Udostępnianie zadania do realizacji
Aby udostępnić zadanie do realizacji, należy przejść do widoku akt sprawy i zaznaczyć pola wyboru przy nazwach dokumentów, które mają zostać udostępnione. Następnie w menu kontekstowym po prawej stronie ekranu klikamy opcję Udostępnij do realizacji.
Wyświetli się panel boczny Utwórz nowe zadanie udostępnienia do realizacji. Można w nim dodać treść zadania i wskazać osoby, którym zostaną udostępnione dokumenty. Następnie zaznaczamy, w jakim trybie chcemy je udostępnić (do odczytu lub edycji) i czy oczekiwać wkładu własnego. Można także wyznaczyć datę realizacji zadania. Po określeniu wszystkich parametrów należy kliknąć przycisk Utwórz.
Przy dokumentach udostępnionych w trybie do edycji pojawi się ikona kłódki, która będzie widoczna przy dokumencie zarówno z poziomu akt sprawy, jak i z poziomu zadania. Aby móc edytować dokument, należy kliknąć ikonę otwartej kłódki, co spowoduje jej zamknięcie. Dzięki tej czynności w menu kontekstowym pojawi się dodatkowa opcja – Edytuj.
Pracownik, któremu pliki zostały udostępnione, zobaczy je na swoim koncie, w zakładce Zadania > Nowe. Po kliknięciu wiersza z zadaniem można przejść do jego szczegółów, a po zaznaczeniu pola wyboru wybrać jedną z dwóch opcji w menu kontekstowym: Deleguj lub Historia zadania.
Praca z udostępnionym zadaniem
Po otwarciu nowego zadania automatycznie przenoszone jest ono do widoku Zadania > W realizacji. Po kliknięciu zadania wyświetlone zostaną jego szczegóły w podziale na trzy sekcje: Dokumenty udostępnione, Dokumenty własne oraz Otrzymane wkłady.
W pierwszej sekcji znajdują się udostępnione dokumenty. Jeśli przy dokumencie widoczna jest ikona kłódki, to po jej zamknięciu i zaznaczeniu pola wyboru przy nazwie dokumentu, pojawi się opcja Edytuj. Kliknięcie jej spowoduje, że dokument otworzy się w edytorze tekstu, co pozwala na wprowadzenie i zapisanie zmian.
W sekcji Dokumenty własne pojawią się dokumenty utworzone przez użytkownika, który pracuje na zadaniu. Tworzenie własnych dokumentów umożliwia opcja Dodaj.
Po zaznaczeniu pola wyboru przy utworzonym dokumencie w menu kontekstowym dostępne będą opcje: Anonimizator, Akceptuj, Do akceptacji, Do podpisu, Edytuj, Metadane, Udostępnij do realizacji, Udostępnij do wiadomości, Usuń, Wersje dokumentu, Zatwierdź wkład, Zmień nazwę.
Wszystkie te czynności wykonuje się tak samo jak w przypadku dokumentów dostępnych w sprawie czy na biurku. Aby przygotowane dokumenty pojawiły się w aktach u osoby, która zleciła zadanie, należy takie dokumenty zatwierdzić, klikając Zatwierdź wkład.
System sprawdza, czy zatwierdzany dokument ma uzupełnione metadane. Jeśli ten obowiązek nie został dopełniony, wyświetli się stosowny komunikat.
Przy zatwierdzonych dokumentach, czyli tzw. wkładach własnych, pojawi się zielona ikona oznaczająca zatwierdzony plik.
Z kolei w sekcji Otrzymane wkłady pojawią się dokumenty zatwierdzone przez inne osoby, którym użytkownik wystawił zadanie udostępnienia z własnego zadania.
Jeśli praca na zadaniu udostępnienia do realizacji zostanie zakończona, należy je zamknąć, klikając w widoku szczegółów zadania przycisk Akcje i wybierając opcję Zakończ zadanie.
Po jej kliknięciu zadanie pojawi się w widoku Zadania > Zrealizowane.
Wprowadzone zmiany w dokumentach udostępnionych do edycji będą widoczne na wszystkich poziomach dostępu do danego dokumentu. Z kolei zatwierdzone wkłady własne będą widoczne z poziomu, z którego nastąpiło wystawienie zadania udostępnienia do realizacji. Przy nazwach zatwierdzonych wkładów pojawi się dodatkowa informacja, że jest to wkład własny.
Warunki zakończenia zadania
Jeżeli użytkownik wystawiający zadanie zażądał dodania lub zatwierdzenia wkładu własnego, to po kliknięciu opcji Zakończ zadanie system weryfikuje, czy żądanie to zostało spełnione.
W systuacji gdy użytkownik chce zakończyć zadanie, ale nie dodał lub nie zatwierdził wymaganego wkładu własnego, oprogramowanie wyświetli odpowiedni komunikat. Możliwe jest zakończenie zadania bez dodania i zatwierdzenia wkładu własnego. W tym celu należy zaznaczyć pole wyboru przy opcji Nie chcę dodawać wkładu własnego. Po zaznaczeniu tego pola oprogramowanie umożliwi zakończenie zadania bez dodania wkładu własnego.
Jeżeli użytkownik, który otrzymał takie zadanie, udostępni powiązane dokumenty do realizacji innemu pracownikowi, system zablokuje możliwość zamknięcia zadania do czasu, aż ostatnia osoba nie zakończy swojego zadania. Wyświetlony zostanie stosowny komunikat, który informuje o braku możliwości zakończenia.
