Zakładanie sprawy
W oknie zakładania sprawy (artykuł z opisem sposobów zakładania sprawy dostępny jest tutaj) należy nadać sprawie tytuł i wskazać rok jej założenia (system automatycznie podpowiada rok bieżący).
Następnie użytkownik powinien wskazać klasę z jednolitego rzeczowego wykazu akt (JRWA) odpowiadającą zakładanej sprawie. Można to zrobić, wpisując numer lub fragment hasła JRWA.
Drugim sposobem jest wybranie klasy z wykazu rzeczowego, który jest prezentowany w formie drzewa JRWA.
System automatycznie podpowiada numer kolejnej sprawy, ale po wprowadzeniu odpowiednich ustawień w module Administracja możliwa jest w tym miejscu zmiana podpowiadanego numeru.
Dodatkowo przy zakładaniu pierwszej sprawy w wybranej klasie JRWA istnieje możliwość wskazania, czy wpisany ręcznie numer sprawy ma być numerem, od którego rozpocznie się automatyczna numeracja kolejnych spraw. Zaznaczenie pola wyboru przy opcji Rozpoczęcie automatycznej numeracji spraw od wskazanego numeru spowoduje, że system zablokuje możliwość późniejszego zakładania spraw o numerze niższym niż wskazany. Jeśli nie skorzystamy z tej opcji, przy zakładaniu kolejnej sprawy system podpowie pierwszy wolny numer.
Po sprawdzeniu poprawności danych należy wybrać przycisk Zapisz, aby zatwierdzić założenie sprawy.
Poprawnie zarejestrowana sprawa znajdzie się w widoku Biurko > W toku > Sprawy oraz w spisie spraw dla danej instancji.
Włączanie możliwości zmiany automatycznej numeracji (ustawienia w module Administracja)
Aby skonfigurować odpowiednie ustawienia, użytkownik z uprawnieniami administratora w menu głównym powinien wybrać moduł Administracja, a następnie kliknąć kafelek Ustawienia.
W kolejnym kroku należy odnaleźć sekcję Sprawy i kliknąć przycisk Edytuj.
W polu Dopuszczalne roczniki zakładania spraw administrator wpisuje kolejno roczniki, w których będzie możliwość zakładania spraw. Wpisaną wartość należy zatwierdzić, klikając przycisk dodawania (ikona z symbolem plusa). Aby umożliwić pracownikom wpisanie dowolnego numeru zakładanej sprawy, należy włączyć za pomocą suwaka opcję Zmiana automatycznej numeracji.
Zapisanie wprowadzonych ustawień umożliwi samodzielną zmianę podpowiadanego numeru sprawy podczas jej zakładania.