System EZD RP umożliwia tworzenie i wystawianie zadań dla wielu osób jednocześnie. Zdefiniowane w systemie grupy odbiorców będą widzieć otrzymane tzw. zadania grupowe i każdy z nich będzie mógł je podjąć i zrealizować ze swojego konta.
Grupy osób powinny zostać zdefiniowane przez administratora na podstawie wcześniejszych ustaleń przeprowadzonych w ramach organizacji. Po konsultacjach można utworzyć w systemie np. zespoły osób, które współpracują ze sobą merytorycznie i rozdzielają dokumenty wpływające.
- litera A – oznacza, że podmiot korzysta z dotychczasowego sposobu gromadzenia i przetwarzania dokumentów (z modułami Zadania oraz Biurko > Pisma),
- litera B – oznacza, że podmiot ma dostęp do opcji nowego sposobu pracy (z modułami Do obsłużenia, Monitorowanie oraz Zakończone > Zadania i pisma).
Tworzenie zadań grupowych – dla wariantu systemu oznaczonego literą A
Tworzenie i edycja grup odbiorców
Chcąc utworzyć i dodać grupę odpowiadającą za realizację określonych zadań grupowych, należy przejść do zakładki Administracja > Zadania grupowe.
Po wyświetleniu nowego widoku klikamy przycisk Dodaj.
Kolejne kroki wymagają uzupełnienia pola Nazwa grupy, wskazania osób ze schematu organizacyjnego i nadania im dostępu do zadania. Do wyboru są dwa rodzaje dostępu do tworzonego zadania grupowego. Dostęp Globalny zapewnia widoczność zadania dla całej jednostki. Dostęp Prywatny zapewnia widoczność zadania tylko dla wybranych osób.
Wprowadzone dane zatwierdzamy, klikając przycisk Zapisz. Na ekranie wyświetlony zostanie komunikat informujący o wykonaniu zadania.
Zdefiniowane grupy odbiorców zadań grupowych mogą być edytowane lub usuwane w sekcji Administracja > Zarządzanie zadaniami grupowymi.
Utworzone przez administratora grupy będą dostępne dla uprawnionych pracowników z poziomu następujących widoków systemu:
- Kancelaria > Rejestracja korespondencji,
- Biurko > W toku > Pisma (wystawianie zadań Do dekretacji lub Do realizacji),
- tworzenie zadań Do dekretacji lub Do realizacji z poziomu modułu zadań,
- definiowania szablonów procesów wewnętrznych.
Tworzenie zadań grupowych – dla wariantu systemu oznaczonego literą B
Tworzenie i edycja grup odbiorców
Chcąc utworzyć i dodać grupę odpowiadającą za realizację określonych zadań grupowych, należy przejść do zakładki Administracja > Zadania grupowe.
Po wyświetleniu nowego widoku klikamy przycisk Dodaj.
Kolejne kroki wymagają uzupełnienia pola Nazwa grupy, wskazania osób ze schematu organizacyjnego i nadania im dostępu do zadania. Do wyboru są dwa rodzaje dostępu do tworzonego zadania grupowego. Dostęp Globalny zapewnia widoczność zadania dla całej jednostki. Dostęp Prywatny zapewnia widoczność zadania tylko dla wybranych osób.
Wprowadzone dane zatwierdzamy, klikając przycisk Zapisz. Na ekranie wyświetlony zostanie komunikat informujący o wykonaniu zadania.
Zdefiniowane grupy odbiorców zadań grupowych mogą być edytowane lub usuwane w sekcji Administracja > Zarządzanie zadaniami grupowymi.
Utworzone przez administratora grupy będą dostępne dla uprawnionych pracowników z poziomu następujących widoków systemu:
- Kancelaria > Rejestracja korespondencji,
- Do obsłużenia > Szczegóły (parametry przekazania),
- definiowania szablonów procesów wewnętrznych.