Dokumentacja nietworząca akt sprawy jest to typ dokumentacji, która nie została przyporządkowana do sprawy, a jedynie do klasy z jednolitego rzeczowego wykazu akt (JRWA).
Pracownik merytoryczny w danej komórce organizacyjnej, do którego trafiają zadekretowane dokumenty, określa, czy stanowią one dokumentację tworzącą akta sprawy i ewentualnie rejestruje sprawę. W przeciwnym przypadku może zaklasyfikować pisma jako niestanowiące akt sprawy.
- litera A – oznacza, że podmiot korzysta z dotychczasowego sposobu gromadzenia i przetwarzania dokumentów (z modułami Zadania oraz Biurko > Pisma),
- litera B – oznacza, że podmiot ma dostęp do opcji nowego sposobu pracy (z modułami Do obsłużenia, Monitorowanie oraz Zakończone > Zadania i pisma).
Klasyfikacja pisma jako niestanowiącego akt sprawy – dla wariantu systemu oznaczonego literą A
Aby zaklasyfikować pismo jako niestanowiące akt sprawy, w widoku Zadania > W realizacji > Szczegóły zadania należy kliknąć przycisk Akcje, a następnie wybrać z listy opcję Zakończ.
Wyświetli się panel boczny Zakończenie pisma z polem Powód. Po kliknięciu znaku rozwijania pojawi się lista, z której należy wybrać opcję Nie stanowi akt sprawy.
Następnie system wyświetli klasy JRWA wskazane wcześniej przez administratora jako niestanowiące akt sprawy. Należy wybrać jedną z klas w celu prawidłowego zaklasyfikowania pisma i kliknąć przycisk Zapisz.
Pismo pojawi się w module Spis pism niestanowiących akt sprawy i otrzyma status Zaklasyfikowane jako NAS.
Użytkownik ma także możliwość wznowienia pisma, które zostało wcześniej zaklasyfikowane do pism niestanowiących akt sprawy. W tym celu przechodzi do modułu Spis pism niestanowiących akt sprawy, zaznacza dany wpływ i wybiera z menu kontekstowego opcję Wznów.
Wyświetli się panel boczny Wznowienie pisma.
Po zatwierdzeniu wznowienia przyciskiem Tak system przeniesie przesyłkę do sekcji Biurko > W toku > Pisma.
Klasyfikacja klas JRWA jako nietworzących akt sprawy
Instytucja samodzielnie ustala w systemie, które klasy końcowe należy zaklasyfikować jako nietworzące akt sprawy. W tym celu należy w głównym menu kliknąć moduł Administracja, a następnie kafelek JRWA. W nowym widoku rozwijamy listę poszczególnych klas w formie drzewa i po zaznaczeniu odpowiedniej klasy końcowej wybieramy z menu kontekstowego widocznego po prawej stronie ekranu opcję Niestanowiące akt sprawy.
Pojawi się panel boczny, w którym zaznaczamy pole wyboru przy opcji Nie stanowi akt sprawy, a następnie klikamy przycisk Zapisz.
Klasyfikacja pisma jako niestanowiącego akt sprawy – dla wariantu systemu oznaczonego literą B
Jako niestanowiące akt sprawy można zaklasyfikować pisma znajdujące się w module Do obsłużenia i przypisane do kategorii Dokument, Przekazanie lub Kopia. Aby dokonać takiej klasyfikacji, należy przejść do szczegółów wybranego dokumentu, a następnie kliknąć przycisk Akcje i opcję Zakończ.
Wyświetli się panel boczny z pytaniem Czy na pewno chcesz zakończyć zadanie?. Po kliknięciu pola Powód zakończenia rozwinie się lista, z której należy wybrać opcję Nie stanowi akt sprawy.
Następnie system wyświetli klasy JRWA wskazane wcześniej przez administratora jako niestanowiące akt sprawy. W celu prawidłowego zaklasyfikowania pisma należy wybrać jedną z nich i kliknąć przycisk Tak.
Pismo pojawi się w module Spis pism niestanowiących akt sprawy i otrzyma status Zaklasyfikowane jako NAS.
Użytkownik ma także możliwość wznowienia pisma, które zostało wcześniej zaklasyfikowane jako niestanowiące akt sprawy. W tym celu należy przejść do modułu Spis pism niestanowiących akt sprawy, zaznaczyć pole wyboru przy danym numerze NAS i wybrać z menu kontekstowego opcję Wznów.
Tę samą akcję można wywołać, przechodząc do szczegółów pisma zaklasyfikowanego jako niestanowiące akt sprawy, a następnie klikając w prawym górnym rogu przycisk Wznów.
Wyświetli się wówczas panel boczny Wznów NAS.
Po zatwierdzeniu wznowienia przyciskiem Tak pismo będzie ponownie dostępne w module Do obsłużenia.
Klasyfikacja klas JRWA jako nietworzących akt sprawy
Instytucja samodzielnie ustala w systemie, które klasy końcowe należy zaklasyfikować jako niestanowiące akt sprawy. W tym celu trzeba w głównym menu kliknąć moduł Administracja, a następnie kafelek JRWA. W nowym widoku rozwijamy listę poszczególnych klas w formie drzewa i po zaznaczeniu odpowiedniej klasy końcowej wybieramy ze znajdującego się po prawej stronie ekranu menu kontekstowego opcję Niestanowiące akt sprawy.
Pojawi się panel boczny, w którym należy zaznaczyć pole wyboru przy opcji Nie stanowi akt sprawy, a następnie kliknąć przycisk Zapisz.