Rejestrując dokument z innego poziomu niż kancelaria ogólna, np. z poziomu użytkownika systemu, należy kliknąć widoczny na stronie głównej kafelek Dodaj plik z dysku.
Pojawi się panel boczny, w którym użytkownik może dodać dokument, wskazując zapisany na dysku plik lub stosując metodę przeciągnij i upuść. Aby dodać plik, należy kliknąć przycisk Zapisz. Jeśli chcemy zrezygnować z czynności, wybieramy przycisk Zamknij.
Podczas dodawania dokumentu z dysku można go jednocześnie zarejestrować w rejestrze przesyłek wpływających, co spowoduje nadanie takiemu dokumentowi unikalnego numeru RPW. W tym celu zaznaczamy pole wyboru przy opcji Zarejestruj w RPW.
Dodany dokument pojawi się w sekcji Biurko > W toku > Pisma.
W tym miejscu można zarządzać dokumentami niepowiązanymi z aktami sprawy: podejrzeć status przesyłek wpływających oraz dokumentów wewnętrznych, zapoznać się z aktywnymi zadaniami na pismach czy wykonać akcje na wybranych elementach.
Automatyczne uzupełnienie tytułu przesyłki
Dodawanie dokumentów jest również możliwe w lokalizacji Biurko > W toku > Pisma. Po kliknięciu przycisku Dodaj mamy możliwość dodania dowolnego pliku z dysku lub szablonu (więcej na ten temat w artykule: Tworzenie pism z użyciem szablonów). Wykorzystywanie plików z szablonu działa na tej samej zasadzie zarówno na poziomie sprawy, jak i na poziomie pisma.
Walidacja nazw dodawanych plików
Jeśli użytkownik będzie próbował dodać plik, którego nazwa będzie złożona tylko z jednego wyrazu, system zablokuje możliwość dodania go do systemu i wyświetli odpowiedni komunikat.
Dzięki temu zabezpieczeniu użytkownicy systemu nie będą pracować na plikach, których nazwy mogą utrudniać wykonywanie powierzonych zadań lub będą wprowadzać w błąd.