Aby zobaczyć listę dokumentacji, która została przejęta do poczekalni w archiwum zakładowym, należy przejść do sekcji Archiwum > Poczekalnia archiwum. Jest to miejsce, w którym przechowywana jest dokumentacja, co do której archiwista ma wątpliwości w zakresie prawidłowości jej uporządkowania. W tej sekcji znaleźć można zakładki: Nowe, Do poprawy, Poprawione oraz Odłożone.
W zakładce Nowe prezentowane są sprawy i dokumentacja niestanowiąca akt spraw, których uporządkowanie może zostać jeszcze zweryfikowane przez pracownika archiwum zakładowego. Ostateczne zestawienie listy spraw lub dokumentacji niestanowiącej akt spraw w zakładce Nowe generuje się przy wykorzystaniu następujących atrybutów:
- Komórka organizacyjna,
- Prowadzący sprawę,
- Symbol JRWA,
- Kategoria Archiwalna,
- Typ prowadzenia,
- Data zakończenia od/do,
- Data przyjęcia od/do
oraz znajdującej się w tym widoku wyszukiwarki.
Dla wygenerowanego zestawienia można wykonać operacje takie, jak: Przenieś do gotowych do zarchiwizowania, Odłóż lub Przekaż do poprawy.
Opcja Przenieś do gotowych do zarchiwizowania pozwala na przeniesienie przez archiwistę zakładowego zweryfikowanych spraw oraz dokumentów niestanowiących akt spraw do folderu Gotowe do Archiwizacji. Po wybraniu grupy spraw lub dokumentacji, a następnie tej opcji pojawia się zestawienie spraw lub dokumentacji niestanowiącej akt spraw, które zostaną przeniesione do wspomnianego folderu. Przy przenoszeniu dokumentacji można wprowadzić komentarz na jej temat.
Przenieś do odłożonych to opcja, która pozwala na przeniesienie grupy spraw lub grupy dokumentów niestanowiących akt spraw do folderu Odłożone. Ten folder to miejsce, w którym przechowywana jest dokumentacja, co do której archiwista zakładowy ma wątpliwości w zakresie jej prawidłowego uporządkowania i jeszcze nie wie, jaką decyzję podejmie. Podczas przenoszenia można wprowadzić komentarz dotyczący przenoszonej dokumentacji.
Opcja Przekaż do poprawy pozwala na przekazanie spraw lub dokumentacji niestanowiącej akt spraw do poprawy przez pracownika. Przekazanie skutkuje wystawieniem zadania Do poprawy.
W zakładce Do poprawy prezentowane jest zestawienie spraw, jak i dokumentacji niestanowiącej akt spraw, dla których wystawiono zadanie poprawy.
W zakładce Poprawione prezentowane jest zestawienie spraw i dokumentacji niestanowiącej akt spraw, dla których wystawione zadanie Do poprawy zostało zakończone. Wobec poprawionej sprawy lub dokumentu niestanowiącego akt spraw można wykonać następujące operacje:
- sprawdzić Historię,
- przenieść do Gotowych do Archiwizacji,
- odłożyć,
- przekazać do poprawy.
W zakładce Odłożone prezentowane jest zestawienie spraw i dokumentacji niestanowiącej akt spraw, dla których archiwista nie podjął jeszcze decyzji co do sposobu postępowania. Dla odłożonej sprawy lub dokumentu niestanowiącego akt spraw można wykonać następujące operacje:
- sprawdzić Historię,
- przenieść do Gotowych do Archiwizacji,
- przekazać do poprawy.