Dokumenty papierowe, które dotyczą spraw prowadzonych elektronicznie, są przechowywane w składach chronologicznych. W trakcie pracy zdarzają się sytuacje, w których pracownik musi wypożyczyć dokumenty ze składu, na przykład żeby zapoznać się z ich treścią. Najczęściej dotyczy to dokumentów, które nie zostały odwzorowane (zeskanowane) w całości lub wykonanie ich skanów w ogóle nie było możliwe.
Wypożyczenie dokumentów ze składu zakłada konieczność ich zwrotu. Jeśli dokumenty znalazły się w składzie niesłusznie (np. dotyczą sprawy, która będzie procedowana papierowo), powinny zostać z niego wyrejestrowane (zabrane bezpowrotnie). Więcej informacji na ten temat można znaleźć w artykule pt. Zamówienie wyrejestrowania dokumentów ze składów chronologicznych.
- litera A – oznacza, że podmiot korzysta z dotychczasowego sposobu gromadzenia i przetwarzania dokumentów (z modułami Zadania oraz Biurko > Pisma),
- litera B – oznacza, że podmiot ma dostęp do opcji nowego sposobu pracy (z modułami Do obsłużenia, Monitorowanie oraz Zakończone > Zadania i pisma).
Zamówienie wypożyczenia dokumentów ze składów chronologicznych – dla wariantu systemu oznaczonego literą A
Czynność wypożyczenia dokumentów ze składu możliwa jest do wykonania w widokach szczegółów spraw oraz zadań do dekretacji i do realizacji.
Zamówienie do wypożyczenia ze sprawy
Zamawianie do wypożyczenia lub wyrejestrowania dokumentów ze składów chronologicznych jest możliwe po wejściu w szczegóły sprawy prowadzonej elektronicznie i wybraniu zakładki Składy. Użytkownik widzi w niej listę dokumentów z danej sprawy zarejestrowanych w składzie chronologicznym. Zaznaczenie pola wyboru przy dokumencie ze statusem Dostępny spowoduje pojawienie się w menu kontekstowym z prawej strony opcji Zamów do wypożyczenia i Zamów do wyrejestrowania.
Po wybraniu opcji Zamów do wypożyczenia wyświetli się panel boczny. W polu Cel wypożyczenia należy podać powód wypożyczenia dokumentu. Wprowadzone informacje zatwierdza się przyciskiem Tak.
Po zamówieniu dokumentu do wypożyczenia jego status w składzie zmieni się na Zarezerwowany.
Po zaznaczeniu pola wyboru przy takim dokumencie w menu kontekstowym dostępne są opcje Anuluj zamówienie oraz Historia.
Po złożeniu przez pracownika merytorycznego zamówienia wypożyczenia dokumentu ze składu osoba obsługująca składy chronologiczne otrzymuje powiadomienie i może przygotować dokument do wydania.
Przygotowany dokument zostanie odpowiednio oznaczony w systemie – jego status zmieni się na Gotowy do odbioru.
Pracownik, który złożył zamówienie, otrzyma powiadomienie i będzie mógł odebrać oryginał dokumentu.
W momencie odbioru pracownik kancelarii wskaże w systemie, kto jest aktualnie w posiadaniu dokumentu, a jego status zmieni się na Wypożyczony.
Zwrot dokumentu następuje poprzez odniesienie go do składu. Pracownik obsługujący składy oznaczy go jako zwrócony, a jego status zmieni się na Dostępny.
Prowadzący sprawę powinien zwrócić wypożyczone ze składu dokumenty przed jej zakończeniem. Jeśli tego nie wykona, zakończenie sprawy nie będzie możliwe.
Zamówienie wypożyczenia dokumentów z zadania
W systemie EZD RP można również zamówić dokumenty do wypożyczenia ze składów chronologicznych z poziomu zadania do dekretacji lub do realizacji. Najpierw trzeba wybrać tę sekcję w menu głównym, a następnie kliknąć zadanie na liście, aby wyświetlić widok jego szczegółów. Po zaznaczeniu pola wyboru przy dokumencie z prawej strony ekranu dostępne będzie menu kontekstowe. Należy w nim kliknąć opcję Zamów do wypożyczenia.
Po złożeniu przez pracownika merytorycznego zamówienia wypożyczenia dokumentu ze składu z poziomu zadania procedura wygląda tak samo jak po złożeniu go w szczegółach sprawy – w panelu bocznym, który się pojawi, należy uzupełnić pole Cel wypożyczenia i zatwierdzić przyciskiem Tak.
Automatycznie status dokumentu w składzie wyświetli się jako Zarezerwowany i zmieni się wybarwienie ikony z literą S.
Pracownik obsługujący składy chronologiczne otrzyma powiadomienie, a następnie przygotuje dokument do wydania.
Przygotowany dokument zostanie w systemie oznaczony jako Gotowy do odbioru.
Pracownik zamawiający go otrzyma powiadomienie o możliwości odbioru oryginału dokumentu ze składu.
Po wydaniu dokumentu osobie wypożyczającej pracownik składu chronologicznego zmieni jego status w systemie na Wypożyczony.
Wypożyczenie dokumentu ze składu chronologicznego z poziomu zadania nie blokuje możliwości założenia sprawy. System pozwoli w takiej sytuacji założyć sprawę elektroniczną, a informację o wypożyczeniu dokumentu odłoży w jej szczegółach. Po zakończeniu pracy z nim pracownik zobowiązany jest zwrócić dokument do składu chronologicznego.
Zamówienie wypożyczenia dokumentów ze składów chronologicznych – dla wariantu systemu oznaczonego literą B
Czynność wypożyczenia dokumentów ze składu możliwa jest do wykonania w widokach szczegółów spraw oraz w sekcji Do obsłużenia.
Zamówienie do wypożyczenia ze sprawy
Zamawianie do wypożyczenia lub wyrejestrowania dokumentów ze składów chronologicznych jest możliwe po wejściu w szczegóły sprawy prowadzonej elektronicznie i wybraniu zakładki Składy. Użytkownik widzi w niej listę dokumentów z danej sprawy zarejestrowanych w składzie chronologicznym. Zaznaczenie pola wyboru przy dokumencie ze statusem Dostępny spowoduje pojawienie się w menu kontekstowym z prawej strony opcji Zamów do wypożyczenia i Zamów do wyrejestrowania.
Po wybraniu opcji Zamów do wypożyczenia wyświetli się panel boczny. W polu Cel wypożyczenia należy podać powód wypożyczenia dokumentu. Wprowadzone informacje zatwierdza się przyciskiem Tak.
Po zamówieniu dokumentu do wypożyczenia jego status w składzie zmieni się na Zarezerwowany.
Po zaznaczeniu pola wyboru przy takim dokumencie w menu kontekstowym dostępne są opcje Anuluj zamówienie oraz Historia.
Po złożeniu przez pracownika merytorycznego zamówienia wypożyczenia dokumentu ze składu osoba obsługująca składy chronologiczne otrzymuje powiadomienie i może przygotować dokument do wydania.
Przygotowany dokument zostanie odpowiednio oznaczony w systemie – jego status zmieni się na Gotowy do odbioru.
Pracownik, który złożył zamówienie, otrzyma powiadomienie i będzie mógł odebrać oryginał dokumentu.
W momencie odbioru pracownik kancelarii wskaże w systemie, kto jest aktualnie w posiadaniu dokumentu, a jego status zmieni się na Wypożyczony.
Zwrot dokumentu następuje poprzez odniesienie go do składu. Pracownik obsługujący składy oznaczy go jako zwrócony, a jego status zmieni się na Dostępny.
Prowadzący sprawę powinien zwrócić wypożyczone ze składu dokumenty przed jej zakończeniem. Jeśli tego nie wykona, zakończenie sprawy nie będzie możliwe.
Zamówienie wypożyczenia dokumentów z poziomu Do obsłużenia
W systemie EZD RP można również zamówić dokumenty do wypożyczenia ze składów chronologicznych z poziomu modułu Do obsłużenia. Opcja ta dostępna jest tylko przy dokumentach, które zostały zarejestrowane w składach (czyli znajdująca się przy nich ikona z literą S jest różowa).
Po wybraniu w menu głównym sekcji Do obsłużenia należy kliknąć wiersz na liście, aby wyświetlić widok szczegółów obiektu. Po zaznaczeniu pola wyboru przy dokumencie z prawej strony ekranu dostępne będzie menu kontekstowe. Trzeba w nim kliknąć opcję Zamów do wypożyczenia.
Po złożeniu przez pracownika merytorycznego zamówienia wypożyczenia dokumentu ze składu z poziomu obiektu procedura wygląda tak samo jak po złożeniu go w szczegółach sprawy – w panelu bocznym, który się pojawi, należy uzupełnić pole Cel wypożyczenia i zatwierdzić przyciskiem Tak.
Automatycznie status dokumentu w składzie wyświetli się jako Zarezerwowany i zmieni się wybarwienie ikony z literą S.
Pracownik obsługujący składy chronologiczne otrzyma powiadomienie, a następnie przygotuje dokument do wydania.
Przygotowany dokument zostanie w systemie oznaczony jako Gotowy do odbioru.
Pracownik zamawiający go otrzyma powiadomienie o możliwości odbioru oryginału dokumentu ze składu.
Po wydaniu dokumentu osobie wypożyczającej pracownik składu chronologicznego zmieni jego status w systemie na Wypożyczony.
Wypożyczenie dokumentu ze składu chronologicznego z poziomu zadania nie blokuje możliwości założenia sprawy. System pozwoli w takiej sytuacji założyć sprawę elektroniczną, a informację o wypożyczeniu dokumentu odłoży w jej szczegółach. Po zakończeniu pracy z nim pracownik zobowiązany jest zwrócić dokument do składu chronologicznego.