Zakończenie sprawy

Sprawę w systemie może zakończyć wyłącznie osoba odpowiedzialna za jej prowadzenie, jeżeli ma ona status W toku. Aby to zrobić, użytkownik powinien przejść do widoku Biurko > W toku i znaleźć sprawę na liście lub skorzystać z funkcji wyszukiwania po znaku sprawy. Następnie, po wyświetleniu szczegółów danej sprawy, użytkownik powinien kliknąć przycisk Akcje i wybrać z menu opcję Zakończ sprawę.

Pojawi się panel boczny, w którym można potwierdzić zakończenie wybranej sprawy. Z listy rozwijanej użytkownik wybiera powód, a następnie określa datę zakończenia sprawy. Istnieje również opcja dodania uwag. Wprowadzone dane zapisujemy, klikając przycisk Tak.

Jeżeli pola Nazwa oraz Data zakończenia/Data zakończenia KPA nie zostaną uzupełnione, system wyświetli informację, że są to pola wymagane.

Walidacja – uzupełnienie metadanych dokumentów

Ważną kwestią podczas zakańczania sprawy jest uzupełnienie metadanych wszystkich dokumentów. Jeżeli w sprawie znajdują się dokumenty, które nie mają uzupełnionych metadanych, system wyświetli komunikat wraz ze wskazaniem tych dokumentów.

Należy uzupełnić metadane zarówno dla dokumentów jak i do ich załączników. Po uzupełnieniu metadanych wskazanych dokumentów możliwe jest zakończenie sprawy.

Walidacja – zwrot dokumentów do składów

Mechanizmy kontrolne zaimplementowane w EZD RP sprawdzają, czy do sprawy dołączony jest jakikolwiek zarejestrowany w składzie chronologicznym dokument, który ma status Gotowy do odbioru lub Wypożyczony.

Jeżeli w sprawie znajdują się dokumenty, które są odwzorowane cyfrowo, a ich papierowe oryginały zarejestrowane są w składach chronologicznych ze statusem Gotowy do odbioru, wyświetlony zostanie komunikat, że istnieją dokumenty, które nie zostały zwrócone do składu chronologicznego.

Jeżeli w sprawie znajdują się dokumenty ze statusem Wypożyczony, wyświetlona zostaje informacja o tym, że w sprawie znajdują się dokumenty, które są wypożyczone ze składu.

Zakończenie sprawy będzie możliwe po zwróceniu dokumentów do składu chronologicznego i zmianie statusu dokumentów na Dostępny.

Walidacja – zakończenie rozpoczętych zadań

Jeżeli w sprawie znajdują się dokumenty, na których wystawione są aktywne zadania do akceptacji lub do podpisu, system uniemożliwi jej zakończenie. Na ekranie wyświetlony zostanie wówczas odpowiedni komunikat.

Zasada ta nie dotyczy jednak zadań udostępnienia (zarówno do wiadomości, jak i do realizacji). W przypadku istnienia aktywnych zadań tego typu zakończenie sprawy jest możliwe – i nie powoduje ani ich zakończenia, ani anulowania. Osoba, która otrzymała zadanie udostępnienia do realizacji, wciąż może (jeśli jest to zasadne) dołączyć do zakończonej sprawy wkład własny. System poinformuje o tym właściciela poprzez powiadomienie.

W przypadku zadania udostępnienia do realizacji, w którym dokumenty zostały udostępnione w trybie edycji, zakończenie sprawy nie zablokuje również możliwości ich modyfikacji. Jeśli właściciel sprawy nie chce jednak, żeby udostępniony dokument był zmieniany po jej zakończeniu, może zablokować znajdującą się przy pliku kłódkę lub w zakładce Zadania > Zlecone przełączyć tryb udostępnienia na Odczyt.