W menu głównym systemu dostępny jest moduł Spis spraw, który służy do przeglądania wszystkich spraw prowadzonych w danej instytucji lub komórce organizacyjnej, a także zarejestrowanych spraw zalogowanego użytkownika. Sprawy są pogrupowane zgodnie z symbolami i klasyfikacją jednolitego rzeczowego wykazu akt (JRWA).
- litera A – oznacza, że podmiot korzysta z dotychczasowego sposobu gromadzenia i przetwarzania dokumentów (z modułami Zadania oraz Biurko > Pisma),
- litera B – oznacza, że podmiot ma dostęp do opcji nowego sposobu pracy (z modułami Do obsłużenia, Monitorowanie oraz Zakończone > Zadania i pisma).
Przeglądanie spisu spraw – dla wariantu systemu oznaczonego literą A
Po kliknięciu modułu Spis spraw na ekranie zostaje wyświetlony widok zawierający spis wszystkich spraw prowadzonych przez pracowników danej jednostki organizacyjnej, do której należy zalogowany użytkownik. W górnej sekcji okna dostępne są pola i funkcje umożliwiające filtrowanie spraw według następujących kategorii: Rocznik, Symbol JRWA, Podteczki, Komórka organizacyjna, Status. Dodatkowo użytkownik może skorzystać z pola Wyszukaj oznaczonego ikoną lupy.
Po zaznaczeniu opcji Moje sprawy na ekranie zostaną wyświetlone wyłącznie sprawy prowadzone przez zalogowanego użytkownika. Kliknięcie ikony eksportu, umieszczonej obok pola wyszukiwania, umożliwia wyeksportowanie zawartości tabeli w pliku PDF, XLSX lub CSV spełniającej określone kryteria wyboru, a następnie jej wydrukowanie.
W przypadku filtrowania spraw według kategorii Symbol JRWA w widoku sekcji pojawi się przycisk Wygeneruj wydruk. Użycie tej opcji umożliwia utworzenie pliku w formacie PDF zawierającego spis spraw wskazanej klasy JRWA według cech wybranych przez użytkownika.
Możliwe jest wygenerowanie formularza spisu spraw zarówno dla symbolu klasyfikacyjnego, jak i dla wydzielonej grupy spraw (podteczki). Hasło klasyfikacyjne, będące podstawą wydzielania grupy spraw, odkłada się również w spisie spraw wydzielonej grupy spraw.
Po kliknięciu ikony Pokaż kolumny (znajdującej się po prawej stronie pola wyszukiwania) użytkownik ma również możliwość modyfikacji widoku spisu spraw i wyboru poszczególnych kolumn, które będą widoczne spisie (wybór polega na zaznaczeniu poszczególnych pól wyboru).
Po zaznaczeniu pola wyboru przy znaku konkretnej sprawy w prawym menu wyświetlona zostanie dodatkowa opcja Pobierz na dysk. Pozwala ona na zapisanie wszystkich dokumentów, znajdujących się w danej sprawie, na dysku komputera. Dokumenty są pobierane w postaci folderu ZIP.
Zaznaczenie kilku pól wyboru przy sprawach, które mają status W toku, pozwala na hurtową zmianę osoby prowadzącej (właściciela). Funkcja ta dostępna jest tylko dla użytkowników, którzy posiadają uprawnienia do wykonania takiej czynności.
Uwagi do sprawy
W widoku spisu spraw ważną funkcję pełni kolumna Uwagi. W zależności od czynności wykonywanych na danych sprawach, pojawią się w tej kolumnie odpowiednie ikony. Po ich kliknięciu system wyświetli okno zawierające Uwagi do sprawy.
Jeżeli sprawa zostanie przerejestrowana, przy sprawie ze starym znakiem w kolumnie Uwagi pojawi się ikona. Po jej kliknięciu na ekranie pojawi się informacja o przeniesieniu sprawy do innej klasy oraz numer nowej sprawy, pod który została ona przerejestrowana.
Jeśli sprawa była zawieszona, wznowiona lub zakończona, w kolumnie Uwagi pojawią się informacje wpisane podczas wykonywania wymienionych działań.
Jeżeli z poziomu spisu spraw został zmieniony prowadzący sprawę, w kolumnie Uwagi również będzie widoczna ikona, dzięki której możliwe będzie zapoznanie się z uzasadnieniem takiej zmiany.
Przeglądanie spisu spraw – dla wariantu systemu oznaczonego literą B
Po kliknięciu modułu Spis spraw na ekranie zostaje wyświetlony widok zawierający spis wszystkich spraw prowadzonych przez pracowników danej jednostki organizacyjnej, do której należy zalogowany użytkownik. W górnej sekcji okna dostępne są pola i funkcje umożliwiające filtrowanie spraw według następujących kategorii: Rocznik, Symbol JRWA, Podteczki, Komórka organizacyjna, Status. Dodatkowo użytkownik może skorzystać z pola Wyszukaj oznaczonego ikoną lupy.
Po zaznaczeniu opcji Moje sprawy na ekranie zostaną wyświetlone wyłącznie sprawy prowadzone przez zalogowanego użytkownika. Kliknięcie ikony eksportu, umieszczonej obok pola wyszukiwania, umożliwia wyeksportowanie zawartości tabeli w pliku PDF, XLSX lub CSV spełniającej określone kryteria wyboru, a następnie jej wydrukowanie.
W przypadku filtrowania spraw według kategorii Symbol JRWA w widoku sekcji pojawi się przycisk Wygeneruj wydruk. Użycie tej opcji umożliwia utworzenie pliku w formacie PDF zawierającego spis spraw wskazanej klasy JRWA według cech wybranych przez użytkownika.
Możliwe jest wygenerowanie formularza spisu spraw zarówno dla symbolu klasyfikacyjnego, jak i dla wydzielonej grupy spraw (podteczki). Hasło klasyfikacyjne, będące podstawą wydzielania grupy spraw, odkłada się również w spisie spraw wydzielonej grupy spraw.
Po kliknięciu ikony Pokaż kolumny (znajdującej się po prawej stronie pola wyszukiwania) użytkownik ma również możliwość modyfikacji widoku spisu spraw i wyboru poszczególnych kolumn, które będą widoczne spisie (wybór polega na zaznaczeniu poszczególnych pól wyboru).
Po zaznaczeniu pola wyboru przy znaku konkretnej sprawy w prawym menu wyświetlona zostanie dodatkowa opcja Pobierz na dysk. Pozwala ona na zapisanie wszystkich dokumentów, znajdujących się w danej sprawie, na dysku komputera. Dokumenty są pobierane w postaci folderu ZIP.
Zaznaczenie kilku pól wyboru przy sprawach, które mają status W toku, pozwala na hurtową zmianę osoby prowadzącej (właściciela). Funkcja ta dostępna jest tylko dla użytkowników, którzy posiadają uprawnienia do wykonania takiej czynności.
Uwagi do sprawy
W widoku spisu spraw ważną funkcję pełni kolumna Uwagi. W zależności od czynności wykonywanych na danych sprawach, pojawią się w tej kolumnie odpowiednie ikony. Po ich kliknięciu system wyświetli okno zawierające Uwagi do sprawy.
Jeżeli sprawa zostanie przerejestrowana, przy sprawie ze starym znakiem w kolumnie Uwagi pojawi się ikona. Po jej kliknięciu na ekranie pojawi się informacja o przeniesieniu sprawy do innej klasy oraz numer nowej sprawy, pod który została ona przerejestrowana.
Jeśli sprawa była zawieszona, wznowiona lub zakończona, w kolumnie Uwagi pojawią się informacje wpisane podczas wykonywania wymienionych działań.
Jeżeli z poziomu spisu spraw został zmieniony prowadzący sprawę, w kolumnie Uwagi również będzie widoczna ikona, dzięki której możliwe będzie zapoznanie się z uzasadnieniem takiej zmiany.
