Dokumenty papierowe, które dotyczą spraw prowadzonych elektronicznie, są przechowywane w składach chronologicznych. Zdarza się jednak, że trzeba je wyrejestrować, czyli zabrać ze składu. Przykładem jest sytuacja, gdy prowadzący sprawę elektroniczną musi wysłać oryginały dokumentów do innego podmiotu, np. sądu. Bywa też tak, że dokumenty zostały zarejestrowane w składzie niepotrzebnie (lub przez pomyłkę) i będą jednak procedowane papierowo (tradycyjnie).
- litera A – oznacza, że podmiot korzysta z dotychczasowego sposobu gromadzenia i przetwarzania dokumentów (z modułami Zadania oraz Biurko > Pisma),
- litera B – oznacza, że podmiot ma dostęp do opcji nowego sposobu pracy (z modułami Do obsłużenia, Monitorowanie oraz Zakończone > Zadania i pisma).
Zamówienie wyrejestrowania dokumentów ze składów chronologicznych – dla wariantu systemu oznaczonego literą A
Wyrejestrowanie dokumentów ze składu możliwe jest w widoku szczegółów sprawy oraz w zadaniach Do dekretacji i Do realizacji.
Zamówienie do wyrejestrowania ze sprawy
W systemie EZD RP zamówienie do wypożyczenia lub wyrejestrowania dokumentów ze składów chronologicznych jest możliwe po wejściu w szczegóły sprawy i wybraniu zakładki Składy. Po jej kliknięciu użytkownik widzi listę zarejestrowanych w składzie chronologicznym dokumentów z danej sprawy. Zaznaczenie pola wyboru przy dokumencie ze statusem Dostępny spowoduje pojawienie się w menu kontekstowym z prawej strony opcji Zamów do wypożyczenia i Zamów do wyrejestrowania.
Po wybraniu opcji Zamów do wyrejestrowania wyświetli się panel boczny, w którym należy podać powód wyrejestrowania dokumentu i zatwierdzić przyciskiem Tak.
Zamówienie dokumentu do wyrejestrowania spowoduje zmianę jego statusu na Zarezerwowany.
Po zaznaczeniu pola wyboru przy takim dokumencie w menu kontekstowym dostępna jest opcja Anuluj zamówienie.
Złożenie przez pracownika merytorycznego zamówienia wyrejestrowania dokumentu ze składu powoduje, że osoby obsługujące składy chronologiczne otrzymują powiadomienie. Mogą wówczas przygotować dokument do wydania.
Pracownik składów przygotowuje dokument i oznacza go w systemie jako Gotowy do odbioru.
Osoba składająca zamówienie otrzymuje stosowne powiadomienie i może odebrać oryginał dokumentu. W momencie zrealizowania zamówienia przez pracowników kancelarii status dokumentu zostanie zmieniony na Wyrejestrowany.
Dokument wyrejestrowany ze składu może do niego powrócić. Ponowna rejestracja wykonywana jest przez pracownika obsługującego składy. Informacja o tym fakcie oraz o nowym numerze w składzie odkłada się w sprawie, w zakładce Składy.
Zamówienie do wyrejestrowania z poziomu Zadania > W realizacji
W systemie EZD RP można też złożyć zamówienie wyrejestrowania dokumentów ze składów chronologicznych z widoku Zadania > W realizacji. Możliwe to jest do wykonania w dwóch rodzajach zadań – Do dekretacji i Do realizacji.
Najpierw należy wybrać wspomnianą sekcję w menu głównym, a następnie kliknąć na liście odpowiednie zadanie, aby wyświetlić jego szczegóły. Po zaznaczeniu pola wyboru przy dokumencie w menu kontekstowym z prawej strony ekranu dostępna będzie opcja Zamów do wyrejestrowania, którą trzeba kliknąć.
Opcja ta dostępna jest tylko przy dokumentach, które zostały zarejestrowane w składach (czyli znajdująca się przy nich ikona S jest różowa).
Po złożeniu przez pracownika merytorycznego zamówienia wyrejestrowania dokumentu ze składu procedura wygląda tak samo jak w szczegółach sprawy. Pracownik obsługujący składy chronologiczne otrzyma powiadomienie, a następnie przygotuje dokument do wydania.
Przygotowany przez pracownika obsługującego składy chronologiczne dokument zostanie oznaczony w systemie jako Gotowy do odbioru.
Pracownik, który złożył zamówienie, otrzyma powiadomienie o możliwości jego odbioru.
Wyrejestrowanie dokumentu ze składu chronologicznego z poziomu zadania pozwala założyć sprawę papierową (P). Nie jest natomiast możliwe założenie sprawy elektronicznej (E).
Zamówienie wyrejestrowania dokumentów ze składów chronologicznych – dla wariantu systemu oznaczonego literą B
Wyrejestrowanie dokumentów ze składu możliwe jest w widoku szczegółów sprawy oraz w sekcji Do obsłużenia.
Zamówienie do wyrejestrowania ze sprawy
W systemie EZD RP zamówienie do wypożyczenia lub wyrejestrowania dokumentów ze składów chronologicznych jest możliwe po wejściu w szczegóły sprawy i wybraniu zakładki Składy. Po jej kliknięciu użytkownik widzi listę zarejestrowanych w składzie chronologicznym dokumentów z danej sprawy. Zaznaczenie pola wyboru przy dokumencie ze statusem Dostępny spowoduje pojawienie się w menu kontekstowym z prawej strony opcji Zamów do wypożyczenia i Zamów do wyrejestrowania.
Po wybraniu opcji Zamów do wyrejestrowania wyświetli się panel boczny, w którym należy podać powód wyrejestrowania dokumentu i zatwierdzić przyciskiem Tak.
Zamówienie dokumentu do wyrejestrowania spowoduje zmianę jego statusu na Zarezerwowany.
Po zaznaczeniu pola wyboru przy takim dokumencie w menu kontekstowym dostępna jest opcja Anuluj zamówienie.
Złożenie przez pracownika merytorycznego zamówienia wyrejestrowania dokumentu ze składu powoduje, że osoby obsługujące składy chronologiczne otrzymują powiadomienie. Mogą wówczas przygotować dokument do wydania.
Pracownik składów przygotowuje dokument i oznacza go w systemie jako Gotowy do odbioru.
Osoba składająca zamówienie otrzymuje stosowne powiadomienie i może odebrać oryginał dokumentu. W momencie zrealizowania zamówienia przez pracowników kancelarii status dokumentu zostanie zmieniony na Wyrejestrowany.
Dokument wyrejestrowany ze składu może do niego powrócić. Ponowna rejestracja wykonywana jest przez pracownika obsługującego składy. Informacja o tym fakcie oraz o nowym numerze w składzie odkłada się w sprawie, w zakładce Składy.
Zamówienie do wyrejestrowania z poziomu modułu Do obsłużenia
W systemie EZD RP można też złożyć zamówienie wyrejestrowania dokumentów ze składów chronologicznych z modułu Do obsłużenia. Po wybraniu go w menu głównym należy kliknąć odpowiedni wiersz na liście. Spowoduje to wyświetlenie widoku szczegółów obiektu. Po zaznaczeniu pola wyboru przy interesującym nas dokumencie w menu kontekstowym znajdującym się z prawej strony ekranu należy kliknąć opcję Zamów do wyrejestrowania.
Opcja ta dostępna jest tylko przy dokumentach, które zostały zarejestrowane w składach (czyli przy tych, przy których ikona z literą S jest różowa).
Po złożeniu przez pracownika merytorycznego zamówienia wyrejestrowania dokumentu ze składu procedura wygląda tak samo jak w szczegółach sprawy. Pracownik obsługujący składy chronologiczne otrzyma powiadomienie, a następnie przygotuje dokument do wydania.
Przygotowany przez pracownika obsługującego składy chronologiczne dokument zostanie oznaczony w systemie jako Gotowy do odbioru.
Pracownik, który złożył zamówienie, otrzyma powiadomienie o możliwości jego odbioru.
Wyrejestrowanie dokumentu ze składu chronologicznego z poziomu modułu Do obsłużenia pozwala założyć sprawę papierową (P). Nie jest natomiast możliwe założenie sprawy elektronicznej (E).