System EZD RP zapewnia możliwość dołączania do spraw dokumentów, które zostały przygotowane poza systemem (np. na dysku komputera). Opcja ta dotyczy plików w różnych formatach. Korzystając z niej, można równocześnie zarejestrować dokument w rejestrze przesyłek wpływających oraz w składzie chronologicznym pism wewnętrznych.
- litera A – oznacza, że podmiot korzysta z dotychczasowego sposobu gromadzenia i przetwarzania dokumentów (z modułami Zadania oraz Biurko > Pisma),
- litera B – oznacza, że podmiot ma dostęp do opcji nowego sposobu pracy (z modułami Do obsłużenia, Monitorowanie oraz Zakończone > Zadania i pisma).
Dodawanie plików z dysku w aktach sprawy – dla wariantu systemu oznaczonego literą A
Aby dodać do sprawy plik z dysku, należy przejść do widoku Biurko > W toku > Sprawy > Szczegóły i w Aktach sprawy kliknąć przycisk Dodaj.
Następnie z rozwijanej listy trzeba wybrać pozycję Plik z dysku. Pozwala ona na dołączenie do sprawy dokumentów, które zostały przygotowane poza systemem (np. na dysku komputera).
Z prawej strony ekranu pojawi się panel boczny Dodanie dokumentu, w którym użytkownik może wgrać pliki. Do wykonania tej czynności służy pole z napisem Upuść plik tutaj lub kliknij, aby wybrać plik z dysku.
Po wskazaniu bądź przeciągnięciu dokumentu można zmienić jego nazwę (ikona edycji) lub go usunąć (ikona kosza). W panelu dostępne są także dwie dodatkowe funkcje: Zarejestruj w RPW oraz Dokument wewnętrzny do rejestracji w składzie pism wewnętrznych.
Opcja Zarejestruj w RPW służy do rejestracji wpływów otrzymanych drogą e-mailową. Więcej informacji na ten temat możesz znaleźć w artykule pt. Rejestracja elektronicznych przesyłek wpływających (wiadomości e-mail).
Druga opcja służy z kolei do wskazywania potrzeby rejestracji dodawanych dokumentów w składzie pism wewnętrznych (SCW, dla spraw prowadzonych elektronicznie). Używa się jej tylko w przypadku, gdy dodawany plik jest skanem dokumentu papierowego (czyli oryginał ma formę papierową). Więcej informacji na ten temat znajduje się w artykule pt. Rejestracja dokumentów w składzie chronologicznym pism wewnętrznych.
Czynność dodania dokumentów zatwierdza się poprzez kliknięcie przycisku Zapisz. W lewym dolnym rogu pojawia się wówczas komunikat systemowy.
Dołączony przez użytkownika dokument jest też widoczny w Aktach sprawy.
Zabezpieczenie przed jednowyrazowymi nazwami dokumentów
Wprowadzanie nazw, które nie spełniają tego wymogu, jest możliwe, jeśli w panelu administracyjnym zostanie wyłączona walidacja nazw dokumentów.
Dodawanie plików z dysku w aktach sprawy – dla wariantu systemu oznaczonego literą B
Aby dodać do sprawy plik z dysku, należy, będąc w widoku Sprawy > W toku, przejść do szczegółów wybranej sprawy i w jej aktach kliknąć przycisk Dodaj.
Następnie z rozwijanej listy trzeba wybrać pozycję Plik z dysku. Pozwala ona na dołączenie do sprawy dokumentów, które zostały przygotowane poza systemem (np. na dysku komputera).
Z prawej strony ekranu pojawi się panel boczny Dodanie dokumentu, w którym użytkownik może wgrać pliki. Do wykonania tej czynności służy pole z napisem Upuść plik tutaj lub kliknij, aby wybrać plik z dysku. Maksymalny rozmiar pliku, jaki można wgrać, to 500 MB.
Po wskazaniu z dysku bądź przeciągnięciu dokumentu można zmienić jego nazwę (ikona edycji) lub go usunąć (ikona kosza). W panelu dostępne są także pola wyboru zawierające dwie dodatkowe funkcje: Zarejestruj w RPW oraz Dokument wewnętrzny do rejestracji w składzie pism wewnętrznych.
Opcja Zarejestruj w RPW służy do rejestracji wpływów otrzymanych drogą e-mailową. Więcej informacji na ten temat możesz znaleźć w artykule pt. Rejestracja elektronicznych przesyłek wpływających (wiadomości e-mail).
Druga opcja służy z kolei do wskazywania potrzeby rejestracji dodawanych dokumentów w składzie pism wewnętrznych (jest ona dostępna jedynie w sprawach elektronicznych). Używa się jej tylko w przypadku, gdy dodawany plik jest skanem dokumentu papierowego (czyli oryginał ma formę papierową). Więcej informacji na ten temat znajduje się w artykule pt. Rejestracja dokumentów w składzie chronologicznym pism wewnętrznych.
Czynność dodania dokumentów zatwierdza się poprzez kliknięcie przycisku Zapisz. Pojawia się wówczas komunikat systemowy.
Dołączony przez użytkownika dokument jest też widoczny w Aktach sprawy.
Zabezpieczenie przed jednowyrazowymi nazwami dokumentów
Wprowadzanie nazw, które nie spełniają tego wymogu, jest możliwe, jeśli w panelu administracyjnym zostanie wyłączona walidacja nazw dokumentów.