Użytkownik ma możliwość grupowania dokumentów w obrębie akt sprawy poprzez umieszczanie ich w folderach. Takie rozwiązanie pozwala na katalogowanie plików zgodnie z ich typem, tematyką lub z uwzględnieniem innych kryteriów, a co za tym idzie – zachowanie w pismach porządku.
- litera A – oznacza, że podmiot korzysta z dotychczasowego sposobu gromadzenia i przetwarzania dokumentów (z modułami Zadania oraz Biurko > Pisma),
- litera B – oznacza, że podmiot ma dostęp do opcji nowego sposobu pracy (z modułami Do obsłużenia, Monitorowanie oraz Zakończone > Zadania i pisma).
Grupowanie dokumentów w folderach – dla wariantu systemu oznaczonego literą A
Będąc w szczegółach danej sprawy, z prawej strony widzimy przycisk Dodaj.
Kliknięcie go rozwija listę dostępnych opcji, wśród których znajduje się również Folder.
Po wybraniu tej opcji z prawej strony pojawi się panel boczny Dodanie nowego folderu. Użytkownik wprowadza nazwę folderu i klika przycisk Zapisz.
Poprawne wykonanie operacji zostanie potwierdzone wyświetleniem komunikatu Wykonano. Utworzony folder będzie widoczny w sekcji Akta sprawy.
Następnie użytkownik zaznacza pliki, które chce przenieść do folderu, i z prawego menu wybiera funkcję Przenieś do folderu.
Pojawi się wówczas panel boczny Przenieś dokument do folderu, w którym będzie widoczna lista znajdujących się w aktach danej sprawy folderów. Użytkownik wskazuje właściwy (zaznacza pole wyboru przy jego nazwie) i klika przycisk Zapisz. Nawet jeśli w sprawie znajduje się tylko jeden folder, konieczne jest jego zaznaczenie.
Przeniesienie dokumentów do folderu powoduje, że przy jego nazwie pojawia się cyfra wskazująca na to, ile elementów znajduje się w środku. Natomiast po kliknięciu umieszczonej obok tej cyfry strzałki folder jest rozwijany i dokumenty są wyświetlane.
Użytkownik może zdecydować o wyjęciu dokumentów z folderu. Aby wykonać tę czynność, musi zaznaczyć pole wyboru przy dokumencie/dokumentach i w prawym menu kliknąć opcję Wyjmij z folderu.
Po zatwierdzeniu tej czynności dokumenty wyjęte z folderu zostaną przeniesione do Akt sprawy.
Zarządzanie folderem możliwe jest w prawym menu, które wyświetla się po zaznaczeniu pola wyboru przy danym katalogu. W tym miejscu użytkownik może zmienić nazwę folderu, dodać nowy (który zostanie umieszczony w zaznaczonym) lub go usunąć. Wybór tej ostatniej opcji spowoduje, że wszystkie dokumenty, które znajdują się w folderze, zostaną przeniesione do Akt sprawy. Usunięcie folderu nie powoduje zatem usunięcia znajdujących się w nim dokumentów.
Grupowanie dokumentów w folderach – dla wariantu systemu oznaczonego literą B
W szczegółach sprawy z prawej strony widoczny jest przycisk Dodaj.
Kliknięcie tego przycisku rozwija listę dostępnych opcji, wśród których znajduje się również Folder.
Po wybraniu tej pozycji w prawej części okna pojawia się panel Dodanie nowego folderu. Użytkownik wprowadza nazwę folderu i klika przycisk Zapisz.
Poprawne wykonanie operacji zostanie potwierdzone wyświetleniem komunikatu Wykonano. Utworzony folder będzie widoczny w sekcji Akta sprawy.
Następnie użytkownik zaznacza pliki, które chce przenieść do folderu, i z prawego menu wybiera funkcję Przenieś do folderu.
Z prawej strony ekranu pojawi się panel Przenieś dokument do folderu z listą folderów znajdujących się w aktach danej sprawy. Użytkownik wskazuje właściwy (zaznacza pole wyboru przy jego nazwie) i klika przycisk Zapisz. Nawet jeśli w sprawie znajduje się tylko jeden folder, konieczne jest jego zaznaczenie.
Przeniesienie dokumentów do folderu powoduje, że przy jego nazwie pojawia się cyfra wskazująca na to, ile elementów znajduje się w środku.
Kliknięcie strzałki powoduje natomiast rozwinięcie folderu i wyświetlenie umieszczonych w nim dokumentów.
Użytkownik może zdecydować o wyjęciu dokumentów z folderu. Aby to zrobić, musi zaznaczyć pole wyboru przy dokumencie lub dokumentach i w prawym menu kliknąć opcję Wyjmij z folderu.
Po zatwierdzeniu czynności dokumenty wyjęte z folderu zostaną przeniesione do akt sprawy.
Zarządzanie folderem możliwe jest w prawym menu, które wyświetla się po zaznaczeniu pola wyboru przy jego nazwie. W tym miejscu użytkownik może zmienić nazwę folderu, dodać nowy folder (który zostanie umieszczony w tym zaznaczonym) lub go usunąć. Wybór tej ostatniej opcji sprawi, że wszystkie dokumenty, które się w folderze znajdują, zostaną przeniesione do akt sprawy. Usunięcie folderu nie powoduje więc usunięcia znajdujących się w nim dokumentów.
