System EZD RP umożliwia obsługę korespondencji zbiorczej, czyli takiej, która pozwala na wysyłanie do jednego adresata kilku dokumentów z różnych spraw w jednej przesyłce.
- litera A – oznacza, że podmiot korzysta z dotychczasowego sposobu gromadzenia i przetwarzania dokumentów (z modułami Zadania oraz Biurko > Pisma),
- litera B – oznacza, że podmiot ma dostęp do opcji nowego sposobu pracy (z modułami Do obsłużenia, Monitorowanie oraz Zakończone > Zadania i pisma).
Rejestrowanie korespondencji wychodzącej zbiorczej – dla wariantu systemu oznaczonego literą A
W celu zarejestrowania korespondencji zbiorczej z poziomu sprawy należy zaznaczyć pole wyboru przy dokumencie lub dokumentach przeznaczonych do wysłania, a następnie w menu kontekstowym z prawej strony ekranu wybrać opcję Wyślij > Zbiorczo.
Pojawi się okno Rejestrowanie korespondencji wychodzącej zbiorczej z listą dokumentów, które system załączył do wysyłki. Klikając przycisk Dalej, przechodzimy do następnego kroku, gdzie wskazujemy odbiorców korespondencji.
Wyświetli się nowy widok z możliwością wyszukiwania kontaktów. W zakładce Wyszukaj znajduje się wyszukiwarka, która umożliwia znalezienie adresatów, którzy są wpisani w bazie adresowej jako odbiorcy korespondencji zbiorczej. Po wybraniu drugiej zakładki, czyli wyszukiwania zaawansowanego system wskaże kontakty, które dokładnie odpowiadają wprowadzonym danym. Kliknięcie kontaktu wyświetlonego na liście spowoduje przeniesienie go do zakładki Wybrani.
Po wypełnieniu pól w widoku Rejestrowanie korespondencji wychodzącej zbiorczej i zatwierdzeniu ich przyciskiem Zapisz, ikona wysyłki oznaczona literą W zostanie wyróżniona kolorem. Po najechaniu kursorem myszy na tę ikonę, pojawi się informacja: Wygenerowana korespondencja wychodząca.
Aby zapoznać się ze szczegółami wysyłki zbiorczej, należy kliknąć aktywną ikonę statusu z literą W. Po prawej stronie ekranu wyświetli się panel z informacjami o szczegółach wysyłki.
Informacja o wysyłce i statusie odłoży się w zakładce Wysyłki, widocznej w szczegółach sprawy. Ikona czerwonej strzałki oraz status Oczekująca oznaczają, że przesyłka nie została jeszcze obsłużona przez pracownika kancelarii.
Gdy w kancelarii rozpocznie się proces obsługi korespondencji zbiorczej, zostanie nadany numer z rejestru korespondencji wychodzącej (RKW) dla koperty zbiorczej, a status wysyłki będzie się odpowiednio zmieniał. Najpierw status zmieni się na Przyjęta (niebieska ikona ze strzałką).
Następnie zmieni się na Wysłana (zielona ikona ze strzałką).
Po kliknięciu ikony ze strzałką, wyświetli się panel boczny, w którym można podejrzeć szczegóły wysyłki.
Lista korespondencji w zakładce Wysyłki wyświetla się w kolejności chronologicznej. Ikona przy dacie wysyłki informuje o formie, w jakiej korespondencja została wysłana.
Rejestrowanie korespondencji wychodzącej zbiorczej – dla wariantu systemu oznaczonego literą B
W celu zarejestrowania korespondencji zbiorczej z poziomu sprawy należy zaznaczyć pole wyboru przy dokumencie lub dokumentach przeznaczonych do wysłania, a następnie w menu kontekstowym z prawej strony ekranu wybrać opcję Wyślij > Zbiorczo.
Pojawi się okno Rejestrowanie korespondencji wychodzącej zbiorczej z listą dokumentów, które system załączył do wysyłki. Klikając przycisk Dalej, przechodzimy do następnego kroku, gdzie wskazujemy odbiorców korespondencji.
Wyświetli się nowy widok z możliwością wyszukiwania kontaktów. W zakładce Wyszukaj znajduje się wyszukiwarka, która umożliwia znalezienie adresatów, którzy są wpisani w bazie adresowej jako odbiorcy korespondencji zbiorczej. Po wybraniu drugiej zakładki, czyli wyszukiwania zaawansowanego system wskaże kontakty, które dokładnie odpowiadają wprowadzonym danym. Kliknięcie kontaktu wyświetlonego na liście spowoduje przeniesienie go do zakładki Wybrani.
Po wypełnieniu pól w widoku Rejestrowanie korespondencji wychodzącej zbiorczej i zatwierdzeniu ich przyciskiem Zapisz, ikona wysyłki oznaczona literą W zostanie wyróżniona kolorem. Po najechaniu kursorem myszy na tę ikonę, pojawi się informacja: Wygenerowana korespondencja wychodząca.
Aby zapoznać się ze szczegółami wysyłki zbiorczej, należy kliknąć aktywną ikonę statusu z literą W. Po prawej stronie ekranu wyświetli się panel z informacjami o szczegółach wysyłki.
Informacja o wysyłce i statusie odłoży się w zakładce Wysyłki, widocznej w szczegółach sprawy. Szara ikona statusu Oczekująca oznacza, że przesyłka nie została jeszcze obsłużona przez pracownika kancelarii.
Gdy w kancelarii rozpocznie się proces obsługi korespondencji zbiorczej, zostanie nadany numer z rejestru korespondencji wychodzącej (RKW) dla koperty zbiorczej, a status wysyłki będzie się odpowiednio zmieniał. Po wysyłce status zmieni się na Wysłana (zielona ikona ze strzałką).
Po kliknięciu ikony ze strzałką, wyświetli się panel boczny, w którym można podejrzeć szczegóły wysyłki.
Lista korespondencji w zakładce Wysyłki wyświetla się w kolejności chronologicznej. Ikona przy dacie wysyłki informuje o formie, w jakiej korespondencja została wysłana.
