Skład chronologiczny to uporządkowany zbiór dokumentacji w postaci nieelektronicznej, w układzie wynikającym z kolejności wprowadzenia do systemu EZD, utworzony w podmiocie, w którym wprowadzono system EZD. Aby możliwe było korzystanie ze składów w prawidłowy, zgodny z przepisami i dobrymi praktykami, sposób, administrator powinien je odpowiednio dla danej jednostki skonfigurować.
- litera A – oznacza, że podmiot korzysta z dotychczasowego sposobu gromadzenia i przetwarzania dokumentów (z modułami Zadania oraz Biurko > Pisma),
- litera B – oznacza, że podmiot ma dostęp do opcji nowego sposobu pracy (z modułami Do obsłużenia, Monitorowanie oraz Zakończone > Zadania i pisma).
Konfiguracja składów chronologicznych – dla wariantu systemu oznaczonego literą A
Wymagane uprawnienia
W systemie EZD RP konfiguracja składu chronologicznego odbywa się w dwóch krokach. Aby je wykonać, należy wybrać w menu głównym moduł Administracja, a następnie kliknąć kafelek Konfiguracja składu.
System wyświetli dwa kafelki, które umożliwiają przeprowadzenie konfiguracji:
- Lokalizacje składów;
- Składy.
Dodawanie lokalizacji składu
Pierwszy krok konfiguracji składów chronologicznych wymaga dodania lokalizacji składów wykorzystywanych w instytucji. W tym celu najpierw klikamy kafelek Lokalizacje składów, a następnie opcję Dodaj lokalizację w menu kontekstowym po prawej stronie ekranu. Otworzy się panel boczny Dodaj lokalizację składu, gdzie należy wpisać nazwę lokalizacji, jej adres oraz symbol lokalizacji.
Po kliknięciu przycisku Zapisz pozycja pojawi się na liście lokalizacji składów.
Nowa lokalizacja jest ustawiona automatycznie jako nieaktywna. Aby lokalizacja stała się widoczna dla użytkowników, należy kliknąć suwak w kolumnie Aktywacja, który zmieni kolor i pozycję (przesunie się w prawą stronę). O włączeniu lokalizacji informuje komunikat systemowy.
Przypisywanie pracowników
Do lokalizacji składów należy przypisać pracowników. W tym celu klikamy kafelek Lokalizacje składów w module Administracja > Konfiguracja składów. Następnie na liście z lokalizacjami należy zaznaczyć pole wyboru przy wybranej pozycji, a w menu kontekstowym po prawej stronie ekranu kliknąć opcję Edytuj.
W panelu edycji klikamy symbol rozwijania przy pozycji Przypisz użytkowników z lokalizacji. Wyświetli się struktura podmiotu. Należy zaznaczyć właściwych dla wybranej lokalizacji pracowników i całość zatwierdzić przyciskiem Zapisz.
Listę pracowników dodanych do składu można zobaczyć w panelu bocznym, który wyświetli się po kliknięciu ikony informacji umieszczonej na końcu wiersza z nazwą składu.
Aby usunąć pracownika z listy, zaznaczamy pole wyboru przy danym składzie, wybieramy funkcję Edytuj, rozwijamy listę w polu Przypisz użytkowników z lokalizacji, odznaczamy pole wyboru przy nazwisku pracownika i klikamy przycisk Zapisz.
Wymagane uprawnienia
Do tego celu służy uprawnienie Kancelaria.RejestracjaSkladChronologicznyWszystkieLokalizacje przyznane na poziomie Instytucja. Osoba, która je otrzyma, podczas rejestracji dokumentu będzie miała dostęp do pełnej listy składów.
Informacje dotyczące sposobu nadawania uprawnień można znaleźć w artykule pt. Zarządzanie uprawnieniami użytkowników.
Dodawanie nowego składu
Aby zdefiniować składy wykorzystywane w instytucji, należy w widoku Administracja > Konfiguracja składu kliknąć kafelek Składy.
Chcąc dodać nowy skład, w menu kontekstowym po prawej stronie należy wybrać funkcję Dodaj skład. Otworzy się panel boczny Dodaj nowy skład, gdzie z listy rozwijanej wybieramy odpowiedni rodzaj składu.
Do wyboru są następujące składy:
- Pełnych odwzorowań – skład, w którym powinny być przechowywane dokumenty w pełni odwzorowane w systemie, będące elementami spraw elektronicznych;
- Niepełnych odwzorowań – skład, w którym powinny być przechowywane dokumenty nie w pełni odwzorowane lub w ogóle nieodwzorowane w systemie, będące elementami spraw elektronicznych;
- Zwrotnych potwierdzeń odbioru – skład zwrotnych potwierdzeń odbioru, które dotyczą korespondencji wychodzącej rejestrowanej w sprawach prowadzonych w sposób elektroniczny. Zwroty listów poleconych z potwierdzeniem odbioru (ZPO), dotyczących spraw elektronicznych, również należy odkładać do tego składu;
- Pism wewnętrznych – skład, w którym powinny być przechowywane dokumenty wytworzone w trakcie procedowania spraw elektronicznych w systemie;
- Nośników danych włączonych do systemu – skład, w którym powinny być przechowywane nośniki danych, których zawartość w pełni została włączona do systemu – niezależnie od tego, czy dotyczą spraw prowadzonych w sposób tradycyjny czy w sposób elektroniczny;
- Nośników danych niewłączonych do systemu – skład, w którym powinny być przechowywane nośniki danych, których zawartość nie w pełni została włączona do systemu – niezależnie od tego, czy dotyczą spraw prowadzonych w sposób tradycyjny czy w sposób elektroniczny;
- Nośników danych wewnętrznych – skład, w którym powinny być przechowywane nośniki, które powstały w trakcie procedowania spraw w instytucji – niezależnie od tego, czy dotyczą spraw prowadzonych w sposób tradycyjny czy w sposób elektroniczny;
- Listów zwróconych – skład listów, które zostały zwrócone przez operatora pocztowego i nie zostały odebrane przez adresatów, a dotyczą korespondencji wychodzącej rejestrowanej w sprawach prowadzonych w sposób elektroniczny.
Po wybraniu rodzaju składu pojawią się kolejne pola, gdzie należy dodać informacje na jego temat: symbol, nazwę, opis i lokalizację. Tę ostatnią należy wybrać z rozwijanej listy, wskazując jedną z wcześniej dodanych pozycji.
Po kliknięciu przycisku Zapisz system pokaże komunikat potwierdzający wykonanie czynności, a nowa pozycja pojawi się na liście składów.
Po zakończeniu konfiguracji składów chronologicznych powinno nastąpić otwarcie kartonów. Dopiero wówczas pracownicy kancelarii będą mogli umieszczać w nich dokumenty. Więcej informacji na ten temat można znaleźć w artykule pt. Obsługa kartonów z dokumentami, w punkcie Zarządzanie kartonami.
Konfiguracja składów chronologicznych – dla wariantu systemu oznaczonego literą B
Wymagane uprawnienia
W systemie EZD RP konfiguracja składu chronologicznego odbywa się w dwóch krokach. Aby je wykonać, należy wybrać w menu głównym moduł Administracja, a następnie kliknąć kafelek Konfiguracja składu.
System wyświetli dwa kafelki, które umożliwiają przeprowadzenie konfiguracji:
- Lokalizacje składów;
- Składy.
Dodawanie lokalizacji składu
Pierwszy krok konfiguracji składów chronologicznych wymaga dodania lokalizacji składów wykorzystywanych w instytucji. W tym celu najpierw klikamy kafelek Lokalizacje składów, a następnie opcję Dodaj lokalizację w menu kontekstowym po prawej stronie ekranu. Otworzy się panel boczny Dodaj lokalizację składu, gdzie należy wpisać nazwę lokalizacji, jej adres oraz symbol lokalizacji.
Po kliknięciu przycisku Zapisz pozycja pojawi się na liście lokalizacji składów.
Nowa lokalizacja jest ustawiona automatycznie jako nieaktywna. Aby lokalizacja stała się widoczna dla użytkowników, należy kliknąć suwak w kolumnie Aktywacja, który zmieni kolor i pozycję (przesunie się w prawą stronę). O włączeniu lokalizacji informuje komunikat systemowy.
Przypisywanie pracowników
Do lokalizacji składów należy przypisać pracowników. W tym celu klikamy kafelek Lokalizacje składów w module Administracja > Konfiguracja składów. Następnie na liście z lokalizacjami należy zaznaczyć pole wyboru przy wybranej pozycji, a w menu kontekstowym po prawej stronie ekranu kliknąć opcję Edytuj.
W panelu edycji klikamy symbol rozwijania przy pozycji Przypisz użytkowników z lokalizacji. Wyświetli się struktura podmiotu. Należy zaznaczyć właściwych dla wybranej lokalizacji pracowników i całość zatwierdzić przyciskiem Zapisz.
Listę pracowników dodanych do składu można zobaczyć w panelu bocznym, który wyświetli się po kliknięciu ikony informacji umieszczonej na końcu wiersza z nazwą składu.
Aby usunąć pracownika z listy, zaznaczamy pole wyboru przy danym składzie, wybieramy funkcję Edytuj, rozwijamy listę w polu Przypisz użytkowników z lokalizacji, odznaczamy pole wyboru przy nazwisku pracownika i klikamy przycisk Zapisz.
Wymagane uprawnienia
Do tego celu służy uprawnienie Kancelaria.RejestracjaSkladChronologicznyWszystkieLokalizacje przyznane na poziomie Instytucja. Osoba, która je otrzyma, podczas rejestracji dokumentu będzie miała dostęp do pełnej listy składów.
Informacje dotyczące sposobu nadawania uprawnień można znaleźć w artykule pt. Zarządzanie uprawnieniami użytkowników.
Dodawanie nowego składu
Aby zdefiniować składy wykorzystywane w instytucji, należy w widoku Administracja > Konfiguracja składu kliknąć kafelek Składy.
Chcąc dodać nowy skład, w menu kontekstowym po prawej stronie należy wybrać funkcję Dodaj skład. Otworzy się panel boczny Dodaj nowy skład, gdzie z listy rozwijanej wybieramy odpowiedni rodzaj składu.
Do wyboru są następujące składy:
- Pełnych odwzorowań – skład, w którym powinny być przechowywane dokumenty w pełni odwzorowane w systemie, będące elementami spraw elektronicznych;
- Niepełnych odwzorowań – skład, w którym powinny być przechowywane dokumenty nie w pełni odwzorowane lub w ogóle nieodwzorowane w systemie, będące elementami spraw elektronicznych;
- Zwrotnych potwierdzeń odbioru – skład zwrotnych potwierdzeń odbioru, które dotyczą korespondencji wychodzącej rejestrowanej w sprawach prowadzonych w sposób elektroniczny. Zwroty listów poleconych z potwierdzeniem odbioru (ZPO), dotyczących spraw elektronicznych, również należy odkładać do tego składu;
- Pism wewnętrznych – skład, w którym powinny być przechowywane dokumenty wytworzone w trakcie procedowania spraw elektronicznych w systemie;
- Nośników danych włączonych do systemu – skład, w którym powinny być przechowywane nośniki danych, których zawartość w pełni została włączona do systemu – niezależnie od tego, czy dotyczą spraw prowadzonych w sposób tradycyjny czy w sposób elektroniczny;
- Nośników danych niewłączonych do systemu – skład, w którym powinny być przechowywane nośniki danych, których zawartość nie w pełni została włączona do systemu – niezależnie od tego, czy dotyczą spraw prowadzonych w sposób tradycyjny czy w sposób elektroniczny;
- Nośników danych wewnętrznych – skład, w którym powinny być przechowywane nośniki, które powstały w trakcie procedowania spraw w instytucji – niezależnie od tego, czy dotyczą spraw prowadzonych w sposób tradycyjny czy w sposób elektroniczny;
- Listów zwróconych – skład listów, które zostały zwrócone przez operatora pocztowego i nie zostały odebrane przez adresatów, a dotyczą korespondencji wychodzącej rejestrowanej w sprawach prowadzonych w sposób elektroniczny.
Po wybraniu rodzaju składu pojawią się kolejne pola, gdzie należy dodać informacje na jego temat: symbol, nazwę, opis i lokalizację. Tę ostatnią należy wybrać z rozwijanej listy, wskazując jedną z wcześniej dodanych pozycji.
Po kliknięciu przycisku Zapisz system pokaże komunikat potwierdzający wykonanie czynności, a nowa pozycja pojawi się na liście składów.
Po zakończeniu konfiguracji składów chronologicznych powinno nastąpić otwarcie kartonów. Dopiero wówczas pracownicy kancelarii będą mogli umieszczać w nich dokumenty. Więcej informacji na ten temat można znaleźć w artykule pt. Obsługa kartonów z dokumentami, w punkcie Zarządzanie kartonami.