EZD RP umożliwia korzystanie z szablonów, które ułatwiają tworzenie pism (m.in. jednolitych wizualnie dla danej jednostki), a także pozwalają na automatyczne uzupełnienie dokumentów danymi z konkretnej sprawy. Do korzystania ze wspomnianej funkcji niezbędna jest aplikacja FileMonitor, którą można pobrać po zalogowaniu się z głównej strony sytemu (odnośnik w sekcji Przydatne linki) lub z podstrony Dodatkowe aplikacje systemowe w Podręczniku użytkownika EZD RP.
Po rozpakowaniu i uruchomieniu oprogramowania FileMonitor na stacji roboczej użytkownik przechodzi do sekcji Biurko > W toku > Sprawy i wybiera interesującą go sprawę. W widoku szczegółów sprawy w sekcji Akta sprawy należy kliknąć przycisk Dodaj, a następnie wskazać w menu opcję Pismo z szablonu.
W nowym oknie użytkownik musi uzupełnić pole Nazwa dokumentu i wybrać jeden z dostępnych szablonów.
Uwaga! System nie pozwala na nadawanie jednowyrazowych nazw dokumentów. W przypadku takiej próby zwraca odpowiedni komunikat.
W kolejnym kroku użytkownik wskazuje w sekcji Uczestnik, czy do pisma tworzonego na podstawie wybranego szablonu mają zostać dodane informacje dotyczące uczestnika sprawy (np. dane nadawcy wniosku). W przeciwnym wypadku należy zaznaczyć pole wyboru Nie wypełniaj danych adresata. Wybierając drugą opcję, dane odbiorcy będzie można uzupełnić ręcznie. Co ważne, nie jest możliwe zapisanie danych bez zaznaczenia wspomnianej opcji lub podania danych uczestnika.
Do pobrania
Po wypełnieniu wszystkich wymaganych pól i kliknięciu przycisku Zapisz uruchomiona zostanie aplikacja FileMonitor, która automatycznie doda do akt pismo utworzone na podstawie szablonu i otworzy dokument w trybie do edycji.
Użytkownik wprowadza treść pisma lub nanosi zmiany, zapisuje je i zamyka dokument. Zaktualizowany dokument zawierający wszystkie wprowadzone zmiany pojawi się automatycznie w sekcji Akta sprawy.
