Dokumenty papierowe wytworzone w ramach prowadzenia spraw elektronicznych należy zarejestrować w odpowiednio zdefiniowanym składzie chronologicznym pism wewnętrznych. Za oznaczanie tych dokumentów odpowiada osoba merytoryczna prowadząca sprawę, a ich fizyczne przyjęcie następuje w Kancelarii.
Rejestr pism wewnętrznych służy do ewidencjonowania pism wytworzonych w instytucji. Jest to rejestr centralny, prowadzony rocznie – numeracja wpisów zaczyna się od 1 na początku każdego roku. Dodawanie dokumentów do rejestru odbywa się z poziomu akt sprawy.