System EZD RP zapewnia użytkownikom możliwość optymalizacji i automatyzacji procesów biznesowych, dzięki czemu dokumenty, informacje oraz zadania są przekazywane między pracownikami według określonych standardów, procedur i w zdefiniowanej przez instytucję kolejności. System umożliwia elastyczne przetwarzanie dokumentów i ich sprawny przepływ poprzez zastąpienie trybu obiegowego trybem zadaniowym.
Przykładowy przebieg procesu biznesowego
Ujednolicone procesy wewnętrzne zostały uzupełnione o możliwość jednoczesnej realizacji wielu czynności przez różne osoby w zakresie tej samej sprawy przy zapewnieniu bezpieczeństwa danych i zachowaniu zgodności z obowiązującymi przepisami.
Role pracowników i realizacja zadań
Podstawowymi obiektami biznesowymi w systemie EZD RP są zadania, sprawy, pisma i dokumenty. Głównym założeniem jest praca na podstawie tworzonych, zlecanych i otrzymywanych zadań. Realizacja zadania polega na wykonaniu określonej czynności w systemie w odniesieniu do dokumentu lub pisma dołączonego do akt sprawy. Wymienione w diagramie czynności to części składowe zadań.
Tryb zadaniowy umożliwia jednoczesne realizowanie wielu czynności przez różne osoby w zakresie tej samej sprawy lub dotyczące jednego dokumentu. Zadania zlecone użytkownikom znajdują się na koncie użytkownika w sekcji Zadania, gdzie można je filtrować w zależności od typu zadania (np. do dekretacji, do podpisu).
Czynności realizowane w ramach zadań są wykonywane przez przydzielonych do nich użytkowników, a widoczne w systemie statusy ułatwiają zarówno pracownikom jak i ich przełożonym monitorowanie stopnia realizacji zadania (np. oczekujące, zrealizowane).