Domyślnie numeracja w rejestrze przesyłek wpływających (RPW) oraz rejestrze korespondencji wychodzącej (RKW) w każdym kolejnym roku rozpoczyna się od numeru „1”. Jeśli jednak EZD RP zostanie uruchomione w trakcie roku, a część korespondencji zostanie już zarejestrowana poza systemem, istnieje możliwość samodzielnego ustalenia dla tego roku pierwszych numerów w RPW i RKW.
- litera A – oznacza, że podmiot korzysta z dotychczasowego sposobu gromadzenia i przetwarzania dokumentów (z modułami Zadania oraz Biurko > Pisma),
- litera B – oznacza, że podmiot ma dostęp do opcji nowego sposobu pracy (z modułami Do obsłużenia, Monitorowanie oraz Zakończone > Zadania i pisma).
Ustawianie początkowych numerów RPW i RKW – dla wariantu systemu oznaczonego literą A
Aby samodzielnie ustawić pierwsze numery RPW i RKW dla roku, w którym EZD RP zostało wdrożone w jednostce, administrator systemu powinien wybrać w głównym menu moduł Administracja, a następnie kliknąć kafelek Konfiguracja podmiotu.
Po kliknięciu przycisku Edytuj pola Pierwszy numer rejestru przesyłek wpływających oraz Pierwszy numer rejestru korespondencji wychodzącej staną się aktywne i będzie można je uzupełnić.
Należy wprowadzić wartości początkowych numerów dla rejestrów RPW i RKW, a następnie kliknąć przycisk Zapisz. Trzeba pamiętać, że początkową numerację można wprowadzić tylko wtedy, gdy nie zarejestrowano jeszcze żadnej korespondencji. Po zapisaniu nie będzie możliwości edycji tych danych. O tym fakcie informuje nas właściwy komunikat systemowy.
Po kliknięciu przycisku Zapisz system poprosi nas o potwierdzenie wykonania tej czynności za pomocą przycisku Tak. Jeżeli jednak nie chcemy zapisywać wskazanych ustawień, należy wybrać przycisk Nie.
Po zapisaniu edycja tych danych nie będzie już możliwa, a numeracja we wskazanych rejestrach rozpocznie się od wybranych numerów.
Ustawianie początkowych numerów RPW i RKW – dla wariantu systemu oznaczonego literą B
Aby samodzielnie ustawić pierwsze numery RPW i RKW dla roku, w którym EZD RP zostało wdrożone w jednostce, administrator systemu powinien wybrać w głównym menu moduł Administracja, a następnie kliknąć kafelek Konfiguracja podmiotu.
Po kliknięciu przycisku Edytuj pola Pierwszy numer rejestru przesyłek wpływających oraz Pierwszy numer rejestru korespondencji wychodzącej staną się aktywne i będzie można je uzupełnić.
Należy wprowadzić wartości początkowych numerów dla rejestrów RPW i RKW, a następnie kliknąć przycisk Zapisz. Trzeba pamiętać, że początkową numerację można wprowadzić tylko wtedy, gdy nie zarejestrowano jeszcze żadnej korespondencji. Po zapisaniu nie będzie możliwości edycji tych danych. O tym fakcie informuje nas właściwy komunikat systemowy.
Po kliknięciu przycisku Zapisz system poprosi nas o potwierdzenie wykonania tej czynności za pomocą przycisku Tak. Jeżeli jednak nie chcemy zapisywać wskazanych ustawień, należy wybrać przycisk Nie.
Po zapisaniu edycja tych danych nie będzie już możliwa, a numeracja we wskazanych rejestrach rozpocznie się od wybranych numerów.