Zwykłe zakończenie służy do zakończenia pism, które przez pomyłkę zostały wprowadzone do systemu EZD, mimo że nie powinny się tam znaleźć.
Zgodnie z instrukcją kancelaryjną przesyłki dzielą się na:
- pisma tworzące akta sprawy,
- pisma nietworzące akt sprawy.
Jeśli nie zakładamy sprawy, właściwym sposobem zakończenia obiegu pisma jest oznaczenie Zakończ > Nie stanowi akt sprawy.
Dodatkowo, w wypadku pism dotyczących spraw rozpoczętych przed wdrożeniem EZD RP, system umożliwia zakończenie ich obiegu z adnotacją Sprawa prowadzona poza EZD.