Współdzielenie sprawy to funkcja umożliwiająca udzielenia dostępu do niej innym osobom niż prowadzący. Taki dostęp może zostać nadany tylko dla spraw W toku. Istnieje możliwość ustawienia terminu jego obowiązywania, a także określenia, czy ma on zostać udzielony wyłącznie w trybie odczytu, czy również edycji.
- litera A – oznacza, że podmiot korzysta z dotychczasowego sposobu gromadzenia i przetwarzania dokumentów (z modułami Zadania oraz Biurko > Pisma),
- litera B – oznacza, że podmiot ma dostęp do opcji nowego sposobu pracy (z modułami Do obsłużenia, Monitorowanie oraz Zakończone > Zadania i pisma).
Współdzielenie spraw – dla wariantu systemu oznaczonego literą A
Wymagane uprawnienia
W celu nadania dostępu do sprawy użytkownik powinien przejść do widoku szczegółów danej sprawy, kliknąć przycisk Akcje i wybrać z listy opcję Nadaj dostęp.
Po kliknięciu opcji Nadaj dostęp system otwiera okno z funkcją wyszukania ze struktury organizacyjnej osób, które chcemy zaprosić do współdzielenia sprawy. W tym miejscu można też wskazać termin dostępu. Po jego upływie sprawa, do której dana osoba została zaproszona, przestaje być widoczna na jej koncie, chyba że przed upływem terminu dostęp zostanie przedłużony przez prowadzącego sprawę.
Jeśli termin nie zostanie ustawiony przez zapraszającego, dostęp do sprawy wygasa w momencie jej zakończenia. Obowiązkowo należy wskazać, jakiego rodzaju dostęp jest nadawany do sprawy: do odczytu czy do edycji.
W widoku szczegółów sprawy znajduje się belka z zakładkami. W zakładce Dostęp można sprawdzić, komu został nadany dostęp do sprawy (imię i nazwisko, stanowisko, skrót nazwy komórki organizacyjnej), jaki tryb dostępu został przydzielony (edycja, odczyt) oraz na jaki okres (początkowa i końcowa data przydzielonego dostępu). Z tego poziomu jest też możliwe odebranie lub zmiana (z edycji na odczyt lub odwrotnie) nadanych wcześniej dostępów.
Jeżeli chcemy edytować lub odebrać dostęp do sprawy, należy zaznaczyć pole wyboru przy nazwisku pracownika, a następnie kliknąć w prawym menu opcję Edytuj dostęp lub Usuń dostęp.
Zarówno po zaproszeniu osoby do współdzielenia sprawy, jak i odebraniu jej dostępu wygenerowane zostaje powiadomienie systemowe oraz wysyłana jest wiadomość e-mail do wszystkich zainteresowanych osób.
Osoba, która otrzymała dostęp do sprawy, powinna zobaczyć ją na liście spraw współdzielonych w sekcji Biurko > Współdzielone. Kolory ikon widocznych w kolumnie Współdzielenie informują o rodzaju dostępu: kolor zielony to sprawa z dostępem w trybie edycji, kolor pomarańczowy – w trybie odczytu.
Pracownik, który uzyskał dostęp do sprawy w trybie edycji, może dodawać dokumenty do sprawy oraz wykonywać te same czynności, co prowadzący sprawę.
Otrzymanie dostępu w trybie odczytu pozwala jedynie zobaczyć historię sprawy i zapoznać się z dokumentami w jej aktach.
Współdzielenie spraw – dla wariantu systemu oznaczonego literą B
Wymagane uprawnienia
W celu nadania dostępu do sprawy użytkownik powinien przejść do widoku szczegółów danej sprawy, kliknąć przycisk Akcje i wybrać z listy opcję Nadaj dostęp.
Po kliknięciu opcji Nadaj dostęp system otwiera okno z funkcją wyszukania ze struktury organizacyjnej osób, które chcemy zaprosić do współdzielenia sprawy. W tym miejscu można też wskazać termin dostępu. Po jego upływie sprawa, do której dana osoba została zaproszona, przestaje być widoczna na jej koncie, chyba że przed upływem terminu dostęp zostanie przedłużony przez prowadzącego sprawę.
Jeśli termin nie zostanie ustawiony przez zapraszającego, dostęp do sprawy wygasa w momencie jej zakończenia. Obowiązkowo należy wskazać, jakiego rodzaju dostęp jest nadawany do sprawy: do odczytu czy do edycji.
W widoku szczegółów sprawy znajduje się belka z zakładkami. W zakładce Dostęp można sprawdzić, komu został nadany dostęp do sprawy (imię i nazwisko, stanowisko, skrót nazwy komórki organizacyjnej), jaki tryb dostępu został przydzielony (edycja, odczyt) oraz na jaki okres (początkowa i końcowa data przydzielonego dostępu). Z tego poziomu jest też możliwe odebranie lub zmiana (z edycji na odczyt lub odwrotnie) nadanych wcześniej dostępów.
Jeżeli chcemy edytować lub odebrać dostęp do sprawy, należy zaznaczyć pole wyboru przy nazwisku pracownika, a następnie kliknąć w prawym menu opcję Edytuj dostęp lub Usuń dostęp.
Zarówno po zaproszeniu osoby do współdzielenia sprawy, jak i odebraniu jej dostępu wygenerowane zostaje powiadomienie systemowe oraz wysyłana jest wiadomość e-mail do wszystkich zainteresowanych osób.
Osoba, która otrzymała dostęp do sprawy, powinna zobaczyć ją na liście spraw współdzielonych w sekcji Sprawy > Współdzielone. Kolory ikon widocznych w kolumnie Współdzielenie informują o rodzaju dostępu: kolor zielony to sprawa z dostępem w trybie edycji, kolor pomarańczowy – w trybie odczytu.
Pracownik, który uzyskał dostęp do sprawy w trybie edycji, może dodawać dokumenty do sprawy oraz wykonywać te same czynności, co prowadzący sprawę.
Otrzymanie dostępu w trybie odczytu pozwala jedynie zobaczyć historię sprawy i zapoznać się z dokumentami w jej aktach.
