Modyfikacje struktury, takie jak tworzenie, łączenie, usuwanie lub przenoszenie komórek organizacyjnych, powinny opierać się na udokumentowanych regulacjach wewnętrznych. Jeżeli to możliwe, należy je poprzedzić testami wykonanymi na wersji testowej EZD RP, a dopiero później zaimplementować na wersji produkcyjnej.
Można wyróżnić następujące typy zmian przeprowadzanych na komórkach organizacyjnych:
- Zmiana (korekta) nazwy komórki organizacyjnej
- Zmiana symbolu komórki
- Utworzenie nowej komórki
- Połączenie dwóch komórek
- Podział komórki organizacyjnej wraz z podziałem zadań
Zmiana (korekta) nazwy komórki organizacyjnej
Zmianę polegającą na poprawie nazwy komórki (literówek) lub jej uzupełnieniu do pełnego brzmienia wykonujemy w programie KUiP – w module Struktura > Struktura Robocza. W tym celu należy wybrać znajdującą się przy stanowisku funkcję Popraw komórkę. Do odnalezienia interesującej nas komórki można wykorzystać funkcję Wyszukaj – poprzez wpisanie w polu początkowego fragmentu nazwy komórki.
W formularzu pt. Poprawa + nazwa komórki + jej symbol, który się pojawi, należy poprawić literówki lub uzupełnić nazwę komórki do jej pełnego brzmienia. Opcjonalnie można zmienić miejsce wyświetlania komórki w drzewku struktury oraz jej rodzaj (pole Typ komórki). Po wykonaniu zmian trzeba wybrać opcję Zapisz.
Zmiana symbolu komórki organizacyjnej (jej oznaczenia)
W przypadku podjęcia przez kierownika jednostki decyzji o zmianie symbolu komórki organizacyjnej przy zachowaniu lub modyfikacji nazwy komórki, podczas gdy zakres zadań w komórce pozostanie taki sam lub zostanie nieznacznie zmieniony, po udokumentowaniu tej operacji w regulacjach wewnętrznych, należy wykonać czynności według poniższego scenariusza:
- W programie KUiP, w module Struktura > Struktura Robocza, trzeba utworzyć nową komórkę organizacyjną z nowym symbolem komórki.
- W programie EZD RP pracownicy, którzy mają zostać przypisani do nowej komórki, powinni zakończyć wszystkie sprawy, na których nie będą wykonywane już żadne czynności.
- W programie KUiP, w module Struktura > Struktura Robocza, należy przenieść stanowiska użytkowników do nowej komórki organizacyjnej.
- Trzeba wdrożyć wprowadzone zmiany poprzez wybranie w module Struktura Robocza opcji Wdrożenie struktury roboczej.
- Przeniesieni pracownicy powinni dokonać przerejestrowania spraw bieżących/czynnych z poprzedniej komórki pod nowy symbol. Sposób wykonania czynności przerejestrowania opisano w artykule pt. Przerejestrowanie sprawy.
- Po upewnieniu się, że zmiana została wykonana prawidłowo, można usunąć pustą komórkę z poprzednim symbolem.
Utworzenie nowej komórki
W przypadku podjęcia przez kierownika jednostki decyzji o utworzeniu nowej komórki organizacyjnej, po udokumentowaniu tej operacji w regulacjach wewnętrznych, należy wykonać czynności według poniższego scenariusza:
- W programie KUiP, w module Struktura > Struktura Robocza, trzeba utworzyć nową komórkę organizacyjną.
- W programie KUiP, w module Struktura > Struktura Robocza, należy założyć nowe stanowiska użytkowników lub przenieść już istniejące do nowo utworzonej komórki organizacyjnej.
- W programie EZD RP pracownicy mający pracować w nowej komórce powinni zakończyć wszystkie sprawy, na których nie będą wykonywane już żadne czynności.
- Trzeba wdrożyć wprowadzone zmiany poprzez wybranie w module Struktura Robocza opcji Wdrożenie struktury roboczej.
- Przeniesieni pracownicy powinni dokonać przerejestrowania spraw bieżących/czynnych z poprzedniej komórki pod nowy symbol. Sposób wykonania czynności przerejestrowania opisano w artykule pt. Przerejestrowanie sprawy.
Połączenie dwóch komórek
W przypadku podjęcia przez kierownika jednostki decyzji o utworzeniu nowej komórki organizacyjnej z połączenia dwóch istniejących, po udokumentowaniu tej modyfikacji w regulacjach wewnętrznych, należy wykonać czynności według poniższego scenariusza:
- W programie KUiP, w module Struktura > Struktura Robocza, trzeba utworzyć nową komórkę organizacyjną.
- W programie EZD RP pracownicy mający pracować w nowej komórce powinni zakończyć wszystkie sprawy, na których nie będą wykonywane już żadne czynności.
- W programie KUiP, w module Struktura > Struktura Robocza, należy założyć nowe stanowiska użytkowników lub przenieść już istniejące do nowo utworzonej komórki organizacyjnej.
- Trzeba wdrożyć wprowadzone zmiany poprzez wybranie w module Struktura Robocza opcji Wdrożenie struktury roboczej.
- Przeniesieni pracownicy powinni dokonać przerejestrowania spraw bieżących/czynnych z poprzedniej komórki pod nowy symbol. Sposób wykonania czynności przerejestrowania opisano w artykule pt. Przerejestrowanie sprawy.
- Po przeniesieniu wszystkich stanowisk do nowej komórki oraz upewnieniu się, że zmiana została wykonana prawidłowo, można usunąć puste komórki przeznaczone do likwidacji.
Podział komórki organizacyjnej wraz z podziałem zadań
W przypadku podjęcia przez kierownika jednostki decyzji o podziale komórki organizacyjnej, po udokumentowaniu tej modyfikacji w regulacjach wewnętrznych, należy wykonać czynności według poniższego scenariusza:
- W programie KUiP, w module Struktura > Struktura Robocza, trzeba utworzyć nowe komórki organizacyjne.
- W programie EZD RP pracownicy, którzy mają zostać przeniesieni do nowych komórek, powinni zakończyć wszystkie sprawy, na których nie będą wykonywane już żadne czynności.
- W programie KUiP, w module Struktura > Struktura Robocza, należy przenieść stanowiska użytkowników do wskazanych komórek organizacyjnych.
- Trzeba wdrożyć wprowadzone zmiany poprzez wybranie w module Struktura Robocza opcji Wdrożenie struktury roboczej
Czynność wdrożenia struktury powinna zostać wykonana w dniu zmian organizacyjnych lub pod koniec dnia je poprzedzającego.
- Przeniesieni pracownicy powinni dokonać przerejestrowania spraw bieżących/czynnych z poprzedniej komórki pod nowy symbol. Sposób wykonania czynności przerejestrowania opisano w artykule pt. Przerejestrowanie sprawy.
- Po przeniesieniu wszystkich stanowisk do nowych komórek oraz upewnieniu się, że zmiana została wykonana prawidłowo, można usunąć puste komórki przeznaczone do likwidacji.
