Przerejestrowanie sprawy oznacza zmianę jej znaku z równoczesnym założeniem nowej sprawy. Czynność tę wykonuje się wówczas, gdy sprawa ostatecznie zakończona zaczyna się ponownie, lub w przypadku, gdy w wyniku reorganizacji akta spraw niezakończonych przejmuje inna komórka organizacyjna.
W takim przypadku przy obu sprawach czyni się wzmiankę o ponownym założeniu sprawy. W aktach założonej sprawy należy odnotować znak sprawy poprzedniej, a w aktach wcześniejszej – znak nowej. Umożliwi to odnalezienie wzajemnie powiązanych spraw. Zmiana znaku sprawy nie usuwa znaku dotychczasowego.
- litera A – oznacza, że podmiot korzysta z dotychczasowego sposobu gromadzenia i przetwarzania dokumentów (z modułami Zadania oraz Biurko > Pisma),
- litera B – oznacza, że podmiot ma dostęp do opcji nowego sposobu pracy (z modułami Do obsłużenia, Monitorowanie oraz Zakończone > Zadania i pisma).
Przerejestrowanie sprawy – dla wariantu systemu oznaczonego literą A
W celu przerejestrowania pracownik merytoryczny wybiera z głównego menu sekcję Biurko > W toku, a następnie zakładkę Sprawy. Po wyświetleniu widoku Szczegółów sprawy (dostępnego po kliknięciu znaku konkretnej sprawy) naciska przycisk Akcje.
Następnie z listy, która się pojawi, należy wybrać opcję Przerejestruj.
W oknie Przerejestruj sprawę, które się pojawi, użytkownik podaje uzasadnienie przerejestrowania oraz wskazuje klasę z JRWA. W tym celu albo wpisuje ręcznie numer lub hasło JRWA w pierwszej zakładce, albo z rozwijanego wykazu w postaci drzewa, który dostępny jest w drugiej zakładce, wybiera interesującą go klasę.
Po wykonaniu powyższych czynności użytkownik potwierdza nadanie nowego znaku sprawy za pomocą przycisku Przerejestruj sprawę. W tym momencie następuje zmiana znaku sprawy – system nadaje jej pierwszy dostępny w nowej klasie numer.
W sytuacji gdy włączona jest możliwość ręcznego nadawania numerów sprawom (więcej informacji o tej opcji można znaleźć tutaj), w oknie Przerejestruj sprawę dostępne jest dodatkowe pole Numer sprawy. Po wskazaniu klasy JRWA w tym polu pojawi się pierwszy wolny numer sprawy. Numer ten można ręcznie zmienić, wpisując taki, który użytkownik uzna za właściwy.
Jeżeli użytkownik przerejestrowuje sprawę papierową i wskazuje nową klasę elektronicznie, wyświetlony zostanie komunikat przypominający o konieczności zarejestrowania wszystkich dokumentów, których oryginały mają formę papierową, w odpowiednim składzie chronologicznym.
Po przerejestrowaniu sprawy w sekcji Spis spraw w kolumnie Uwagi przy obu sprawach dodatkowo pojawią się wpisy informujące o przerejestrowaniu sprawy.
Informacja o poprzednim znaku sprawy (sprzed przerejestrowania) zostaje też odłożona w zakładce Metadane w Szczegółach sprawy z nowym znakiem.
Przerejestrowanie sprawy – dla wariantu systemu oznaczonego literą B
W celu przerejestrowania pracownik merytoryczny wybiera z głównego menu sekcję Sprawy > W toku. Po wyświetleniu widoku Szczegółów sprawy (dostępnego po kliknięciu znaku konkretnej sprawy) naciska przycisk Akcje.
Następnie z listy, która się pojawi, należy wybrać opcję Przerejestruj.
W oknie Przerejestruj sprawę, które się pojawi, użytkownik podaje uzasadnienie przerejestrowania oraz wskazuje klasę z JRWA. W tym celu albo wpisuje ręcznie numer lub hasło JRWA w pierwszej zakładce, albo z rozwijanego wykazu w postaci drzewa, który dostępny jest w drugiej zakładce, wybiera interesującą go klasę.
Po wykonaniu powyższych czynności użytkownik potwierdza nadanie nowego znaku sprawy za pomocą przycisku Przerejestruj sprawę. W tym momencie następuje zmiana znaku sprawy – system nadaje jej pierwszy dostępny w nowej klasie numer.
W sytuacji gdy włączona jest możliwość ręcznego nadawania numerów sprawom (więcej informacji o tej opcji można znaleźć tutaj), w oknie Przerejestruj sprawę dostępne jest dodatkowe pole Numer sprawy. Po wskazaniu klasy JRWA w tym polu pojawi się pierwszy wolny numer sprawy. Numer ten można ręcznie zmienić, wpisując taki, który użytkownik uzna za właściwy.
Jeżeli użytkownik przerejestrowuje sprawę papierową i wskazuje nową klasę elektronicznie, wyświetlony zostanie komunikat przypominający o konieczności zarejestrowania wszystkich dokumentów, których oryginały mają formę papierową, w odpowiednim składzie chronologicznym.
Po przerejestrowaniu sprawy w sekcji Spis spraw w kolumnie Uwagi przy obu sprawach dodatkowo pojawią się wpisy informujące o przerejestrowaniu sprawy.
Informacja o poprzednim znaku sprawy (sprzed przerejestrowania) zostaje też odłożona w zakładce Metadane w Szczegółach sprawy z nowym znakiem.
