Sprawę w systemie może zakończyć wyłącznie osoba odpowiedzialna za jej prowadzenie, jeżeli ma ona status W toku. Aby to zrobić, użytkownik powinien przejść do widoku Biurko > W toku i znaleźć sprawę na liście lub skorzystać z funkcji wyszukiwania po znaku sprawy. Następnie, po wyświetleniu szczegółów danej sprawy, użytkownik powinien kliknąć przycisk Akcje i wybrać z menu opcję Zakończ sprawę.
Pojawi się panel boczny, w którym można potwierdzić zakończenie wybranej sprawy. Z listy rozwijanej użytkownik wybiera powód, a następnie określa datę zakończenia sprawy. Istnieje również opcja dodania uwag. Wprowadzone dane zapisujemy, klikając przycisk Tak.
Jeżeli pola Nazwa oraz Data zakończenia/Data zakończenia KPA nie zostaną uzupełnione, system wyświetli informację, że są to pola wymagane.
Walidacja – uzupełnienie metadanych dokumentów
Ważną kwestią podczas zakańczania sprawy jest uzupełnienie metadanych wszystkich dokumentów. Jeżeli w sprawie znajdują się dokumenty, które nie mają uzupełnionych metadanych, system wyświetli komunikat wraz ze wskazaniem tych dokumentów.
Należy uzupełnić metadane zarówno dla dokumentów jak i do ich załączników. Po uzupełnieniu metadanych wskazanych dokumentów możliwe jest zakończenie sprawy.
Walidacja – zwrot dokumentów do składów
Mechanizmy kontrolne zaimplementowane w EZD RP sprawdzają, czy do sprawy dołączony jest jakikolwiek zarejestrowany w składzie chronologicznym dokument, który ma status Gotowy do odbioru lub Wypożyczony.
Jeżeli w sprawie znajdują się dokumenty, które są odwzorowane cyfrowo, a ich papierowe oryginały zarejestrowane są w składach chronologicznych ze statusem Gotowy do odbioru, wyświetlony zostanie komunikat, że istnieją dokumenty, które nie zostały zwrócone do składu chronologicznego.
Jeżeli w sprawie znajdują się dokumenty ze statusem Wypożyczony, wyświetlona zostaje informacja o tym, że w sprawie znajdują się dokumenty, które są wypożyczone ze składu.
Zakończenie sprawy będzie możliwe po zwróceniu dokumentów do składu chronologicznego i zmianie statusu dokumentów na Dostępny.
Walidacja – zakończenie rozpoczętych zadań
Jeżeli w sprawie znajdują się dokumenty powiązane z wystawionymi zadaniami i zadania te nie zostały zakończone, system uniemożliwi zakończenie takiej sprawy. Na ekranie wyświetlony zostanie odpowiedni komunikat ze wskazaniem dokumentu.
Zakończenie sprawy będzie możliwe po realizacji wszystkich aktywnych zadań. Zakończona sprawa zostanie automatycznie przeniesiona do sekcji Biurko > Zakończone.