Metryka sprawy wraz z dokumentami, do których odsyła, stanowi obowiązkową część akt sprawy i jest na bieżąco aktualizowana. Zawiera ona chronologiczne zestawienie czynności w sprawie i obejmuje następujące informacje:
- oznaczenie sprawy (data wszczęcia lub znak sprawy);
- tytuł sprawy (zwięzłe określenie przedmiotu sprawy);
- datę dokonanej czynności;
- określenie osoby podejmującej daną czynność (nazwisko, imię, stanowisko);
- określenie podejmowanej czynności;
- wskazanie identyfikatora dokumentu w aktach sprawy, do którego odnosi się dana czynność.
- litera A – oznacza, że podmiot korzysta z dotychczasowego sposobu gromadzenia i przetwarzania dokumentów (z modułami Zadania oraz Biurko > Pisma),
- litera B – oznacza, że podmiot ma dostęp do opcji nowego sposobu pracy (z modułami Do obsłużenia, Monitorowanie oraz Zakończone > Zadania i pisma).
Prowadzenie metryki sprawy – dla wariantu systemu oznaczonego literą A
Generowanie metryki
Czynności dotyczące metryki sprawy dostępne są po przejściu do widoku Biurko > W toku > Sprawy i kliknięciu znaku wybranej sprawy. Aby zapoznać się z historią i metryką sprawy, należy wybrać zakładkę Przebieg sprawy, która znajduje się w dolnej części widoku szczegółów prowadzonej sprawy. Metryka jest tworzona automatycznie zarówno dla spraw prowadzonych elektronicznie, jak i dla tych prowadzonych w formie papierowej, które są wspierane przez system.
Użytkownik ma możliwość filtrowania poszczególnych czynności przy użyciu wyszukiwarki oraz pobierania zestawień przy użyciu ikony eksportu, umieszczonej z prawej strony pola Wyszukaj. Po kliknięciu ikony eksportu należy wybrać format pliku (PDF, XLSX, CSV), do którego zostaną pobrane dane zawarte w metryce sprawy. Ponadto istnieje opcja szybkiego wydruku metryki sprawy z pliku PDF – w tym celu wystarczy kliknąć ikonę drukarki.
Samodzielne dodawanie wpisu do metryki
Metryka sprawy tworzy się automatycznie dla czynności wykonanych z poziomu systemu. Dotyczy to zarówno spraw prowadzonych w sposób elektroniczny, jak i tych prowadzonych tradycyjnie (papierowo). W przypadku potrzeby uzupełnienia metryki o czynności wykonane poza systemem EZD RP, użytkownik ma możliwość samodzielnego dodawania wpisów. Może to zrobić, wybierając przycisk Dodaj, który znajduje się obok pola Wyszukaj.
Po kliknięciu przycisku Dodaj wyświetli się okno Dodaj wpis do metryki. W pierwszym kroku należy wybrać dokument, do którego odnosi się czynność, a następnie kliknąć przycisk Dalej.
Kolejnym krokiem jest wybór pracownika, który wykonał daną czynność. Można to zrobić poprzez skorzystanie z wyszukiwarki, wybranie pracownika z listy ostatnio wybieranych lub znalezienie go w strukturze organizacji za pomocą funkcji Wybierz.
Po wskazaniu pracownika należy kliknąć przycisk Dalej.
W kolejnym kroku w polu Wpis należy wybrać właściwą pozycję ze zdefiniowanej przez administratora rozwijanej listy, a następnie uzupełnić obowiązkowe pola Data wykonania czynności i Godzina wykonania czynności oraz opcjonalnie pole Uwagi. Informacje wprowadzone na etapie dodawania wpisu metryki należy potwierdzić, klikając przycisk Zapisz.
Wykonanie czynności zostanie potwierdzone przez systemowy komunikat. Utworzony wpis pojawi się w metryce sprawy.
Prowadzenie metryki sprawy – dla wariantu systemu oznaczonego literą B
Generowanie metryki
Czynności dotyczące metryki sprawy dostępne są po przejściu do widoku Sprawy > W toku > Sprawy i kliknięciu znaku wybranej sprawy. Aby zapoznać się z historią i metryką sprawy, należy wybrać zakładkę Przebieg sprawy, która znajduje się w dolnej części widoku szczegółów prowadzonej sprawy. Metryka jest tworzona automatycznie zarówno dla spraw prowadzonych elektronicznie, jak i dla tych prowadzonych w formie papierowej, które są wspierane przez system.
Użytkownik ma możliwość filtrowania poszczególnych czynności przy użyciu wyszukiwarki oraz pobierania zestawień przy użyciu ikony eksportu, umieszczonej z prawej strony pola Wyszukaj. Po kliknięciu ikony eksportu należy wybrać format pliku (PDF, XLSX, CSV), do którego zostaną pobrane dane zawarte w metryce sprawy. Ponadto istnieje opcja szybkiego wydruku metryki sprawy z pliku PDF – w tym celu wystarczy kliknąć ikonę drukarki.
Samodzielne dodawanie wpisu do metryki
Metryka sprawy tworzy się automatycznie dla czynności wykonanych z poziomu systemu. Dotyczy to zarówno spraw prowadzonych w sposób elektroniczny, jak i tych prowadzonych tradycyjnie (papierowo). W przypadku potrzeby uzupełnienia metryki o czynności wykonane poza systemem EZD RP, użytkownik ma możliwość samodzielnego dodawania wpisów. Może to zrobić, wybierając przycisk Dodaj, który znajduje się obok pola Wyszukaj.
Po kliknięciu przycisku Dodaj wyświetli się okno Dodaj wpis do metryki. W pierwszym kroku należy wybrać dokument, do którego odnosi się czynność, a następnie kliknąć przycisk Dalej.
Kolejnym krokiem jest wybór pracownika, który wykonał daną czynność. Można to zrobić poprzez skorzystanie z wyszukiwarki, wybranie pracownika z listy ostatnio wybieranych lub znalezienie go w strukturze organizacji za pomocą funkcji Wybierz.
Po wskazaniu pracownika należy kliknąć przycisk Dalej.
W kolejnym kroku w polu Wpis należy wybrać właściwą pozycję ze zdefiniowanej przez administratora rozwijanej listy, a następnie uzupełnić obowiązkowe pola Data wykonania czynności i Godzina wykonania czynności oraz opcjonalnie pole Uwagi. Informacje wprowadzone na etapie dodawania wpisu metryki należy potwierdzić, klikając przycisk Zapisz.
Wykonanie czynności zostanie potwierdzone przez systemowy komunikat. Utworzony wpis pojawi się w metryce sprawy.
