Jednolity rzeczowy wykaz akt (JRWA) stanowi jednolitą, rzeczową, niezależną od struktury organizacyjnej urzędu klasyfikację akt powstających w toku działalności instytucji oraz zawiera ich kwalifikację archiwalną. Obejmuje on wszystkie zagadnienia z zakresu działalności instytucji oznaczone w poszczególnych pozycjach symbolami, hasłami i kategorią archiwalną. Wykaz ten służy do oznaczania, rejestracji, łączenia i przechowywania akt. Administrator lub inna osoba posiadająca odpowiednie uprawnienia ma możliwość zarządzadzania schematem JRWA w danej instytucji – zaimportowania go, usunięcia, a także edycji polegającej m.in. na dodawaniu, usuwaniu czy zmianie parametrów poszczególnych klas.
- litera A – oznacza, że podmiot korzysta z dotychczasowego sposobu gromadzenia i przetwarzania dokumentów (z modułami Zadania oraz Biurko > Pisma),
- litera B – oznacza, że podmiot ma dostęp do opcji nowego sposobu pracy (z modułami Do obsłużenia, Monitorowanie oraz Zakończone > Zadania i pisma).
Zarządzanie schematami JRWA – dla wariantu systemu oznaczonego literą A
Wymagane uprawnienia
Aby przejść do opcji pozwalających na zarządzanie JRWA przez instytucję, należy wybrać w menu głównym moduł Administracja, a następnie kliknąć kafelek JRWA.
Wyświetli się widok, w którym możliwe jest zarządzanie zaimportowanym schematem JRWA. W menu kontekstowym pojawią się dodatkowe funkcje: Czas obowiązywania JRWA, Edytuj JRWA, Import JRWA, Usuń JRWA.
Czas obowiązywania JRWA
Funkcja pozwala na ustawienie JRWA jako nieobowiązującego, ustawienie daty, od której JRWA przestanie obowiązywać, a także usunięcie końcowej daty obowiązywania JRWA.
Edytowanie schematu JRWA
Funkcja Edytuj schemat JRWA pozwala na zmianę właściwości wybranego zbioru JRWA. Po jej kliknięciu pojawi się panel, w którym możemy edytować nazwę i opis schematu, a także ustawić go jako domyślny (lub zrezygnować z tej opcji). Zmiany zatwierdzamy przyciskiem Zapisz.
Wprowadzona zmiana jest widoczna w polu Schematy.
Import JRWA
Funkcja Import JRWA umożliwia pobranie wszystkich klas JRWA z wcześniej przygotowanego pliku, który powinien być zapisany w formacie CSV UTF-8.
Po jej kliknięciu pojawi się panel, w którym użytkownik wypełnia pola formularza (wymagane oznaczone są gwiazdką): nazwa zbioru, skrót, zakres obowiązywania (data od – do). Tutaj wskazuje się też plik pobierany z dysku. Czynność zatwierdzamy przyciskiem Zapisz.
Do pobrania
Uwaga! Sposób tworzenia szablonu został opisany w artykule Tworzenie szablonu do importu JRWA.
W sekcji Szablony JRWA na stronie Wzory i szablony dostępne są także przygotowane do importu cztery standardowe szablony JRWA dla różnych organów administracji. Są one zapisane w formacie CSV UTF-8.
Fragment prawidłowo przygotowanego szablonu JRWA widoczny jest na poniższym zrzucie.
Usuwanie schematu JRWA
W przypadku dodania szablonu JRWA z błędami (np. brak polskich znaków) możemy go usunąć, wybierając w menu kontekstowym funkcję Usuń JRWA. Czynność zatwierdzamy przyciskiem Tak.
Zarządzanie klasami JRWA
Po wybraniu w widoku Administracja > Zarządzanie JRWA pozycji klasy głównej, tzw. pierwszego rzędu, w menu kontekstowym dostępne są poniższe funkcje.
- Dodanie klasy – za pomocą tej funkcji możemy dodawać kolejne rzędy symboli do wybranej klasy. Dalszy podział na klasy kolejnych rzędów jest dokonywany analogicznie, aż do momentu stworzenia klasy końcowej, czyli oznaczonej kategorią archiwalną i typem prowadzenia. Administrator wypełnia pola formularza, z których wymagane są te oznaczone gwiazdką: Nazwa oraz Symbol. Pola opcjonalne to: Typ prowadzenia, Kategoria archiwalna oraz Opis. Wprowadzone zmiany należy zatwierdzić przyciskiem Zapisz.
W przypadku wprowadzenia jedynie nazwy i symbolu nowo utworzonej klasy system będzie ją traktował jako klasę kolejnego rzędu, ale nie ostatniego. Jeśli ustawi się typ prowadzenia i kategorię archiwalną – wówczas będzie to klasa ostatniego rzędu, w której będzie możliwe zakładanie spraw przez pracowników merytorycznych.
Funkcja dodawania klas do JRWA powinna być wykorzystywana jedynie przez instytucje, których instrukcja kancelaryjna przewiduje taką możliwość, jednak ową potrzebę należy wcześniej skonsultować z Naczelną Dyrekcją Archiwów Państwowych (NDAP).
- Edycja klasy – funkcja pozwala na edycję poszczególnych elementów klasy, tj. zmianę nazwy klasy, zmianę typu jej prowadzenia (tradycyjnie lub elektronicznie), zmianę opisu oraz przypisanie dla klasy liczby dni, według których będzie liczona terminowość sprawy założonej w tej klasie.
- Ograniczenie dostępu do wykazu JRWA – funkcja umożliwia ograniczenie widoczności wybranych klas nadrzędnych i końcowych dla niektórych użytkowników lub komórek organizacyjnych. Obok wybranych klas pojawi się ikona przekreślonego okręgu.
Funkcja ograniczania dostępu do wykazu JRWA działa na zasadzie dziedziczenia. Jeśli ograniczy się dostęp do głównej gałęzi JRWA, to na wszystkie klasy podrzędne również zostanie nałożone ograniczenie.
- Usunięcie klasy – usunięcie jest możliwe tylko dla tych klas lub podteczek, do których nie została zaklasyfikowana żadna dokumentacja.
Dla klas ostatniego rzędu, czyli tych, które mają kategorię archiwalną, oprócz usuwania i edycji dostępne są dodatkowe funkcje.
- Podteczki > Dodaj – funkcja umożliwia dodanie podteczki dla wybranej komórki organizacyjnej. W pierwszej kolejności należy wskazać komórkę organizacyjną. Następnie wprowadzić nazwę podteczki i wybrać rok. System automatycznie wyświetli symbol dla zakładanej podteczki, wskazując pierwszy wolny numer w danej klasie w ramach wybranej komórki organizacyjnej. Możliwe jest samodzielne wskazanie numeru podteczki przy włączonym ustawieniu możliwości zmiany automatycznej numeracji z poziomu Administracja > Ustawienia > Sprawy > Zmiana automatycznej numeracji.
Podteczki nie są przenoszone na kolejny rok. Powinny one zostać stworzone niezwłocznie po rozpoczęciu nowego roku, zanim pracownicy rozpoczną zakładanie spraw.Należy pamiętać, że widok komórek organizacyjnych zależny jest od przypisanych uprawnień. Użytkownik z uprawnieniem Administrator.JRWA, znajdujący się w strukturze organizacyjnej bezpośrednio pod instytucją, może założyć podteczki dla wszystkich komórek organizacyjnych w podmiocie. Jeśli jest natomiast podpięty pod określoną komórkę, może je zakładać zarówno w swojej komórce, jak i we wszystkich komórkach podrzędnych.
Po utworzeniu podteczki pojawi się ona na liście JRWA. Po jej zaznaczeniu dostępne są opcje: Edytuj i Usuń.
Edycja podteczki pozwala jedynie na zmianę jej nazwy. Funkcja Usuń zatwierdza usunięcie podteczki, przy czym system blokuje tę możliwość, jeśli w podteczce zarejestrowano jakąkolwiek sprawę.
Funkcja zarządzania podteczkami dostępna jest także z poziomu menu głównego, w module Zarządzanie JRWA. Pozwala ona na dodawanie podteczek w ramach własnej komórki organizacyjnej. Edycja i usuwanie dotyczy tylko tych, które użytkownik założył osobiście.Aby moduł Zarządzanie JRWA był dostępny dla użytkownika, należy przydzielić mu uprawnienie Administracja.Podteczki.
- Niestanowiące akt sprawy – funkcja służy do określenia dokumentacji nietworzącej akt sprawy. Klasa tego typu jest oznaczona ikoną folderu z przekreślonym okręgiem.
- Oznacz klasę do spraw związanych z brakowaniem dokumentacji – klasa tego typu jest oznaczona ikoną niszczarki. W ten sposób jest wskazywana w JRWA jako klasa do prowadzenia spraw związanych z brakowaniem dokumentacji niearchiwalnej.
- Oznacz klasę do spraw związanych z przekazywaniem materiałów archiwalnych do AP – klasa tego typu jest oznaczona ikoną szuflady. W ten sposób jest wskazywana w JRWA jako klasa do prowadzenia spraw związanych z przekazywaniem materiałów archiwalnych do archiwów państwowych.
- Oznacz klasę jako możliwą do tworzenia spraw z udostępnionego pisma – funkcja daje możliwość wskazania, że jest to klasa do wyboru podczas tworzenia sprawy z udostępnionego pisma. Klasa tego typu jest oznaczona ikoną udostępniania.
- Zmień typ prowadzenia – po zaznaczeniu klasy końcowej mamy możliwość zmiany typu prowadzenia spraw: papierowo lub elektronicznie. Po zapisaniu zmian typ prowadzenia klasy jest widoczny jako litera P w okręgu dla typu papierowego lub litera E w okręgu dla typu elektronicznego.
Zarządzanie schematami JRWA – dla wariantu systemu oznaczonego literą B
Wymagane uprawnienia
Aby przejść do opcji pozwalających na zarządzanie JRWA przez instytucję, należy wybrać w menu głównym moduł Administracja, a następnie kliknąć kafelek JRWA.
Wyświetli się widok, w którym możliwe jest zarządzanie zaimportowanym schematem JRWA. W menu kontekstowym pojawią się dodatkowe funkcje: Czas obowiązywania JRWA, Edytuj JRWA, Import JRWA, Usuń JRWA.
Czas obowiązywania JRWA
Funkcja pozwala na ustawienie JRWA jako nieobowiązującego, ustawienie daty, od której JRWA przestanie obowiązywać, a także usunięcie końcowej daty obowiązywania JRWA.
Edytowanie schematu JRWA
Funkcja Edytuj schemat JRWA pozwala na zmianę właściwości wybranego zbioru JRWA. Po jej kliknięciu pojawi się panel, w którym możemy edytować nazwę i opis schematu, a także ustawić go jako domyślny (lub zrezygnować z tej opcji). Zmiany zatwierdzamy przyciskiem Zapisz.
Wprowadzona zmiana jest widoczna w polu Schematy.
Import JRWA
Funkcja Import JRWA umożliwia pobranie wszystkich klas JRWA z wcześniej przygotowanego pliku, który powinien być zapisany w formacie CSV UTF-8.
Po jej kliknięciu pojawi się panel, w którym użytkownik wypełnia pola formularza (wymagane oznaczone są gwiazdką): nazwa zbioru, skrót, zakres obowiązywania (data od – do). Tutaj wskazuje się też plik pobierany z dysku. Czynność zatwierdzamy przyciskiem Zapisz.
Do pobrania
Uwaga! Sposób tworzenia szablonu został opisany w artykule Tworzenie szablonu do importu JRWA.
W sekcji Szablony JRWA na stronie Wzory i szablony dostępne są także przygotowane do importu cztery standardowe szablony JRWA dla różnych organów administracji. Są one zapisane w formacie CSV UTF-8.
Fragment prawidłowo przygotowanego szablonu JRWA widoczny jest na poniższym zrzucie.
Usuwanie schematu JRWA
W przypadku dodania szablonu JRWA z błędami (np. brak polskich znaków) możemy go usunąć, wybierając w menu kontekstowym funkcję Usuń JRWA. Czynność zatwierdzamy przyciskiem Tak.
Zarządzanie klasami JRWA
Po wybraniu w widoku Administracja > Zarządzanie JRWA pozycji klasy głównej, tzw. pierwszego rzędu, w menu kontekstowym dostępne są poniższe funkcje.
- Dodanie klasy – za pomocą tej funkcji możemy dodawać kolejne rzędy symboli do wybranej klasy. Dalszy podział na klasy kolejnych rzędów jest dokonywany analogicznie, aż do momentu stworzenia klasy końcowej, czyli oznaczonej kategorią archiwalną i typem prowadzenia. Administrator wypełnia pola formularza, z których wymagane są te oznaczone gwiazdką: Nazwa oraz Symbol. Pola opcjonalne to: Typ prowadzenia, Kategoria archiwalna oraz Opis. Wprowadzone zmiany należy zatwierdzić przyciskiem Zapisz.
W przypadku wprowadzenia jedynie nazwy i symbolu nowo utworzonej klasy system będzie ją traktował jako klasę kolejnego rzędu, ale nie ostatniego. Jeśli ustawi się typ prowadzenia i kategorię archiwalną – wówczas będzie to klasa ostatniego rzędu, w której będzie możliwe zakładanie spraw przez pracowników merytorycznych.
Funkcja dodawania klas do JRWA powinna być wykorzystywana jedynie przez instytucje, których instrukcja kancelaryjna przewiduje taką możliwość, jednak ową potrzebę należy wcześniej skonsultować z Naczelną Dyrekcją Archiwów Państwowych (NDAP).
- Edycja klasy – funkcja pozwala na edycję poszczególnych elementów klasy, tj. zmianę nazwy klasy, zmianę typu jej prowadzenia (tradycyjnie lub elektronicznie), zmianę opisu oraz przypisanie dla klasy liczby dni, według których będzie liczona terminowość sprawy założonej w tej klasie.
- Ograniczenie dostępu do wykazu JRWA – funkcja umożliwia ograniczenie widoczności wybranych klas nadrzędnych i końcowych dla niektórych użytkowników lub komórek organizacyjnych. Obok wybranych klas pojawi się ikona przekreślonego okręgu.
Funkcja ograniczania dostępu do wykazu JRWA działa na zasadzie dziedziczenia. Jeśli ograniczy się dostęp do głównej gałęzi JRWA, to na wszystkie klasy podrzędne również zostanie nałożone ograniczenie.
- Usunięcie klasy – usunięcie jest możliwe tylko dla tych klas lub podteczek, do których nie została zaklasyfikowana żadna dokumentacja.
Dla klas ostatniego rzędu, czyli tych, które mają kategorię archiwalną, oprócz usuwania i edycji dostępne są dodatkowe funkcje.
- Podteczki > Dodaj – funkcja umożliwia dodanie podteczki dla wybranej komórki organizacyjnej. W pierwszej kolejności należy wskazać komórkę organizacyjną. Następnie wprowadzić nazwę podteczki i wybrać rok. System automatycznie wyświetli symbol dla zakładanej podteczki, wskazując pierwszy wolny numer w danej klasie w ramach wybranej komórki organizacyjnej. Możliwe jest samodzielne wskazanie numeru podteczki przy włączonym ustawieniu możliwości zmiany automatycznej numeracji z poziomu Administracja > Ustawienia > Sprawy > Zmiana automatycznej numeracji.
Podteczki nie są przenoszone na kolejny rok. Powinny one zostać stworzone niezwłocznie po rozpoczęciu nowego roku, zanim pracownicy rozpoczną zakładanie spraw.Należy pamiętać, że widok komórek organizacyjnych zależny jest od przypisanych uprawnień. Użytkownik z uprawnieniem Administrator.JRWA, znajdujący się w strukturze organizacyjnej bezpośrednio pod instytucją, może założyć podteczki dla wszystkich komórek organizacyjnych w podmiocie. Jeśli jest natomiast podpięty pod określoną komórkę, może je zakładać zarówno w swojej komórce, jak i we wszystkich komórkach podrzędnych.
Po utworzeniu podteczki pojawi się ona na liście JRWA. Po jej zaznaczeniu dostępne są opcje: Edytuj i Usuń.
Edycja podteczki pozwala jedynie na zmianę jej nazwy. Funkcja Usuń zatwierdza usunięcie podteczki, przy czym system blokuje tę możliwość, jeśli w podteczce zarejestrowano jakąkolwiek sprawę.
Funkcja zarządzania podteczkami dostępna jest także z poziomu menu głównego, w module Zarządzanie JRWA. Pozwala ona na dodawanie podteczek w ramach własnej komórki organizacyjnej. Edycja i usuwanie dotyczy tylko tych, które użytkownik założył osobiście.Aby moduł Zarządzanie JRWA był dostępny dla użytkownika, należy przydzielić mu uprawnienie Administracja.Podteczki.
- Niestanowiące akt sprawy – funkcja służy do określenia dokumentacji nietworzącej akt sprawy. Klasa tego typu jest oznaczona ikoną folderu z przekreślonym okręgiem.
- Oznacz klasę do spraw związanych z brakowaniem dokumentacji – klasa tego typu jest oznaczona ikoną niszczarki. W ten sposób jest wskazywana w JRWA jako klasa do prowadzenia spraw związanych z brakowaniem dokumentacji niearchiwalnej.
- Oznacz klasę do spraw związanych z przekazywaniem materiałów archiwalnych do AP – klasa tego typu jest oznaczona ikoną szuflady. W ten sposób jest wskazywana w JRWA jako klasa do prowadzenia spraw związanych z przekazywaniem materiałów archiwalnych do archiwów państwowych.
- Oznacz klasę jako możliwą do tworzenia spraw z udostępnionego pisma – funkcja daje możliwość wskazania, że jest to klasa do wyboru podczas tworzenia sprawy z udostępnionego pisma. Klasa tego typu jest oznaczona ikoną udostępniania.
- Zmień typ prowadzenia – po zaznaczeniu klasy końcowej mamy możliwość zmiany typu prowadzenia spraw: papierowo lub elektronicznie. Po zapisaniu zmian typ prowadzenia klasy jest widoczny jako litera P w okręgu dla typu papierowego lub litera E w okręgu dla typu elektronicznego.