- litera A – oznacza, że podmiot korzysta z dotychczasowego sposobu gromadzenia i przetwarzania dokumentów (z modułami Zadania oraz Biurko > Pisma),
- litera B – oznacza, że podmiot ma dostęp do opcji nowego sposobu pracy (z modułami Do obsłużenia, Monitorowanie oraz Zakończone > Zadania i pisma).
Dołączanie pism do spraw – dla wariantu systemu oznaczonego literą A
EZD RP umożliwia dołączanie pism do już istniejących spraw. W tym celu należy przejść do sekcji Zadania > Nowe lub Zadania > W realizacji, wybrać z listy pismo (zaznaczamy pole wyboru widoczne przy numerze RPW), a następnie w prawym menu kliknąć opcję Dołącz pismo do sprawy.
System umożliwia dołączenie pisma tylko wtedy, gdy ma ono wypełnione metadane. Jeżeli ten warunek nie jest spełniony, pojawia się komunikat, który przypomina o konieczności uzupełnienia metadanych przez użytkownika.
Taką samą czynność możemy wykonać w widoku Zadania > W realizacji > Szczegóły zadania. W tym celu należy kliknąć przycisk Akcje i wybrać opcję Dołącz pismo do sprawy.
Po kliknięciu opcji Dołącz pismo do sprawy zostaje wyświetlone okno, gdzie należy wyszukać znak sprawy, do której pismo ma zostać dołączone.
Sprawę można wyszukać według roku, symbolu JRWA, po statusie sprawy albo bezpośrednio w wyszukiwarce, wprowadzając znak sprawy, tytuł, prowadzącego lub nadawcę. System wyświetli listę spraw spełniających wskazane kryteria.
Domyślnie system wyświetla sprawy prowadzone przez zalogowanego użytkownika. Po odznaczeniu pola wyboru przy opcji Moje sprawy, zostaną również wyświetlone sprawy prowadzone przez innych pracowników (stosownie do uprawnień zalogowanego użytkownika).
Należy wskazać sprawę (zaznaczyć pole wyboru widoczne przy znaku sprawy) i kliknąć przycisk Dołącz.
System automatycznie odświeży widok prezentujący szczegóły danej sprawy. W sekcji Akta sprawy widoczne będzie pismo dołączone przez użytkownika.
Do sprawy można również dołączyć pismo znajdujące się w sekcji Biurko > W toku > Pisma. W tym celu wybieramy z listy pismo, a następnie w menu kontekstowym klikamy opcję Dołącz do sprawy.
Zostanie wyświetlone nowe okno, gdzie należy wyszukać znak sprawy, do której pismo ma zostać dołączone. Należy wskazać sprawę (zaznaczyć pole wyboru widoczne przy znaku sprawy) i kliknąć przycisk Dołącz.
Dołączanie pism do spraw – dla wariantu systemu oznaczonego literą B
EZD RP umożliwia dołączanie pism do już istniejących spraw. Pisma, które można dołączyć do spraw znajdują się w sekcji Do obsłużenia pod kategorią Dokument, Przekazanie, Kopia oraz Udostępnienie.
Po wejściu w szczegóły należy wybrać przycisk Akcje.
Następnie, aby dołączyć pismo do sprawy, należy wybrać z rozwiniętej listy opcję Dołącz do sprawy. Jeśli w wyświetlonym obiekcie znajduje się więcej niż jedno pismo to wszystkie razem zostaną dołączone do jednej sprawy.
Po kliknięciu opcji Dołącz do sprawy zostanie wyświetlone okno, gdzie należy wyszukać znak sprawy, do której pismo ma zostać dołączone.
Sprawę można wyszukać według roku, symbolu JRWA, po statusie sprawy albo bezpośrednio w wyszukiwarce, wprowadzając znak sprawy, tytuł, prowadzącego lub nadawcę. System wyświetli listę spraw spełniających wskazane kryteria.
Domyślnie system wyświetla sprawy prowadzone przez zalogowanego użytkownika. Po odznaczeniu pola wyboru przy opcji Moje sprawy, zostaną również wyświetlone sprawy prowadzone przez innych pracowników (stosownie do uprawnień zalogowanego użytkownika).
Należy wskazać sprawę (zaznaczyć pole wyboru widoczne przy znaku sprawy) i kliknąć przycisk Dołącz.
System automatycznie odświeży widok prezentujący szczegóły danej sprawy. W sekcji Akta sprawy widoczne będzie pismo dołączone przez użytkownika.
W zakładce Dołączone w sprawie można podejrzeć wszystkie dołączone do sprawy dokumenty z kategorii Przekazanie, Kopia oraz Udostępnienie. Po rozwinięciu strzałki po prawej stronie, wyświetli się lista dowiązanych dokumentów.
Jednocześnie w sekcji Monitorowanie przy pozycji z dokumentem, który został dodany do sprawy, status zmieni się na Dołączono do sprawy.
Istnieje również możliwość hurtowego dołączenia pism do sprawy z widoku listy w sekcji Do obsłużenia. Więcej na ten temat w artykule: Hurtowe dołączanie pism do sprawy