System EZD RP umożliwia przekazanie dokumentów do grupy wybranych osób – jako zadania grupowego. Trafia ono wówczas jednocześnie do wszystkich pracowników, którzy znajdują się we wcześniej zdefiniowanej grupie, ale tylko jeden z nich może je odebrać i zrealizować na swoim koncie. W momencie odbioru dokumentu/dokumentów przez tę osobę u pozostałych członków grupy stają się one niewidoczne.
Grupy pracowników powinny zostać zdefiniowane przez administratora na podstawie wcześniejszych ustaleń przeprowadzonych w organizacji. Mogą one składać się z osób, które współpracują ze sobą merytorycznie lub wykonują analogiczne czynności (na przykład ze wszystkich pracowników sekretariatu, działu prawnego czy z kadry kierowniczej). Sposób tworzenia takich grup został opisany w artykule pt. Tworzenie zadań grupowych.
- litera A – oznacza, że podmiot korzysta z dotychczasowego sposobu gromadzenia i przetwarzania dokumentów (z modułami Zadania oraz Biurko > Pisma),
- litera B – oznacza, że podmiot ma dostęp do opcji nowego sposobu pracy (z modułami Do obsłużenia, Monitorowanie oraz Zakończone > Zadania i pisma).
Wystawianie i podejmowanie zadań grupowych – dla wariantu systemu oznaczonego literą A
Wystawianie zadań grupowych
Wystawianie zadań grupowych możliwe jest w przypadku zadań do dekretacji i do realizacji. Chcąc zlecić zadanie grupowe do dekretacji, należy w widoku Biurko > W toku > Pisma zaznaczyć pole wyboru przy odpowiednim dokumencie, kliknąć opcję Do dekretacji, uzupełnić niezbędne dane oraz w zakładce Zadania grupowe wskazać interesującą nas grupę.
Zadanie zostanie wystawione po kliknięciu przycisku Utwórz.
Podejmowanie zadań grupowych
Przesyłka, która została objęta zadaniem grupowym do dekretacji, u wszystkich należących do danej grupy odbiorców pojawi się w sekcji Zadania > Nowe > Grupowe.
Każda osoba z grupy może podjąć decyzję o przyjęciu przesyłki. Po zaznaczeniu pola wyboru widocznego obok numeru RPW i kliknięciu opcji Przyjmij przesyłka zostanie przeniesiona na konto danego pracownika.
Po przyjęciu dokument pojawi się w sekcji Zadania > W realizacji. U pozostałych osób, które również były w grupie odbiorców, zadanie zniknie.
Funkcje powiązane z przesyłką przyjętą w sekcji Grupowe dostępne będą w prawym menu po kliknięciu pola wyboru widocznego obok numeru RPW oraz w widoku Szczegóły zadania pod przyciskiem Akcje.
Wystawianie i podejmowanie zadań grupowych – dla wariantu systemu oznaczonego literą B
Wystawianie zadań grupowych
Przekazywanie w ramach zadań grupowych możliwe jest w przypadku obiektów o kategorii Dokument, Przekazane, Udostępnione oraz Kopia. Chcąc zrealizować tę czynność, należy z widoku Do obsłużenia przejść do szczegółów obiektu, a następnie kliknąć przycisk Akcje i wybrać opcję Przekaż.
Po wybraniu akcji Przekaż pojawi się panel boczny Parametry przekazania. W panelu możliwe jest zaznaczenie opcji Przekazanie w ramach dekretacji. Jest to funkcja pozwalająca wyróżnić przekazany obiekt jako zawierający dekretację. U odbiorcy opcja ta wizualizowana jest w postaci znajdującego się w kategorii obiektu dopisku o treści Przekazane (Dekretacja).
Następnie możliwe jest wskazanie terminu załatwienia (pole nieobowiązkowe). Jest to dla odbiorcy informacja dotycząca pożądanego terminu realizacji zadania. Przekroczenie go nie powoduje jednak w wystawionym zadaniu żadnych zmian – nadal będzie ono możliwe do zrealizowania.
Jako odbiorców przekazania należy wskazać w zakładce Zadania grupowe odpowiednią grupę. Sprawdzenie, jacy użytkownicy zostali przypisani do danej grupy, jest możliwe poprzez najechanie kursorem myszy na znajdującą się na przycisku nazwy grupy ikonę z literą i. Przekazanie zostanie wykonane po kliknięciu przycisku Utwórz.
Podejmowanie zadań grupowych
Obiekt, który został objęty zadaniem grupowym, u wszystkich odbiorców należących do danej grupy pojawi się w sekcji Do obsłużenia. W widoku listy obiektów jest on oznaczony w kolumnie Typ ikoną zadania grupowego.
Zadanie grupowe może przyjąć do realizacji tylko jedna ze wskazanych w grupie osób. Aby to zrobić, należy przejść do szczegółów obiektu i kliknąć Przyjmij. Obiekt pozostanie wówczas na koncie przyjmującego, a u pozostałych osób, które zostały wskazane w grupie odbiorców – zniknie.
