Aby rozpocząć proces archiwizacji, należy wejść z głównego menu systemu (widocznego po lewej stronie ekranu) do sekcji Archiwum > Inicjowanie archiwizacji. Kolejnym krokiem jest wybranie roku zakończenia spraw lub dokumentacji niestanowiącej akt spraw gotowych do archiwizacji. W przypadku spraw system prezentuje liczbę tych, dla których minęły dwa lata od daty ich zakończenia. Możliwe jest również zaznaczenie opcji archiwizacji Na żądanie.
Po wskazaniu odpowiedniej opcji pojawi się okno pozwalające na wybranie rodzaju archiwizowanej dokumentacji. Zaznaczając jedno z widocznych poniżej pól, można wybrać akta spraw lub dokumentację niestanowiącą akt sprawy.
Jako kolejny krok po wyborze rodzaju dokumentacji, która będzie podlegała archiwizacji, pojawi się okno umożliwiające ustawienie szczegółowych parametrów archiwizacji. Archiwista zakładowy wskazuje, czy będzie archiwizował wszystkie sprawy, czy też wybraną grupę spraw, np.:
- sprawy z konkretnej komórki organizacyjnej,
- sprawy konkretnego pracownika,
- sprawy założone w konkretnej klasie z JRWA.
Po wybraniu rodzaju dokumentacji, która będzie podlegała archiwizacji, należy wskazać miejsce, do którego zostaną przeniesione zarchiwizowane dokumenty. W tym celu trzeba wybrać z menu widocznego po prawej stronie ekranu funkcję Przyjmij do poczekalni lub Przyjmij na stan archiwum.
Do poczekalni przyjmowana jest dokumentacja, która wymaga jeszcze weryfikacji pod kątem prawidłowości jej uporządkowania, natomiast do folderu Zarchiwizowane przyjmowana jest dokumentacja – zarówno spraw, jak i niestanowiąca akt sprawy – co do której archiwista zakładowy nie ma żadnych zastrzeżeń w zakresie prawidłowości przeprowadzonego postępowania.
