Zakładanie sprawy
W oknie zakładania sprawy (artykuł z opisem sposobów zakładania sprawy dostępny jest tutaj) należy nadać sprawie tytuł i wskazać rok jej założenia (system automatycznie podpowiada rok bieżący). W kolejnym kroku użytkownik wskazuje klasę z jednolitego rzeczowego wykazu akt (JRWA) odpowiadającą zakładanej sprawie. Można to zrobić, wpisując numer lub fragment hasła JRWA.
System automatycznie podpowiada numer kolejnej sprawy. Dla pierwszej sprawy w danej klasie można go zmienić i nadać inny, ale dla każdej następnej edycja numeru przez pracownika będzie niemożliwa.
Wyjątkiem od tej reguły jest sytuacja, gdy administrator włączy możliwość ręcznego zmieniania numerów spraw przez pracowników. Wówczas pole Numer sprawy będzie aktywne nie tylko podczas zakładania pierwszej z nich – pracownik będzie mógł wprowadzić samodzielnie także numer każdej kolejnej.
Należy przy tym pamiętać, że wskazanie innego numeru niż podpowiadany przez system spowoduje zablokowanie pominiętych numerów. System będzie je traktował jako numery zajęte. Jeśli na przykład zamiast podpowiadanej klasy 5 użytkownik założy sprawę 7, kolejna otrzyma numer 8.
Założenie sprawy z pominiętymi numerami będzie możliwe tylko wtedy, gdy sprawy z numerami wyższymi zostaną usunięte (zob. Usuwanie znaku sprawy).
Poprawnie zarejestrowana sprawa znajdzie się w widoku Biurko > W toku > Sprawy oraz w spisie spraw.
Włączanie możliwości zmiany automatycznej numeracji (ustawienia w module Administracja)
Aby skonfigurować odpowiednie ustawienia, użytkownik z uprawnieniami administratora w menu głównym powinien wybrać moduł Administracja, a następnie kliknąć kafelek Ustawienia.
W kolejnym kroku należy odnaleźć sekcję Sprawy i kliknąć przycisk Edytuj.
W polu Dopuszczalne roczniki zakładania spraw administrator wpisuje kolejno roczniki, w których będzie możliwość zakładania spraw. Podaną wartość należy zatwierdzić, klikając przycisk dodawania (ikona z symbolem plusa). Aby umożliwić pracownikom wpisanie dowolnego numeru zakładanej sprawy, należy włączyć za pomocą suwaka opcję Zmiana automatycznej numeracji.
Zapisanie wprowadzonych ustawień umożliwi samodzielną zmianę podpowiadanego numeru sprawy podczas jej zakładania.