System EZD RP umożliwia kopiowanie dokumentów wpływających z nadanymi numerami z rejestru przesyłek wpływających (RPW). Funkcja jest dostępna w trzech miejscach:
- w zadaniu dekretacji z przesyłką wpływającą,
- z poziomu szczegółów sprawy, w której znajduje się pismo zarejestrowane w RPW,
- podczas rejestracji korespondencji wpływającej.
Wykonywanie kopii
Jeżeli chcemy skopiować dokument z poziomu zadania, po rozwinięciu listy załączników do RPW i wskazaniu konkretnego dokumentu (poprzez zaznaczenie pola wyboru przy jego nazwie), należy kliknąć w menu kontekstowym opcję Kopia do pism. Można również wykonać kopię całej przesyłki wpływającej, zaznaczając pole wyboru przy numerze RPW.
Podobnie postępujemy w sprawie: po zaznaczeniu pola wyboru przy przesyłce z numerem RPW (lub konkretnych dokumentach będących załącznikami do przesyłki), w menu kontekstowym klikamy opcję Kopia do pism.
Po wybraniu tej opcji – zarówno w zadaniu, jak i w sprawie – pojawia się panel Kopiowanie pisma z dokumentami, w którym użytkownik powinien wpisać liczbę tworzonych kopii i zatwierdzić polecenie przyciskiem Tak.
Kopiowanie pism z poziomu rejestracji korespondencji wpływającej opisane jest w artykule: Rejestracja przesyłek wpływających.
Czynności na skopiowanych pismach
Skopiowane dokumenty zostaną umieszczone na liście dostępnej w widoku Biurko > W toku >Pisma. Znajduje się przy nich ikona, która informuje, że jest to kopia. Z kolei po kliknięciu symbolu rozwijania dostępnego na końcu wiersza z nazwą danej kopii, widoczne są załączniki, które zostały skopiowane.
W trakcie pracy na skopiowanych pismach możemy skorzystać z następujących funkcji:
- Wyróżnik > Dodaj,
- Do dekretacji,
- Do realizacji,
- Dołącz do sprawy,
- Historia,
- Historia dekretacji,
- Metadane,
- Wpis do rejestru,
- Zakończ,
- Załóż sprawę,
- Zmień nazwę.
Podczas pracy na kopii pisma z RPW nie ma możliwości edycji metadanych przesyłki. Tę czynność można wykonać jedynie na oryginalnym dokumencie. Można jednak podejrzeć metadane, wybierając w menu kontekstowym opcję Metadane. Kopia nie ma również nałożonej walidacji na składy chronologiczne. Oznacza to, że można ją dołączyć do sprawy lub założyć na niej dowolną sprawę (zarówno papierową, jak i elektroniczną).