Dokumenty w formie tradycyjnej (papierowej) wytworzone w ramach prowadzenia spraw elektronicznych należy zarejestrować w odpowiednio zdefiniowanym składzie chronologicznym pism wewnętrznych. Za oznaczanie dokumentów tego typu odpowiada osoba merytoryczna (prowadząca sprawę), a ich fizyczne przyjęcie następuje w kancelarii.
Czynności wykonywane przez pracownika merytorycznego
W pierwszym kroku należy dołączyć do sprawy skan dokumentu, klikając przycisk Dodaj i wybierając z listy pozycję Plik z dysku.
Wyświetli się panel boczny, w którym można dodać dokument, wskazując zapisany na dysku plik lub korzystając z metody przeciągnij i upuść.
W kolejnym kroku należy zaznaczyć pole wyboru przy opcji Dokument wewnętrzny do rejestracji w składzie pism wewnętrznych. Po najechaniu kursorem na ikonę z literą „i” wyświetla się informacja, że bez zaznaczenia pola wyboru nie będzie możliwości późniejszej rejestracji dokumentu w składzie pism wewnętrznych.
Po zaznaczeniu pola wyboru pojawia się dodatkowe pole. Umożliwia ono wskazanie składu chronologicznego, w którym powinien zostać zarejestrowany dokument papierowy.
Po wybraniu składu chronologicznego i naciśnięciu przycisku Zapisz dokument elektroniczny zostanie dodany do akt sprawy. Jednocześnie w składzie chronologicznym pojawi się informacja, że dokument oczekuje na rejestrację przez pracownika kancelarii.
Status dodanego dokumentu można sprawdzić po wejściu w szczegóły sprawy i kliknięciu zakładki Składy. Widoczna tu będzie informacja o dodaniu dokumentu przeznaczonego do rejestracji w składzie chronologicznym pism wewnętrznych.
Dokument w formie papierowej należy zanieść do składu chronologicznego (na dokumencie należy zapisać jego numer w składzie).
System umożliwia też rejestrację w składzie pism wewnętrznych załącznika dokumentu. Aby wykonać tę czynność, należy zaznaczyć pole wyboru przy nazwie dokumentu, do którego chcemy dodać załącznik. W wyświetlonym menu kontekstowym wybieramy opcję Dodaj załącznik.
Aby dodać załącznik do składu chronologicznego, należy postępować tak samo, jak podczas dodawania dokumentu do akt sprawy: wybrać dokument z dysku, zaznaczyć pole wyboru przy opcji Dokument wewnętrzny do rejestracji w składzie pism wewnętrznych, a następnie wybrać skład.
Informacja o dodaniu załącznika dokumentu przeznaczonego do rejestracji w składzie chronologicznym pism wewnętrznych również odkłada się w zakładce Składy.
Czynności wykonywane przez pracownika kancelarii
W pierwszym kroku należy kliknąć moduł Kancelaria i wybrać sekcję Składy.
Następnie należy wybrać zakładkę Dokumenty w składzie i wyszukać dokument po numerze w składzie lub za pomocą filtrów dostępnych np. w polu Status.
W kolejnym kroku należy zaznaczyć pole wyboru przy dokumencie. W menu kontekstowym z prawej strony ekranu pojawią się opcje. W wypadku dokumentu ze statusem Oczekuje na przyjęcie są to opcje: Historia oraz Przyjęcie dokumentu. Po kliknięciu pierwszej z nich pracownik kancelarii ma możliwość sprawdzenia historii dokumentu.
W celu przyjęcia dokumentu do składu należy wybrać drugą opcję, czyli Przyjęcie dokumentu. W wyświetlonym panelu bocznym można uzupełnić opcjonalne pole Uwagi, a następnie zatwierdzić przyjęcie dokumentu, klikając przycisk Tak.
Status dokumentu można sprawdzić po wejściu w szczegóły sprawy i kliknięciu zakładki Składy. Dokument będzie miał teraz status Dostępny.
Również w aktach sprawy – w szczegółach dokumentu w składzie – widoczny będzie status: Dostępny.
