Wysyłka korespondencji poza EZD (masowa)

Korespondencja poza EZD (masowa) to rodzaj wysyłki, która – np. ze względu na dużą skalę – odbywa się poza systemem, bez generowania RKW dla każdej koperty. W systemie zostają odnotowane fakt jej nadania oraz istotne szczegóły. Do widoku korespondencji masowej można wejść poprzez sekcję Kancelaria > Korespondencja poza EZD. Użytkownik ma tam dostęp do dwóch zakładek: Rejestracja oraz Zestawienie.

Rejestracja korespondencji poza EZD

W zakładce Rejestracja użytkownik ma możliwość wprowadzenia informacji o liczbie i rodzaju przesyłek, które zostaną wysłane z instytucji bez szczegółowej rejestracji w systemie.

Uzupełnia tam dane o:

• operatorze (wybór ze zdefiniowanej listy),
• rodzaju przesyłki (wybór ze zdefiniowanej listy),
• strefie przesyłki (wybór ze zdefiniowanej listy),
• priorytecie lub jego braku,
• liczbie przesyłek.

Ponadto może zamieścić dodatkowe informacje, które zostaną odłożone w szczegółach danego wpisu. Pole to jako jedyne nie jest obowiązkowe.

Po określeniu wymaganych parametrów użytkownik musi wskazać format/gabaryt rejestrowanych przesyłek (zastosowanie mają tu te same cenniki, które są konfigurowane przez administratora dla korespondencji rejestrowanej w RKW).

Po wybraniu opcji Wyślij system wyświetli okno, w którym należy wskazać rzeczywistą datę wysyłki, a następnie zatwierdzić ją (a także wcześniej dokonane wybory) przyciskiem Zapisz. Data rejestracji zostanie odłożona automatycznie.

Zestawienie korespondencji poza EZD

W zakładce Zestawienie użytkownik widzi w formie tabeli wpisy pochodzące z rejestru korespondencji masowej. Możliwość zobaczenia poszczególnych wpisów jest uzależniona od posiadanych uprawnień, które mogą być przyznane na trzech poziomach: Stanowisko (wyświetlane są jedynie własne wpisy), Komórka organizacyjna (wyświetlane są wpisy własne i pozostałych pracowników tej samej komórki) lub Instytucja (wyświetlane są wpisy wszystkich pracowników podmiotu).

Zestawienie można filtrować przy użyciu kryteriów: operator, rodzaj korespondencji, strefa wysyłki, priorytet, status oraz daty wysyłki i rejestracji.

Po zaznaczeniu pola wyboru przy konkretnej wysyłce w menu kontekstowym pojawiają się opcje:

• dla korespondencji wysłanej – Anuluj i Szczegóły wysyłki,
• dla korespondencji zarejestrowanej – Anuluj, Edytuj, Szczegóły wysyłki i Wyślij,
• dla korespondencji anulowanej – Szczegóły wysyłki.

W tym miejscu użytkownik może również – zgodnie z użytymi filtrami – wygenerować zestawienie wysyłek. Nieaktywny przycisk Wygeneruj zestawienie oznacza brak uprawnień do wykonania takiej czynności.

Korespondencja zarejestrowana w widoku Korespondencja poza EZD może zostać uwzględniona w zestawieniu ilościowo-wartościowym dla przesyłek listowych nierejestrowanych. Taką potrzebę należy zadeklarować podczas generowania wydruku w sekcji Wydruki > Nierejestrowana, dodając do zestawienia korespondencję poza EZD krajową lub zagraniczną.