Uzupełnianie metadanych przesyłek wpływających (dla wersji 17)

W systemie EZD RP metadane przesyłek wpływających uzupełniane są w sekcji Kancelaria > Metadane. Aby uzupełnić pole Kod kreskowy/Numer RPW, należy wczytać kod RPW wybranej przesyłki lub wpisać numer RPW. Zatwierdzamy wybór, klikając przycisk Wczytaj.

Po wczytaniu kodu wyświetla się nowe okno, w którym należy uzupełnić metadane przesyłki.

Dane przesyłki wpływającej

W pierwszym kroku należy wprowadzić tytuł rejestrowanej przesyłki wpływającej w polu Tytuł przesyłki. Domyślnie jest on ustawiony w systemie jako Przesyłka wpływająca zarejestrowana… (wraz z datą rejestracji). Aby dokonać zmiany, należy kliknąć pole tytułu, wprowadzić właściwy tekst i zatwierdzić go przyciskiem z parafką. Obok niego jest przycisk anulowania, który cofa wprowadzone poprawki. Obydwa przyciski pojawiają się dopiero wtedy, gdy dokonamy jakiejkolwiek edycji tytułu.

Istnieje możliwość dodania kolejnego załącznika lub nośnika do zarejestrowanej przesyłki. Po kliknięciu przycisku Dodaj i wybraniu jednej z opcji (załącznik lub nośnik danych) zostanie wyświetlony panel boczny. Należy w nim wskazać rodzaj odwzorowania oraz rodzaj wydruku etykiety dla dodawanych dokumentów (możliwy jest wydruk bezpośrednio na drukarkę etykiet lub do PDF).

Po zaznaczeniu pola wyboru przy wybranym dokumencie z prawej strony ekranu wyświetli się menu kontekstowe. Za pomocą dostępnych tu opcji można m.in. wydrukować ponownie etykietę z kodem kreskowym, zmienić nazwę dokumentu czy wczytać lub zaktualizować załącznik.

W kolejnej sekcji należy uzupełnić dane dotyczące całego wpływu. W niektórych polach wpisujemy informacje samodzielnie, a w innych wybieramy odpowiednią pozycję z listy rozwijanej. Po kliknięciu kursorem pola Numer nadawczy możemy sczytać numer z koperty za pomocą czytnika kodów.

Dane nadawcy

W kolejnym kroku trzeba podać dane nadawcy. Po wpisaniu kilku znaków w polu Wyszukaj system zaproponuje pasujące do danej frazy wpisy z bazy kontaktów. Uwzględniane są: nazwy instytucji, imiona, nazwiska, nazwy miejscowości. W razie potrzeby można też skorzystać z opcji Nadawca anonimowy. Wskazanie nadawcy (lub nadawców) spowoduje, że pojawi się on w sekcji Wybrani.

Adres wybranego adresata można edytować (opcja ta dostępna jest dla użytkowników, którzy mają uprawnienie do edycji bazy kontaktów). W tym celu należy kliknąć ikonę notesu. Zmianę danych adresowych potwierdzamy przyciskiem Zapisz. Zostaną one zaktualizowane w bazie kontaktów.

Wyszukanie nadawcy możliwe jest również w zakładce Ostatnio wybierani, w której odkładają się dane nadawców najczęściej wskazywanych, oraz w zakładce Wyszukiwanie zaawansowane. Ta ostatnia pozwala na wyszukiwanie kontaktów według precyzyjnie wskazanych atrybutów.

W sekcji Dane nadawcy jest możliwe dodanie nowego kontaktu, jeśli nie znajdujemy nadawcy w naszej bazie. Aby to zrobić, należy użyć przycisku Utwórz kontakt, który jest dostępny tylko dla użytkowników z nadanym uprawnieniem BazaKontaktow.Edycja na poziomie Instytucja.

Tworzenie kontaktu przebiega analogicznie do dodawania nowego kontaktu w module Baza kontaktów (więcej na ten temat w artykule: Zarządzanie kontaktami).

Skład chronologiczny

W kolejnym kroku system umożliwia zarejestrowanie wpływu w odpowiednim składzie chronologicznym. W tym celu należy włączyć opcję Rejestracja w składzie chronologicznym, klikając znajdujący się przy niej suwak. Następnie należy wskazać typ składu, wybierając odpowiednią pozycję z listy rozwijanej. Jeśli jednostka ma więcej składów chronologicznych, na liście wyświetlają się te, do których przypisany jest pracownik rejestrujący korespondencję. W polu Opis można wprowadzić krótki opis rejestrowanego dokumentu.

Dokumenty rejestrowane w składzie chronologicznym są przypisywane do tzw. kartonów. Jest to odzwierciedlenie rzeczywistego sposobu i miejsca przechowywania dokumentu. W momencie wyboru przez użytkownika typu składu system wyświetli informację o kartonie, do którego zostanie przypisany dokument. Do analogicznego kartonu powinien trafić dokument papierowy, który został właśnie zarejestrowany.

Na kartonie jest podana liczba dokumentów, które już się w nim znajdują, a obok ikony widnieje jego nazwa.

System wymaga, aby dla składu chronologicznego był otwarty przynajmniej jeden karton. Jeśli dla danego typu składu nie ma otwartego kartonu, użytkownik przed próbą zapisu powinien go otworzyć. Może to zrobić w zakładce Kancelaria > Składy (zob. artykuł Obsługa kartonów z dokumentami).

Czynność otwierania nowego kartonu w danym typie składu jest wymagana zawsze, kiedy w bieżącym kartonie nie ma już miejsca. Jeśli w fizycznym kartonie skończy się miejsce i dokumenty mają trafić do kolejnego pudełka, w systemie również należy otworzyć nowy karton. Otwarcie nowego kartonu spowoduje zamknięcie poprzedniego.

Przy rejestracji przesyłki, w której oprócz dokumentów papierowych znajdują się też nośniki danych, należy określić, co trafi do składu chronologicznego. W przypadku spraw prowadzonych papierowo w składzie chronologicznym zostanie umieszczony tylko nośnik, a papierowe części przesyłki zostaną przekazane na biurko pracownika merytorycznego.

Zaznaczenie opcji tylko nośników spowoduje dezaktywację pól przy dokumentach papierowych i system nie będzie wymuszał ich umieszczenia w składach.

W przypadku spraw elektronicznych wszystkie części przesyłki zostaną umieszczone w składzie.

Należy pamiętać, że decyzję o umieszczeniu dokumentów w składzie (bądź nie) można zmienić na późniejszych etapach pracy z przesyłką. Dokumenty, które pracownik kancelarii umieścił w składzie, pracownik merytoryczny będzie mógł wyrejestrować (lub wypożyczyć). Będzie miał on także możliwość zgłoszenia do rejestracji brakujących dokumentów.

Potwierdzenie osobistego złożenia pisma

System umożliwia wydrukowanie potwierdzenia w przypadku osobistego złożenia pisma przez nadawcę. W tym celu należy kliknąć suwak włączający opcję wydruku potwierdzenia.

System wygeneruje potwierdzenie złożenie pisma.

Zarejestrowane przez siebie przesyłki pracownik kancelarii może zawsze zobaczyć w module Zadania > Zlecone oraz w rejestrze przesyłek (Rejestry > Rejestr przesyłek wpływających).