Aby skutecznie zrealizować wdrożenie EZD RP w jednostce, należy zastosować podejście projektowe. Kluczowym elementem tego procesu jest zaangażowanie odpowiednio dobranej grupy osób, które będą współpracować i wspierać się nawzajem podczas wykonywania zadań. Wskazane jest, aby te osoby zostały wybrane spośród pracowników i kierownictwa jednostki. Podczas procesu selekcji warto korzystać z doświadczeń innych instytucji oraz sprawdzonych schematów.
Mimo że każda jednostka ma swoją specyfikę, ogólnie rzecz biorąc, struktura wdrażająca EZD RP powinna składać z trzech elementów:
- komitetu sterującego,
- zespołu ds. wdrożenia EZD,
- koordynatorów wydziałowych.
Komitet sterujący
Przebieg całego procesu wdrożenia nadzoruje komitet sterujący. W jego składzie powinno się znaleźć przede wszystkim kierownictwo jednostki – pozwoli to na sprawne podejmowanie istotnych decyzji i nada wdrożeniu odpowiednią rangę. W mniejszych jednostkach rolę komitetu może pełnić jednoosobowo kierownik.
Zadaniem komitetu jest decydowanie o najważniejszych sprawach dotyczących wdrożenia oraz rozstrzyganie wątpliwości, szczególnie tych zgłaszanych przez zespół ds. wdrożenia (patrz niżej). Istnienie i aktywność komitetu ma duże znaczenie dla powodzenia przedsięwzięcia, głównie ze względu na autorytet, jaki posiadają jego członkowie w organizacji. Jeżeli przedstawiciele kierownictwa pokażą swoje zaangażowanie w proces, pracownicy również podejdą do kwestii wdrożenia z większą otwartością i entuzjazmem.
Zespół ds. wdrożenia EZD
Trzonem struktury odpowiadającej za wprowadzenie EZD RP w jednostce jest zespół ds. wdrożenia EZD. Powinien on zostać formalnie powołany poprzez zarządzenie kierownika podmiotu. W zespole muszą znaleźć się przedstawiciele obszarów istotnych dla działania jednostki, w tym: pracownik punktu kancelaryjnego, archiwista, radca prawny, audytor wewnętrzny, przedstawiciel sekretariatów, przedstawiciel działu IT, a także pracownicy działów odpowiadających za organizację pracy całego podmiotu.
Do zespołu ds. wdrożenia EZD należy koordynacja procesu wdrożenia systemu – zarówno pod względem organizacyjnym, jak i biznesowym. Zadania realizowane przez zespół to przede wszystkim:
- zorganizowanie i przeprowadzenie szkoleń dotyczących działania systemu EZD RP dla pracowników jednostki (a zwłaszcza koordynatorów wydziałowych);
- przygotowanie harmonogramu wdrożenia, który będzie zawierał kroki milowe zaplanowanego procesu (np. datę uruchomienia EZD RP jako wspierającego obieg tradycyjny) wraz z konkretnymi terminami ich realizacji;
- dbanie o terminową realizację prac wdrożeniowych, a w razie wystąpienia takiej konieczności – aktualizacja harmonogramu;
- bieżący monitoring stanu prac;
- wskazanie osób odpowiedzialnych za poszczególne obszary wdrożenia;
- opracowanie i aktualizacja niezbędnej dokumentacji, w tym zarządzeń wewnętrznych i procedur – szczególnie istotnym zadaniem jest przygotowanie i zatwierdzenie instrukcji kancelaryjnej i archiwalnej oraz JRWA (w podmiotach, które samodzielnie opracowują swoje normatywy kancelaryjno-archiwalne);
- przeprowadzenie i udokumentowanie analizy ryzyka, która zidentyfikuje konkretne zagrożenia związane z wdrożeniem EZD RP oraz wskaże środki zaradcze;
- współpraca z komórkami organizacyjnymi w zakresie potrzebnym do prawidłowej realizacji czynności związanych z elektronicznym zarządzaniem dokumentacją.
Koordynatorzy wydziałowi
Trzeci element struktury wdrażającej EZD RP stanowią koordynatorzy wydziałowi. Są to osoby wyznaczone przez kierownictwo poszczególnych komórek do ich reprezentowania w trakcie procesu wdrażania systemu. Pełnią one rolę „łączników” pomiędzy swoimi komórkami a zespołem ds. wdrożenia i komitetem sterującym. Do ich zadań należy przekazywanie pracownikom aktualnych informacji o statusie wdrożenia, ważnych ustaleń, a także bieżąca pomoc w korzystaniu z systemu i wspieranie w rozwiązywaniu pojawiających się problemów.
Zadania po zakończeniu etapu wdrożenia
Rola wszystkich zaangażowanych we wdrożenie EZD RP w jednostce nie kończy się w momencie, kiedy system zostaje uruchomiony, a obieg dokumentacji zaczyna być prowadzony w sposób cyfrowy. Ich wiedza oraz doświadczenie nadal są bardzo pomocne i potrzebne. Struktura odpowiedzialna za wdrażanie systemu nie musi już jednak funkcjonować w identycznej formie jak wcześniej – warto rozważyć jej transformację i dostosowanie do nowych okoliczności. Istotną rolę na tym późniejszym etapie będzie odgrywał dotychczasowy zespół ds. wdrożenia EZD.
Nowe zadania zespołu będą się skupiały przede wszystkim na:
- analizie możliwości wykorzystania systemu w organizacji w dłuższej perspektywie (określenie nowych celów związanych z cyfrowym rozwojem jednostki oraz wskazanie spraw, które w przyszłości będą mogły być prowadzone w sposób elektroniczny);
- pomocy we wdrażaniu integracji systemów dziedzinowych z EZD RP;
- testowaniu pojawiających się w systemie nowych funkcji, zanim zostaną przekazane do użytkowania szerszej grupie pracowników;
- prowadzeniu cyklicznych szkoleń powdrożeniowych – zarówno przeznaczonych dla nowych, jak i zatrudnionych już wcześniej pracowników (szkolenia przypominające lub dotyczące zmian w systemie);
- nadzorowaniu i monitorowaniu działania systemu w jednostce oraz tego, w jaki sposób jest on wykorzystywany przez użytkowników;
- weryfikacji metadanych spraw i dokumentów, co stanowi zadanie głównie dla koordynatora czynności kancelaryjnych i archiwisty.