oznacza, że podmiot ma dostęp do opcji nowego sposobu pracy (z modułami Do obsłużenia, Monitorowanie oraz Zakończone > Zadania i pisma).

Wersja A

Wersja B

Awaryjne pobieranie dokumentów z ePUAP – rozdzielenie korespondencji wpływającej – dla wariantu systemu oznaczonego literą A

Wymagane uprawnienia

Aby móc skorzystać z opcji ręcznego pobrania dokumentów z ePUAP-u, wymagane jest posiadanie uprawnienia Administracja.ePUAP na poziomie Instytucja.

Wysyłanie informacji o nieodebranych dokumentach można skonfigurować na platformie ePUAP. W tym celu w sekcji administrowania konfiguracją skrytki, należy wybrać opcję Edytuj, przejść do sekcji Powiadomienia oraz ustawić adres poczty elektronicznej i czas po ilu dniach nieodbierania przesyłek ma być wysłane powiadomienie.

Procedura postępowania

1. Po zalogowaniu do ePUAP-u i przejściu do widoku zarządzania podmiotem, należy wybrać opcję Administracja > Budowanie usług > Skrytki > Awaryjne pobranie.

2. Następnie w polu Skrytka źródłowa należy wskazać skrytkę, z której zostaną pobrane dokumenty.

3. W polu Liczba dokumentów w wybranej skrytce wyświetlona zostanie liczba oczekujących na odebranie dokumentów.

4. W polu Maksymalna liczba dokumentów do pobrania należy wpisać 1 (niezależnie od liczby dokumentów znajdujących się w wybranej skrytce) i kliknąć przycisk Przygotuj.

5. Na ekranie pojawi się informacja o przygotowanym archiwum dokumentów. Po zweryfikowaniu danych w sekcji Podsumowanie, należy wskazać opcję Pobierz plik.

6. Po wykonaniu powyższych czynności rozpocznie się ściąganie pliku z archiwum.zip.

7. Następnie logujemy się do systemu EZD RP, przechodzimy do widoku Administracja > ePUAP i wybieramy opcję Pobieranie awaryjne. W nowym oknie Pobieranie awaryjne użytkownik wskazuje lub wybiera z dysku plik archiwum.zip. Operację zatwierdzamy klikając Zapisz.

8. Po prawidłowym wykonaniu operacji dodany zostanie wpływ do rejestru przesyłek wpływających. Na koncie użytkownika wskazanego do odbioru korespondencji ePUAP, w widoku
Biurko > W toku > Pisma pojawi się nowa pozycja.

9. Po zweryfikowaniu w systemie EZD RP pobranego awaryjnie ePisma, należy potwierdzić pobranie wpływów na platformie ePUAP. Przesyłka zostanie wówczas usunięta z kolejki na stronie ePUAP. W tym celu należy wybrać opcję Potwierdź pobranie.

Uwaga! Jeżeli w kolejce znajdowało się więcej przesyłek niż jedna, należy odczekać około 15-30 minut. Pozostałe przesyłki powinny automatycznie się pobrać. W przypadku gdy kolejka dokumentów na ePUAP nadal się nie zmieni, trzeba będzie powtórzyć operację pobrania i potwierdzenia jednej przesyłki (potwierdzenia UPP).

10. Wyświetlone zostanie nowe okno Podsumowanie potwierdzenia, w którym wyszczególnione są informacje dotyczące liczby przetworzonych dokumentów, liczby obiektów pozostałych w kolejce oraz liczba błędów.

Awaryjne pobieranie dokumentów z ePUAP – rozdzielenie korespondencji wpływającej – dla wariantu systemu oznaczonego literą B